Kündigungen rechtssicher zustellen – darauf müssen Sie achten

Welche Arten der Zustellung einer Kündigung gibt es?

Kündigungsschreiben können auf verschiedene Arten zugestellt werden. Im Normalfall per Einschreiben oder persönlich, unter Umständen aber auch durch einen Boten oder einen Gerichtsvollzieher. Dabei ist jedoch nicht jeder Art der Übergabe geeignet oder sinnvoll. Gerade die Frage nach dem Zeitpunkt des Zugangs ist von großer Wichtigkeit. Wird ein Arbeitsverhältnis beendet, beginnen nämlich verschiedene Fristen.

Zum einen die Kündigungsfrist, welche regelt, bis wann der Arbeitnehmer noch bei Ihnen beschäftigt ist und dementsprechend auch, bis wann Sie ihm noch Lohn zahlen müssen. Für den Arbeitnehmer beginnt gleichzeitig der Zeitraum, indem eine Kündigungsschutzklage möglich ist. Da diese Zeiträume gesetzlich genauestens geregelt sind, ist der Zeitpunkt der Zustellung der Kündigung so wichtig.

Persönliche Zustellung des Kündigungsschreibens – die sicherste Art der Zustellung

Die sicherste Art der Zustellung ist immer die persönliche im Betrieb mit einem Zeugen. Dabei wird das Kündigungsschreiben direkt übergeben. Wichtig hierbei ist es, sich die Zustellung durch eine Unterschrift des Empfängers quittieren zu lassen.

Auf dem Vermerk müssen Datum, Ort der Übergabe, sowie Uhrzeit erfasst werden. In manchen Fällen kann es vorkommen, dass der Arbeitnehmer die Kündigung nicht akzeptiert und sich weigert die Zustellung zu unterschreiben. Für solche Fälle brauchen Sie einen Kollegen als Zeugen. Diese darf jedoch nicht Geschäftsführer oder Vorstand des Unternehmens sein. Briefen Sie Ihren Mitarbeiter entsprechend vorher, damit er weiß, worum es bei dem Gespräch gehen wird.

Kündigung zustellen per Bote

Eine Alternative zur persönlichen Zustellung ist die Zustellung der Kündigung per Bote. Die Übergabe durch einen Boten garantiert sowohl Rechtssicherheit als auch Nachweisbarkeit der Zustellung. Der Bote kann ein Mitarbeiter des Unternehmens oder ein professioneller Zustelldienst sein.

Wichtig ist, dass der Bote den Inhalt des Schreibens vor dem Einwurf kennt. Wenn Sie es ganz genau haben wollen, kann der Bote den Inhalt auch per Unterschrift bestätigen. Die Kündigung wird dann persönlich an den Empfänger übergeben und die Zustellung bestätigt. Ist niemand anwesend, wirft der Bote das Kündigungsschreiben in den Briefkasten. Die Bestätigung, dass die Kündigung zugegangen ist, erfolgt durch eine Empfangsbestätigung oder ein Zustellprotokoll, in dem der Bote Datum, Uhrzeit und Ort der Zustellung sowie die Identität des Empfängers dokumentiert. Die Kündigung sollte immer direkt an den Arbeitnehmer übergeben werden, niemals an Ehepartner, Nachbarn oder WG-Mitbewohner.

Sollte der Empfänger die Annahme verweigern, so gilt die Kündigung dennoch als zugestellt, sofern der Bote dies im Protokoll vermerkt. Es ist zu beachten, dass der Bote glaubwürdig und zuverlässig sein muss, um im Streitfall vor Gericht als Zeuge zu dienen. Bei der Verwendung eines professionellen Zustelldienstes ist es ratsam, einen Dienst zu wählen, der Erfahrung mit der Zustellung von rechtlichen Dokumenten hat und eine Bestätigung der Zustellung liefert.

Wie kann eine Kündigung bei fehlender Adresse zugestellt werden?

Versuchen Sie in jedem Fall, die Adresse herauszufinden und die Kündigung zustellen zu lassen. Im Zweifel machen Sie das über einen Rechtsanwalt und einer Einwohnermeldeamtsanfrage. Stellen Sie unbedingt auch den Zugang der Kündigung in den Machtbereich des Empfängers sicher, also am besten durch einen vertrauenswürdigen Boten oder durch die Beauftragung eines Gerichtsvollziehers.

Als letzte Möglichkeit können Sie die Kündigung öffentlich verkünden lassen. Diese Methode ist in Deutschland wenig bekannt, aber sehr effektiv. Gemäß § 132 BGB, kann das zuständige Amtsgericht der letzten bekannten Adresse die Kündigung öffentlich zustellen, entweder im Internet oder als Aushang im Gericht. Nach der Veröffentlichung beginnt die Frist von einem Monat. Sollte sich der Arbeitnehmer bis dahin nicht melden, gilt die Kündigung als zur Kenntnis genommen und ist somit gültig.

Zustellung der Kündigung durch einen Gerichtsvollzieher

Eine weitere Möglichkeit, eine Kündigung rechtssicher zuzustellen, ist durch einen Gerichtsvollzieher. Das Kündigungsschreiben wird im Original an den für den Wohnbezirk des Empfängers zuständigen Gerichtsvollzieher geschickt. Der Gerichtsvollzieher stellt sicher, dass das Kündigungsschreiben direkt an den Empfänger übergeben wird und dokumentiert Tag und Zeitpunkt der Zustellung auf der Zustellungsurkunde. Das Zustellungsprotokoll gilt dabei vor Gericht als rechtsgültiger Nachweis.

Die Zustellung über einen Gerichtsvollzieher ist neben der persönlichen Zustellung unter Zeugen, die sicherste Methode ein Kündigungsschreiben zu übergeben. Auch die Kosten für die Dienste fallen im Normalfall nicht besonders hoch aus. Wichtig ist zu beachten, dass der Gerichtsvollzieher bei der Zustellung von Kündigungen ein paar Tage Vorlaufzeit benötigt, da die Kündigung vor dem Einwurf beim Empfänger natürlich zuerst an den Gerichtsvollzieher geschickt werden muss. Beachten Sie deswegen ganz genau die Kündigungsfristen. Teilen Sie dem Gerichtsvollzieher am besten schon vorher mit, wann die Kündigung spätestens beim Arbeitnehmer zugegangen sein muss.

Zustellung der Kündigung per Post – warum das keine gute Idee ist

Die Zustellung einer Kündigung per Post ist zwar weit verbreitet, was viele Arbeitgeber allerdings nicht wissen ist, dass eine postalische Zustellung keinerlei Rechtssicherheit bietet. Grundsätzlich gibt es 3 Möglichkeiten ein Kündigungsschreiben über den Postweg zuzustellen.

Die erste Methode stellt der klassische Zugang per Brief dar. Dieser bietet keinerlei Möglichkeit der Sendungsverfolgung und somit nicht einmal die Möglichkeit den Einwurf in den Briefkasten, geschweige denn die Kenntnisnahme überhaupt zu überprüfen.

Die zweite Möglichkeit ist die Zustellung per Einschreiben. Das Einschreiben bietet generell eine Sendungsverfolgung, sodass theoretisch nachvollzogen werden kann, wann der Brief in den Machtbereich des Arbeitnehmers eintritt. Jedoch hat eine Kündigung auch als Einschreiben das Potenzial für zahlreiche Probleme. Ist der Empfänger nämlich nicht vor Ort, wird das Kündigungsschreiben nicht in den Briefkasten geworfen, sondern in das zuständige Postamt geliefert und verbleibt dort eine Woche, bis es abgeholt wird. Erst ab dem Tag, ab dem das Schreiben vom Arbeitnehmer abgeholt wird, gilt die Kündigung als zugegangen. Sollte das Einschreiben gar nicht erst abgeholt werden, gilt die Kündigung sogar als nicht zugestellt und der Arbeitnehmer ist weiterhin bei Ihnen beschäftigt.

Als dritte Methode eine Kündigung zuzustellen, bietet sich das Einschreiben mit Rückschein an. Dabei muss der Empfänger die Übergabe mit einem Rückschein bestätigen. Wird der Empfänger nicht angetroffen, muss er auch in diesem Fall das Schreiben abholen. Beim Abholen muss der Zugang dann mit dem Rückschein bestätigt werden.

Vollkommen unabhängig der Methode ergeben sich neben den Schwierigkeiten bei der Übergabe noch weitere Probleme. So kann der Arbeitnehmer theoretisch behaupten, dass sich in dem Schreiben in seinem Briefkasten gar keine Kündigung befunden hat, sondern lediglich unbeschriebenes Papier. Im Falle von Kündigungsschreiben liegt die Beweispflicht über Zustellung und Kenntnisnahme nämlich immer beim Arbeitgeber. Und zu beweisen, dass sich in dem Brief tatsächlich ein Kündigungsschreiben befunden hat, ist bei postalischer Zustellung schwierig.

Kann eine Kündigung zugestellt werden, wenn der Arbeitnehmer krank ist?

Ja, denn nach deutschem Recht schützt auch eine Krankheit nicht vor einer Kündigung. In diesem Fall geht der Gesetzgeber jedoch erst einmal davon aus, dass wegen der Krankheit gekündigt wurde. Deswegen muss der Arbeitgeber nachweisen, dass dies nicht der Fall ist. Trotzdem kann ein Mitarbeiter auch während einer Krankheitsphase gekündigt werden.

Zustellung der Kündigung per E-Mail – ist das rechtens?

Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses muss laut dem BGB immer schriftlich erfolgen, wobei die elektronische Form ausgeschlossen wird. Das bedeutet: Eine Kündigung per E-Mail ist grundsätzlich nicht möglich. Dasselbe gilt für Kündigungen per SMS, WhatsApp, Facebook Messenger und sonstige Nachrichten, die elektronisch übermittelt werden. Neben der Schriftform ist eine weitere Bedingung für die Gültigkeit einer Kündigung, dass der Empfänger bei der Übergabe ein Originaldokument mit Unterschrift enthält. Insofern ist auch eine Kündigung per Fax nicht möglich und unzulässig. 

Was lässt sich aus dem Zustellungsdatum einer Kündigung ableiten?  

Das Zustellungsdatum einer Kündigung regelt die weiteren Fristen. Je nach Vertragsvereinbarung lässt sich daraus ableiten, zu welchem Zeitpunkt die Kündigung eintritt. Außerdem beginnt ab dem Zugang die dreiwöchige Frist für eine eventuelle Kündigungsschutzklage. Bitte beachten Sie hierbei, dass es keine Rolle spielt, wann ein Kündigungsschreiben tatsächlich aus dem Briefkasten geholt wird. Wenn der Empfänger beispielsweise seinen Briefkasten tagelang nicht leert, weil er sich im Urlaub befindet, gilt die Kündigung trotzdem als zugestellt. Entscheidend ist hierbei immer, wann ein Schreiben im juristischen Sinne als zugestellt gilt (s.o.).

Welche Kündigungsfristen gelten bei einer Kündigung?

Wurde im Arbeitsvertrag keine klare Regelung zur Kündigungsfrist getroffen, gelten die gesetzlichen Fristen. Die Kündigungsfristen können im öffentlichen Dienst anders ausfallen als in der freien Wirtschaft.

Als Kündigungsfrist wird der Zeitraum zwischen dem Zugang und dem Tag, an dem eine Kündigung wirksam wird, bezeichnet. Bei Kündigungen durch den Arbeitgeber ändert sich die Frist abhängig von der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Bei schwierigen Kündigungsfällen kann auch der Betriebsrat hinzugezogen werden. Ist ein Mitarbeiter länger im Unternehmen, verlängert sich auch seine Kündigungsfrist. Bei Kündigung durch den Arbeitnehmer beträgt die Kündigungsfrist nach der Probezeit unabhängig von der Betriebszugehörigkeit immer 4 Wochen. Unter Einhaltung der Frist, ist es auch möglich, die Kündigung bereits Monate vor dem geplanten Kündigungstermin zuzustellen. 

Übersicht: Gesetzliche Kündigungsfristen des Arbeitgebers

Gesetzliche Kündigungsfristen des Arbeitnehmers

Fazit

Die Zustellung einer Kündigung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen, wobei jede Methode ihre eigenen Vor- und Nachteile hat. Die sicherste und rechtlich unproblematischste Methode ist die persönliche Übergabe im Betrieb mit Zeugen und einer schriftlichen Bestätigung. Alternativ kann die Kündigung auch durch einen Boten oder einen Gerichtsvollzieher zugestellt werden, wobei hier der Zugang gut dokumentiert werden muss. Die postalische Zustellung, insbesondere per Einschreiben, birgt rechtliche Risiken, da der Zugang nicht immer eindeutig nachweisbar ist. Eine Kündigung per E-Mail oder Fax ist rechtlich unzulässig, da sie nicht der vorgeschriebenen Schriftform entspricht. Weiterhin ist der Zeitpunkt des Zugangs ist entscheidend, da er den Beginn wichtiger Fristen bestimmt, etwa die Kündigungsfrist oder die Frist zur Einreichung einer Kündigungsschutzklage.