Kunde hat zu viel überwiesen: Was tun?

Zurückerstatten, was der Kunde zu viel überwiesen hat

Im Unternehmensalltag taucht in der Buchhaltung immer wieder eine typische Fragestellung auf:

So gehen Sie in der Praxis vor:

Die sofortige Rücküberweisung (Der empfohlene Weg)

Der einfachste und sauberste Weg ist es, dem Kunden die zu viel gezahlten 100 Euro zeitnah zurückzuüberweisen. Informieren Sie die Buchhaltung Ihres Kunden kurz per E-Mail über den Irrtum und weisen Sie den Betrag von Ihrem Geschäftskonto an. Ganz wichtig: Erstatten Sie den Betrag ausschließlich per unbarer Banküberweisung und niemals in bar. Barauszahlungen von unbaren Eingängen rufen unnötige Rückfragen von Banken oder Betriebsprüfern (Stichwort: Geldwäscheprävention) auf den Plan.

Wie buche ich das richtig?

Der komplette Geldeingang von 330 Euro muss buchhalterisch erfasst werden (Keine Buchung ohne Beleg!).

• Schritt 1 (Zahlungseingang): Sie buchen 230 Euro gegen die offene Ausgangsrechnung. Damit ist die Forderung ausgeglichen (Saldo = 0). Die überschüssigen 100 Euro buchen Sie auf das Kundenkonto (Debitor). Das Konto weist nun ein Guthaben von 100 Euro auf (sog. kreditorischer Debitor).
• Schritt 2 (Rückzahlung): Bei der Rücküberweisung buchen Sie die 100 Euro im Bankausgang wieder gegen das Debitorenkonto. Dadurch gleicht sich das Kundenkonto wieder auf exakt null aus.

Was passiert mit der Umsatzsteuer?

Solange Sie den zu viel gezahlten Betrag zeitnah zurückerstatten, passiert mit der Umsatzsteuer gar nichts. Die versehentlich gezahlten 100 Euro unterliegen nicht der Umsatzsteuer, da ihnen keine entsprechende Leistung (Lieferung oder Dienstleistung) zugrunde liegt. Es fehlt der Leistungsaustausch. In Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung geben Sie daher ganz regulär nur den echten Umsatz der Ausgangsrechnung in Höhe von 230 Euro (brutto) an. Die 100 Euro Überzahlung fließen dort nicht mit ein.

Alternative: Verrechnung mit neuen Rechnungen

Sollten Sie mit dem Kunden in ständiger Geschäftsbeziehung stehen, können Sie das Guthaben von 100 Euro (den kreditorischen Debitor) auch stehen lassen und nach Absprache mit der nächsten Ausgangsrechnung verrechnen. Auch hierbei bleibt der Betrag für die Umsatzsteuer zunächst irrelevant, bis er aktiv einer neuen Leistung zugeordnet wird.

Wenn die Überzahlung beim Unternehmen verbleibt

Es kommt in der Praxis vor, dass eine direkte Rückerstattung nicht möglich ist – etwa weil die Bankverbindung des Kunden unklar ist oder der Kunde ausdrücklich wünscht, dass das Guthaben für zukünftige Aufträge stehen bleibt. In seltenen Fällen bleiben solche Beträge auch über Jahre auf dem Debitorenkonto stehen, bis sie verjähren.

Sollte jedoch feststehen, dass der zu viel gezahlte Betrag endgültig in Ihrem Unternehmen verbleibt (z.B. durch Verrechnung mit neuen Leistungen, Verzicht des Kunden oder Eintritt der Festsetzungsverjährung), greift das Umsatzsteuerrecht. Laut einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. V R 11/05) gelten in diesem Moment auch Doppel- und Überzahlungen als Entgelt für eine Leistung. Das bedeutet: Sie müssen die zu viel erhaltenen 100 Euro der Umsatzsteuer unterwerfen.

So behandeln Sie dies bei der Umsatzsteuervoranmeldung:

• Soll-Versteuerung (Versteuerung nach vereinbarten Entgelten): Bei der Rechnungsstellung haben Sie bereits die regulären 230 Euro versteuert. Die zu viel gezahlten 100 Euro verbleiben zunächst als steuerfreies Guthaben (Verbindlichkeit) auf dem Kundenkonto. Erst wenn Sie diese Verbindlichkeit ausbuchen (z.B. bei Verjährung) und als Ertrag vereinnahmen, müssen Sie die darin enthaltene Umsatzsteuer in der Voranmeldung dieses Monats korrigieren und abführen.
• Ist-Versteuerung (Versteuerung nach vereinnahmten Entgelten): Auch hier buchen Sie die 100 Euro Überhang zunächst als Verbindlichkeit ein. Es fällt noch keine Umsatzsteuer an. Wandelt sich dieses Guthaben später – beispielsweise durch eine Verrechnungsvereinbarung mit dem Kunden – in ein reguläres Entgelt um, wird die Umsatzsteuer genau in dem Voranmeldungszeitraum fällig, in dem die Umwandlung stattfindet.

Kunde hat zu wenig überwiesen: So gehen Sie mit Unterzahlungen um

Das Gegenteil einer Überzahlung kommt im Geschäftsalltag mindestens genauso häufig vor. Der Kunde zahlt weniger, als auf der Ausgangsrechnung gefordert. Auch hier gilt der Grundsatz der doppelten Buchführung. Der Zahlungseingang wird zunächst gegen die offene Forderung gebucht. Dadurch bleibt auf dem Kundenkonto (Debitor) automatisch eine offene Restforderung stehen. Ihr Kontoauszug und Ihre Buchhaltung sind somit sauber dokumentiert. Wie es danach weitergeht, hängt davon ab, warum der Kunde zu wenig überwiesen hat und wie Sie als Unternehmer darauf reagieren:

Fall 1: Echter Zahlendreher oder Versehen

Hat der Kunde sich schlichtweg vertippt (z. B. 230 Euro statt 320 Euro überwiesen), greift das klassische Mahnwesen. Die Restforderung bleibt auf dem Kundenkonto bestehen, und Sie fordern den Differenzbetrag beim Kunden an. Für die Umsatzsteuer ändert sich (gerade bei der Soll-Versteuerung) vorerst nichts: Sie haben die volle Summe bereits bei Rechnungsstellung versteuert und fordern nun lediglich das fehlende Geld ein.

Fall 2: Beanstandung oder Mängelrüge

Hat der Kunde die Zahlung eigenmächtig gekürzt, weil er beispielsweise eine mangelhafte Lieferung reklamiert, müssen Sie entscheiden, ob Sie diesen Einbehalt akzeptieren. Tun Sie das, gewähren Sie ihm quasi einen nachträglichen Preisnachlass. In diesem Fall müssen Sie die stehengebliebene Restforderung aktiv ausbuchen (auf ein Konto wie „Erlösschmälerungen“ oder „Gewährte Rabatte“). Durch diese Ausbuchung mindert sich das ursprünglich vereinbarte Entgelt, und Sie dürfen im Gegenzug die zu viel abgeführte Umsatzsteuer in Ihrer nächsten Voranmeldung korrigieren.

Achtung Stolperfalle: Der unberechtigte Skontoabzug

Ein echter Buchhaltungsklassiker: Der Kunde zieht Skonto vom Rechnungsbetrag ab, obwohl er die Zahlungsfrist längst überschritten hat oder gar kein Skonto vereinbart war. Ein verspäteter Skontoabzug ist zivilrechtlich unwirksam. Der Lieferant kann den vollen Rechnungsbetrag einfordern.

Viele Unternehmer neigen dazu, solche geringfügigen Unterzahlungen aus Zeitmangel oder Kulanz einfach hinzunehmen. Wenn Sie das tun, mindert sich die Umsatzsteuer-Bemessungsgrundlage jedoch nicht automatisch durch den bloßen Zahlungseingang! Sie müssen buchhalterisch eine aktive Entscheidung treffen: Buchhaltungstechnisch ist der Differenzbetrag dann als eigenständige Verbindlichkeit oder – bei Kulanzgewährung des Lieferanten – als gesonderter Nachlass zu erfassen und entsprechend zu buchen. Akzeptieren Sie den Abzug zähneknirschend, müssen Sie die offene Restforderung auf dem Debitorenkonto manuell über das Konto „Gewährte Skonti“ ausbuchen. Nur wenn Sie diesen Schritt gehen, ist das Kundenkonto ausgeglichen und die Umsatzsteuerkorrektur gemäß § 17 UStG rechtmäßig.

Praxis-Tipp: Bagatellbeträge bei Über- und Unterzahlungen

Was tun, wenn ein Kunde 230,50 Euro statt 230,00 Euro überweist? Kunde hat 3,35 € mehr bezahlt als die Rechnung ausgestellt war, will Geld aber nicht zurück. Niemand veranlasst eine Rücküberweisung für 50 Cent oder mahnt 1,20 Euro an. Der Arbeitsaufwand übersteigt den Wert um ein Vielfaches. Für solche Kleindifferenzen nutzen Profis in der Buchhaltung die sofortige erfolgswirksame Ausbuchung:

• Bagatell-Überzahlung (z. B. 1 Euro zu viel): Die Rechnung wird ausgeglichen, der restliche 1 Euro wird direkt als „Sonstiger betrieblicher Ertrag“ gebucht. Er erhöht damit Ihren Gewinn und unterliegt der Umsatzsteuer. Zahlt ein Kunde irrtümlich doppelt oder versehentlich zu viel, stellt der Gesamtbetrag das umsatzsteuerliche Entgelt dar.
• Bagatell-Unterzahlung (z. B. 1 Euro zu wenig): Der fehlende Euro wird als „Sonstiger betrieblicher Aufwand“ bzw. „Forderungsverlust“ ausgebucht. Das Kundenkonto ist sofort bei Null.