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Überzahlung Gehalt: Wann Rückforderungen möglich sind

Überzahlung Gehalt: Wann Rückforderungen möglich sind

Vergütung

7 min | Stand 04.09.2026

Torsten Niermann

Im ersten Moment ist die Freude bei Arbeitnehmern aus nachvollziehbaren Gründen groß, wenn die Gehaltsabrechnung einen höheren Auszahlungsbetrag als üblich aufschlüsselt. Aus Arbeitgebersicht ist ein zu viel bezahltes Gehalt grundsätzlich ein Ärgernis, da es Auswirkungen auf die gesamte Lohnabrechnung hat. Dieser Artikel beschäftigt sich aus diesem Grund mit der Frage, ob zu viel gezahltes Gehalt zurückgefordert werden kann und ob es gesetzliche Fristen und einen Rückzahlungsanspruch gibt. Ebenso wird die Frage thematisiert, ob der Arbeitnehmer verpflichtet ist, zu viel gezahltes Gehalt zu melden. Zum Ende des Artikels folgen, neben einem Muster für die Rückforderung des überbezahlten Gehalts, ebenfalls Tipps, ob man eine überzahlte Gehaltsabrechnung mit der nächsten Abrechnung glätten kann oder ob eine Rückrechnung der fehlerhaften Abrechnung zwingend erforderlich ist.

Inhaltsverzeichnis

Kann man zu viel gezahltes Gehalt zurückfordern?

Arbeitgeber haben ein grundsätzliches Recht, zu viel gezahltes Gehalt beim Arbeitnehmer zurückzufordern. Hierbei ist es unerheblich, ob der Grund für das Verschulden beim Mitarbeiter oder beim Unternehmen liegt. Hat der Mitarbeiter beispielsweise eine fehlerhafte Überstundenabrechnung abgegeben, für die die Gehaltsabrechnung überzahlt wir, muss mit der Korrektur das zu viel gezahlte Gehalt zurückgefordert werden. Ähnlich verhält es sich, wenn durch einen Abrechnungsfehler in der Lohnsoftware eine Lohnüberzahlung entstanden ist.

Info

Das Bundesarbeitsgericht hat in zahlreichen Urteilen zur Überzahlung von Gehältern und Vergütungen entschieden. Diese können auf der Internetpräsenz des Bundesarbeitsgerichts eingesehen werden.

Wie lange kann man die Überzahlung des Gehalts zurückfordern?

Es ist möglich, dass Ausschlussfristen in Betriebsvereinbarungen, Arbeits- oder Tarifverträgen festgelegt sein können. Derartige Fristen legen in diesem Fall fest, bis wann der Arbeitgeber das zu viel gezahlte Entgelt zurückfordern darf. Bemerkt der Arbeitgeber seinen Fehler nicht und verpasst die Frist, erlischt sein Anspruch.

Wurde keine Ausschlussfrist vereinbart, gilt die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Der Fristbeginn richtet sich nach § 199 Abs. 1 BGB. Danach beginnt die Frist mit dem Schluss des Jahres, in dem der Rückforderungsanspruch entstanden ist und der Arbeitgeber von der Überzahlung sowie der Person des Arbeitnehmers Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erlangen müssen.

Praxisbeispiel:

Überweist ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer im November 2025 zu viel Lohn und bemerkt seinen Kalkulationsfehler noch im Dezember 2025, verjährt der Anspruch zum Ende des Jahres 2028.
Bemerkt der Arbeitgeber eine im November 2025 erfolgte Überzahlung dagegen erst im März 2027, beginnt die Verjährungsfrist erst mit Ablauf des Jahres 2027 und der Anspruch verjährt entsprechend erst Ende 2030.

Rückforderung von überzahltem Gehalt – Muster

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, mit dem folgenden Musterschreiben die Rückforderung des überzahlten Gehalts zu initiieren. Selbst wenn der Mitarbeiter im Vorfeld mündlich informiert wurde, ist es rechtlich sinnvoll, die Rückforderung schriftlich zu formulieren:

Sehr geehrter Herr Müller,

wir möchten Sie heute bezüglich einer Überzahlung Ihres Gehalts ansprechen, die versehentlich von unserem Unternehmen verursacht wurde. Wir haben kürzlich festgestellt, dass Ihnen in den Gehaltsabrechnungen der letzten Monate ein Betrag in Höhe von insgesamt 750 Euro zu viel ausgezahlt wurde. Die jeweils überzahlten Beträge entnehmen Sie bitte der Anlage.

Bitte prüfen Sie Ihre Gehaltsabrechnungen im Detail. Gemäß unserem geschlossenen Arbeitsvertrag vom 01.01.2020 und den geltenden gesetzlichen Bestimmungen, im besonderen § 812 BGB sind Sie verpflichtet, die überzahlten Beträge zurückzuerstatten.

Um das Verfahren zur Rückzahlung des überzahlten Gehalts einzuleiten, möchten wir Sie bitten, die folgenden Schritte zu berücksichtigen:

1. Überprüfung der Überzahlung: Bitte überprüfen Sie die Gehaltsabrechnungen und stellen Sie sicher, dass eine Überzahlung tatsächlich stattgefunden hat. Sollten Sie Unstimmigkeiten feststellen oder zusätzliche Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung, um diese zu klären.

2. Rückforderungsvereinbarung: Sobald die Überzahlung bestätigt wurde, werden wir eine schriftliche Rückforderungsvereinbarung vorbereiten. Diese Vereinbarung wird die folgenden Komponenten beinhalten:

Den Betrag der Überzahlung,
Den Zeitraum, in dem die Überzahlung erfolgte, sowie
Die Modalitäten für die Rückzahlung.

3. Rückzahlungsfrist: Wir werden eine angemessene Frist für die Rückzahlung festlegen, um Ihnen genügend Zeit zu geben, den überzahlten Betrag zurückzuerstatten. Wir werden Ihnen den Rückzahlungsbetrag und das Datum mitteilen, bis zu dem die Rückzahlung erfolgen sollte.

4. Rückzahlungsoptionen: Bitte teilen Sie uns mit, welche Zahlungsoptionen Ihnen für die Rückzahlung des überzahlten Gehalts zur Verfügung stehen. Wir sind bereit, den Betrag entweder in einer Einmalzahlung oder in Raten gemäß unserer Richtlinie entgegenzunehmen.

Wir hoffen auf eine prompte und reibungslose Abwicklung dieser Angelegenheit. Sollten Sie weitere Informationen oder Unterlagen benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Wir sind bestrebt, diese Angelegenheit so schnell wie möglich zu klären, um eine gute Arbeitsbeziehung aufrechtzuerhalten.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Verständnis. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und die weitere Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen

Muss der Arbeitnehmer das zu viel gezahlte Gehalt melden?

Aus § 812 BGB ergibt sich für beide Seiten ein sogenannter Herausgabeanspruch. Der Gesetzgeber formuliert: „Wer durch die Leistung eines anderen oder in sonstiger Weise auf dessen Kosten etwas ohne rechtlichen Grund erlangt, ist ihm zur Herausgabe verpflichtet.“

Ein im Gegensatz zur normalen Gehaltszahlung überaus hohes Monatsgehalt ohne ersichtlichen Grund wird vom Arbeitnehmer spätestens bemerkt, wenn der Geldbetrag auf dem Konto eingegangen ist. Bei kleineren Beträgen mag dies nicht der Fall sein.

Arbeitnehmer sind auf Grundlage eines Urteils des Landesarbeitsgerichts vom 26.02.2007 (Az. 9 Sa 1560/06) nicht verpflichtet, jede Gehaltsabrechnung akribisch zu prüfen. Dennoch liegt es in ihrer Verantwortung, die Gehaltszahlung oberflächlich zu prüfen und eine Überzahlung zu melden. Tun sie dies wider besseres Wissen nicht, verstößt dies gegen die Treuepflichten. Kann der Arbeitgeber nachweisen, dass der Arbeitnehmer die Überzahlung registriert hat, können arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung gezogen werden.

Gibt es Umstände, die einen Rückzahlungsanspruch verhindern?

Im § 818 BGB im Unterpunkt 3 wird eine einzige Situation aufgeführt, in der ein überbezahltes Gehalt nicht zurückgezahlt werden muss. Dies ist dann der Fall, wenn der Grundsatz des Gesetzes zutrifft: „Die Verpflichtung zur Herausgabe oder zum Ersatz des Wertes ist ausgeschlossen, soweit der Empfänger nicht mehr bereichert ist.“

Für die Praxis bedeutet diese rechtliche Vorgabe, dass eine Rückzahlung nicht notwendig ist, wenn das zu viel gezahlte Gehalt bereits ausgegeben wurde und der Arbeitnehmer den Fehler nicht bemerkt hat. Im Fachjargon spricht man in diesem Fall von „Entreicherung.“

Zur Abgrenzung gilt: Ist der Gegenwert des Geldes noch im Vermögen des Arbeitnehmers vorhanden, beispielsweise, weil dieser das Geld in eine Uhr investiert hat, kann der Arbeitgeber die Rückzahlung fordern. Wurde das überzahlte Gehalt jedoch für einen Urlaub oder Dinge des täglichen Bedarfs ausgegeben, kann es nicht zurückgefordert werden.

Abseits der Entreicherung haben Arbeitgeber in diesem Fall die Möglichkeit, den Arbeitnehmer vor dem zuständigen Arbeitsgericht zu verklagen, da sie davon ausgehen, dass dieser die Überzahlung bemerkt haben muss.

Wichtig

Wusste der Arbeitgeber bereits bei der Überweisung, dass die Gehaltszahlung fehlerhaft war und hat die Zahlung trotzdem nicht gestoppt, kann sie nicht zurückgefordert werden. Diese Kenntnis der Nichtschuld thematisiert der § 814 BGB: „Das zum Zwecke der Erfüllung einer Verbindlichkeit Geleistete kann nicht zurückgefordert werden, wenn der Leistende gewusst hat, dass er zur Leistung nicht verpflichtet war, oder wenn die Leistung einer sittlichen Pflicht oder einer auf den Anstand zu nehmenden Rücksicht entsprach.“

Darf man die Überzahlung einfach mit dem nächsten Gehalt verrechnen?

Für den Ausgleich der Überzahlung stehen Arbeitgebern grundsätzlich zwei unterschiedliche Wege offen. Beim ersten Weg einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer darauf, dass das nächste Gehalt um einen bestimmten Betrag gekürzt wird. Da der Arbeitnehmer dieser Reduzierung aktiv zustimmt, sind die Parteien bei der Ausgestaltung vergleichsweise frei, solange die Lebenshaltungskosten des Arbeitnehmers gesichert bleiben.

Beim zweiten Weg erklärt der Arbeitgeber einseitig die Aufrechnung mit dem laufenden Gehalt. Eine Zustimmung des Arbeitnehmers ist hierfür nicht erforderlich, die Erklärung des Arbeitgebers genügt, damit sich Rückzahlungsanspruch und Gehaltsanspruch in entsprechender Höhe gegenseitig aufheben. Weil der Arbeitnehmer bei dieser Variante nicht mitentscheidet, greift hier eine strengere gesetzliche Schutzgrenze. Rechtsgrundlage ist § 394 BGB in Verbindung mit den Pfändungsschutzvorschriften der § 850 ff. Zivilprozessordnung (ZPO).

Der Gesetzgeber schützt Arbeitnehmer damit davor, dass ihnen durch eine einseitige Aufrechnung die Existenzgrundlage entzogen wird. Aus diesem Grund darf nur der pfändbare Teil des Gehalts für die Verrechnung genutzt werden. Wie hoch dieser Teil ausfällt, ergibt sich aus der Pfändungstabelle nach § 850c ZPO und hängt vom Nettoeinkommen sowie der Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen ab.

Arbeitgeber sollten die individuelle Pfändungsfreigrenze des betroffenen Arbeitnehmers vor der Aufrechnung prüfen. Eine Aufrechnung über diese Grenze hinaus ist in diesem Umfang unwirksam.

Praxisbeispiel: Verdient ein Arbeitnehmer so viel, dass monatlich nur 150 Euro pfändbar sind, kann eine Überzahlung von 750 Euro nicht in einem Monat verrechnet werden. Der Arbeitgeber muss die Aufrechnung stattdessen auf fünf Monate verteilen.

Was passiert, wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen bereits verlassen hat?

Ist das Arbeitsverhältnis bereits beendet, fällt die Möglichkeit zur Aufrechnung mit künftigen Gehältern weg. Dem Arbeitgeber bleibt in diesem Fall nur die direkte Rückforderung auf Grundlage von § 812 BGB.

In der Praxis bietet sich zunächst eine schriftliche Zahlungsaufforderung mit angemessener Frist an, etwa nach dem in diesem Artikel bereitgestellten Muster. Reagiert der ehemalige Arbeitnehmer darauf nicht oder verweigert er die Zahlung, kann der Arbeitgeber den Anspruch gerichtlich durchsetzen, in der Regel mit einer Zahlungsklage vor dem zuständigen Arbeitsgericht.

Auch nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gelten die im Artikel beschriebenen Grenzen weiter. Ein ehemaliger Arbeitnehmer kann sich also weiterhin auf die Entreicherung berufen, wenn er das Geld bereits ausgegeben und die Überzahlung nicht bemerkt hat. Ebenso läuft die bereits beschriebene Verjährungsfrist unverändert weiter.

Fazit

Eine Gehaltsüberzahlung ist für Arbeitgeber kein Grund zur Sorge, sondern in aller Regel ein lösbares Problem. Grundsätzlich lässt sich zu viel gezahltes Gehalt zurückfordern, unabhängig davon, wer den Fehler verursacht hat. Solange das Arbeitsverhältnis noch besteht, klärt sich die Sache meist unkompliziert im direkten Austausch oder durch eine schrittweise Verrechnung mit dem laufenden Gehalt. Ist der Mitarbeiter bereits ausgeschieden, bleibt der direkte Weg über eine schriftliche Rückforderung, notfalls auch gerichtlich.

Entscheidend ist, den Fehler frühzeitig zu erkennen und die Rückforderung zeitnah einzuleiten. Je länger eine Überzahlung unbemerkt bleibt, desto wahrscheinlicher ist es, dass der Arbeitnehmer sich auf eine Entreicherung berufen kann, weil das Geld bereits für den täglichen Bedarf verbraucht wurde.

FAQ zum Thema Überzahlung des Gehalts

Grundsätzlich ja. Nach § 812 BGB besteht ein Herausgabeanspruch für Zahlungen, die ohne rechtlichen Grund erfolgt sind. Eine Ausnahme gilt nur, wenn der Arbeitnehmer bereits entreichert ist, also das Geld für den täglichen Bedarf ausgegeben und die Überzahlung nicht bemerkt hat.

Ohne vertraglich vereinbarte Ausschlussfristen gilt die regelmäßige gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Rückforderungsanspruch entstanden ist und der Arbeitgeber von der Überzahlung Kenntnis erlangt hat oder hätte erlangen müssen. Fallen diese Zeitpunkte auseinander, ist der spätere Zeitpunkt maßgeblich.

Das hängt von der Verwendung ab. Wurde das Geld für den laufenden Lebensunterhalt ausgegeben, entfällt die Rückzahlungspflicht meist wegen Entreicherung. Wurde ein Wertgegenstand angeschafft, bleibt der Gegenwert im Vermögen und muss zurückgezahlt werden.