Anschreiben zum Arbeitszeugnis: Formulierungen, Beispiele, Muster

Wann braucht ein Arbeitszeugnis ein Anschreiben?

Ein Begleitschreiben zum Arbeitszeugnis wird dann nötig, wenn Sie Ihrem ehemaligen Mitarbeiter das Arbeitszeugnis nicht persönlich übergeben, sondern per Post versenden. Das Begleitschreiben ersetzt den Informationsaustausch, der im Gespräch stattfinden würde und fungiert daher so gesehen als Mittelsmann.

Was muss ein Anschreiben zum Arbeitszeugnis enthalten?

Das Anschreiben zum Arbeitszeugnis muss dem ehemaligen Mitarbeiter daher folgende Informationen vermitteln:

• dass es sich um ein wichtiges Dokument handelt,
• dass dieses Dokument sich an ihn persönlich richtet,
• wer dieses Zeugnis ausgestellt hat,
• aus welchem Anlass es geschrieben wurde,
• an wen sich der Empfänger bei Fragen wenden kann.

Zu Ihrem Anspruch beim Verfassen eines Anschreibens sollte aber auch gehören, keine allgemeingültige Vorlage zu verwenden und diese nur durch die Angaben Ihres ehemaligen Arbeitnehmers zu ergänzen, sondern ein personalisiertes Anschreiben zu erstellen.

Ein zusätzliches persönliches Wort ist nicht verboten, sondern gewünscht! Diese persönlichen Anmerkungen sollten einen Dank für die Mitarbeit im Unternehmen, vor allem aber gute Wünsche für die Zukunft enthalten.

Was ist die Bedeutung eines professionellen Anschreibens zum Arbeitszeugnis?

Wenn es sich nicht um ein Zwischenzeugnis handelt, steht das Arbeitszeugnis immer am Ende einer Beschäftigung. Die Ursachen dafür können verschieden sein. Das Ausscheiden des Arbeitnehmers, ob durch eigene Kündigung oder durch Kündigung durch den Arbeitgeber, kann sowohl einvernehmlich und friedlich vonstattengehen, aber auch unter Streit passieren.

Im Sozialstaat trägt der Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer eine soziale Verantwortung, auch nach Kündigung der Beschäftigung. Dies äußert sich nicht zuletzt durch das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses, das dem Arbeitnehmer den Weg für seinen weiteren beruflichen Erfolg ebnet.

Der Arbeitgeber ist daher verpflichtet, bis zum Ende Professionalität zu wahren und, trotz mangelnder Leistungen des Mitarbeiters oder zwischenmenschlichen Differenzen, in seiner Beurteilung wohlwollend zu bleiben.

Diese Professionalität sollte auch beim Verfassen des Begleitschreibens Anwendung finden, sodass jedwede negative Formulierung zu vermeiden ist.

Welche gesetzlichen Anforderungen werden an das Anschreiben zum Arbeitszeugnis gestellt?

Da das Anschreiben und das Arbeitszeugnis zusammengehören, müssen sie als Einheit verstanden werden, sodass das Begleitschreiben nicht separat und für sich selber stehen kann.

Aus diesem Grund lässt sich schlussfolgern, dass die selben gesetzlichen Anforderungen, die an das Arbeitszeugnis gestellt werden, auch für Begleitschreiben gelten. Daher handelt es sich sowohl bei dem Arbeitszeugnis als auch dem Anschreiben um offizielle Dokumente Ihres Unternehmens und ihre Inhalte können vor dem Arbeitsgericht eine Rolle spielen.

Nutzen Sie das Begleitschreiben demnach in keinem Falle für negative Aussagen und Kommentare, die Sie im Zeugnis nicht unterbringen konnten. Das Anschreiben zum Arbeitszeugnis ist nicht zum „Dampfablassen“ gedacht.

Kann das Anschreiben zum Arbeitszeugnis auch elektronisch versendet werden?

Seit dem 1. Januar 2025 erlaubt § 109 Absatz 3 GewO die elektronische Erteilung des Arbeitszeugnisses, sofern der Arbeitnehmer dem ausdrücklich zustimmt. Da Anschreiben und Zeugnis in der Praxis gemeinsam versendet werden, empfiehlt es sich, das Begleitschreiben in der gleichen Form wie das Zeugnis zu übermitteln.

Für das Zeugnis selbst gilt dabei, dass eine einfache E-Mail oder ein eingescanntes Dokument nicht ausreicht. Nach § 126a BGB muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden, damit die gesetzliche Schriftform wirksam ersetzt wird. Ohne diese Signatur bleibt der Postweg oder die persönliche Übergabe die rechtssichere Variante.

Was ist bei der Anfertigung eines Anschreibens zum Arbeitszeugnis zu vermeiden?

Bei der Anfertigung eines Begleitschreibens zum Arbeitszeugnis sollten Sie drei wesentliche Punkte vermeiden:

1. Kein zweites Arbeitszeugnis: Wie im betrieblichen Schriftverkehr üblich, werden Dokumente nie ohne ein kurzes Anschreiben versendet. Die Bezeichnung „Begleitschreiben“ macht deutlich, dass das Anschreiben begleitend zum Arbeitszeugnis versendet wird. Daher sind Beurteilungen und wertende Kommentare im Anschreiben fehl am Platz; das Begleitschreiben soll schließlich kein zweites Arbeitszeugnis sein.
2. Keine Rechtfertigungen: Kommentare und Anmerkungen zu Ihrer Beurteilung, oder gar Rechtfertigungen, sollten Sie unter allen Umständen vermeiden! Ein solches Schreiben könnte bei einem Rechtsstreit zu einer Trumpfkarte gegen Ihr Unternehmen werden.
3. Nicht zu kurz und nicht zu lang: Grundsätzlich sollte das Anschreiben nicht zu umfangreich sein. Beachten Sie aber, dass es keine zu große Diskrepanz zwischen Begleitschreiben und Zeugnis geben darf: ein zu kurzes Anschreiben bei einem sehr ausführlichem Arbeitszeugnis kann schnell Fragen beim ehemaligen Arbeitnehmer aufwerfen.

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Welche Formulierungen sind im Anschreiben zum Arbeitszeugnis angebracht?

Entsprechend der oben genannten Dos-and-Don’ts gibt es einige Formulierungen, die Sie vermeiden sollten:

• strahlen Sie mit Ihren Formulierungen Optimismus aus, dies unterstreicht Ihr Wohlwollen gegenüber Ihrem ehemaligen Arbeitnehmer aus
• vermeiden Sie daher jegliche pessimistisch wirkende Formulierungen, in denen Sie sich rechtfertigen oder wehmütig in die Vergangenheit schauen
• haben Sie die Zukunft (Ihres ehemaligen Mitarbeiters) im Blick, indem Sie den Fokus Ihrer Formulierungen auf Dank und Glückwünsche legen, dabei aber auf nichtssagende Floskeln verzichten

Muster: Anschreiben zum Arbeitszeugnis

Den oben genannten Tipps zur Formulierung Ihres Anschreibens zum Arbeitszeugnis folgend, finden Sie hier ein Muster für ein solches Anschreiben:

Fazit

Das Anschreiben zum Arbeitszeugnis ist mehr als eine reine Formalität. Es begleitet ein offizielles Dokument des Unternehmens und sollte deshalb ebenso sorgfältig formuliert werden wie das Zeugnis selbst. Negative oder rechtfertigende Bemerkungen können den professionellen und wohlwollenden Gesamteindruck beeinträchtigen.

Bewertungen, Rechtfertigungen und negative Formulierungen sollten daher vermieden werden. Stattdessen empfiehlt sich ein freundlicher und zukunftsgerichteter Ton sowie persönliche Worte des Danks und guter Wünsche. So bildet das Begleitschreiben einen professionellen Rahmen für das Arbeitszeugnis und unterstützt einen positiven Abschluss des Arbeitsverhältnisses.

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