Arbeitspapiere nach Kündigung: Rechte, Fristen und Holschuld

Müssen Arbeitspapiere nach einer Kündigung herausgegeben werden?

Ja, als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet, bestimmte Arbeitspapiere nach einer Kündigung an den ehemaligen Arbeitnehmer herauszugeben. Schließlich haben Arbeitnehmer per Gesetz Anspruch darauf, ihre Arbeitspapiere bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt zu bekommen.

Als Arbeitgeber haben Sie also kein Recht, die Herausgabe von Arbeitspapieren zu verweigern oder auch nur hinauszuzögern. Es geht so weit, dass Sie für potenzielle Schäden und Konsequenzen, die der Arbeitnehmer aufgrund einer verspäteten Herausgabe erleidet, haften müssen.

Welche Arbeitspapiere müssen nach der Kündigung an den Arbeitnehmer herausgegeben werden?

Folgende Unterlagen müssen nach einer Kündigung an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden:

• Ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis
• Die Lohnsteuerbescheinigung (ehemals über die „Lohnsteuerkarte“ abgewickelt, heute laufen die Daten elektronisch als ELStAM zwischen Finanzverwaltung und Arbeitgeber, § 39e EStG)
• Eine Arbeitsbescheinigung gemäß § 312 SGB III (seit 2023 grundsätzlich elektronisch über das BEA-Verfahren). Beantragt der Arbeitnehmer nach der Kündigung Bürgergeld, benötigt er zusätzlich eine gesonderte Bescheinigung nach § 57 SGB II.
• Eine Urlaubsbescheinigung nach § 6 Abs. 2 Bundesurlaubsgesetz, aus der hervorgeht, wie viele Urlaubstage dem Arbeitnehmer im laufenden Kalenderjahr gewährt oder abgegolten haben
• Eine Meldebescheinigung zur Sozialversicherung sowie ggf. der Versicherungsnummernachweis
• Bei Arbeit in im Gastronomiegewerbe, oder bei Gesundheitsberufen ein Gesundheitszeugnis
• Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge 

Zusätzlich zu den Unterlagen können Sie neben dem Zeugnis noch ein Empfehlungsschreiben ausstellen. Gerade bei verdienten Mitarbeitern ist das eine respektvolle und professionelle Geste. Rechtlich sind Sie dazu jedoch nicht verpflichtet.

Bis wann müssen die Arbeitspapiere nach der Kündigung herausgegeben werden?

Grundsätzlich sollten alle Unterlagen am Tag der Kündigung fertig vorbereitet sein, damit der Arbeitnehmer sie mitnehmen kann. Oft kommt es jedoch zu Verzögerungen, weil etwa die Lohnsteuerabrechnung kurz vor der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch nicht vorliegt. Deswegen sollten spätestens nach einer Woche Zeugnis, Urlaubsbescheinigung und alles Weitere bereitliegen.

Muss der Arbeitnehmer die Arbeitspapiere nach Kündigung abholen?

Ja, der Arbeitnehmer hat zwar einen Herausgabeanspruch auf seine Arbeitspapiere nach Kündigung, aber eben auch eine Holschuld. Sie besagt, dass der Arbeitgeber nicht verpflichtet ist, die Papiere zuzuschicken. Stattdessen ist der Arbeitnehmer dazu verpflichtet, Zeugnis und andere vom Arbeitgeber ausgestellte Unterlagen persönlich abzuholen.

Zu beachten ist, dass diese Holschuld inzwischen nur noch einen Teil der Arbeitspapiere betrifft. ELStAM-Daten werden laufend elektronisch zwischen Finanzverwaltung und Arbeitgeber ausgetauscht, und die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III wird über das BEA-Verfahren elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Auch die Lohnsteuerbescheinigung kann dem Arbeitnehmer statt als Ausdruck elektronisch bereitgestellt werden. Eine „Abholung“ entfällt damit in vielen Fällen. Die Holschuld betrifft in erster Linie Dokumente, die weiterhin physisch ausgehändigt werden, wie das Arbeitszeugnis oder ein Gesundheitszeugnis.

In der Praxis wird diese Holschuld von Arbeitgebern selten eingefordert. Stattdessen werden die Arbeitspapiere per Post verschickt – insofern diese am letzten Arbeitstag noch nicht persönlich übergeben werden konnten.

Sollte der Arbeitnehmer übrigens erkranken oder bereits an einen entfernten Ort umgezogen sein, erlischt die Holschuld. In diesem Fall ist der postalische Weg zu wählen.

Welche Konsequenzen drohen bei Nicht-Herausgabe der Arbeitspapiere nach einer Kündigung?

Falls Sie im Falle der Beendigung des Arbeitsverhältnisses Arbeitspapiere zurückhalten, kann das im schlimmsten Fall dazu führen, dass der Arbeitnehmer den Weg über das Arbeitsgericht wählt. In diesem Fall wird er eine einstweilige Verfügung erwirken, oder Sie direkt auf die Herausgabe der Arbeitspapiere verklagen. Bei der Arbeitsbescheinigung drohen zusätzliche Konsequenzen. Verweigert der Arbeitgeber die Ausstellung oder hält sie trotz Aufforderung zurück, kann die Bundesagentur für Arbeit ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro verhängen (§ 404 SGB III).