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Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

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Musterbrief: Beschwerde/Reklamation

 
Urheber: Monkey Business | Fotolia

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Wie formuliert man einen Beschwerdebrief aufgrund einer Reklamation richtig, ohne direkt einen negativen Eindruck zu hinterlassen?

Achten Sie bei Beschwerden darauf, sachlich zu bleiben und den Empfänger nicht mit Vorwürfen zu überschütten. Auch pauschale Verurteilungen („Ihre Produkte sind das Letzte!“) bringen nichts.
Am meisten erreichen Sie, wenn Sie Ich-Botschaften senden, den Grund für Ihre Beschwerde objektiv schildern und darüber hinaus beschreiben, welche nachteiligen Folgen das für Sie hatte. Psychologisch ebenfalls wichtig: Sagen Sie dem Empfänger klipp und klar, was Sie von ihm erwarten.

Muster: Beschwerde/Reklamation

Reklamation Waschbecken in der falschen Farbe

Sehr geehrter Herr Friedrichs,

am 2. August … habe ich in Ihrem Geschäft zwei Waschbecken der Marke Picobello für unsere Kundentoiletten ausgesucht. Die Ware wurde am … vertragsgemäß geliefert.

Erst gestern habe ich die Waschbecken ausgepackt und dabei festgestellt: Ich habe hellgrüne Waschbecken erhalten statt der gewünschten cremefarbenen.

Ich bitte Sie nun, mir möglichst noch diese Woche die Waschbecken in der richtigen Farbe zu liefern und die beiden hellgrünen Waschbecken wieder mitzunehmen.

Bitte geben Sie mir Bescheid, wann ich mit der Lieferung rechnen kann.

Mit freundlichen Grüßen

Johannes Bergmann

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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