Datenschutz-Sensibilisierung: So sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Besteht die Pflicht zur Datenschutz-Sensibilisierung der Mitarbeiter?

Grundsätzlich gibt es in der DSGVO oder im BDSG keine genaue Vorschrift, die die Pflicht zur Datenschutz-Sensibilisierung der Mitarbeiter umfasst. Allerdings besagt Art. 39 Abs. 1 Buchst. b der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dass Mitarbeiter, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, zum Thema Datenschutz zu schulen sind – und zwar als Aufgabe vom Datenschutzbeauftragten. Außerdem kann auch das Sensibilisieren, sprich: Awareness, eine organisatorische Maßnahme zur Umsetzung der DSGVO sein (Art. 24 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Wer muss die Datenschutz-Sensibilisierung vornehmen?

Gemäß Art. 39 Abs. 1 Buchst. b DSGVO obliegt die “Überwachung […] der Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter” beim Datenschutzbeauftragten. Eine Pflicht zur Durchführung dieser Schulungs- und Sensibilisierungsmaßnahmen besteht für Datenschutzbeauftragte allerdings nicht.

In vielen Unternehmen ist es jedoch gängige Praxis, dass der Datenschutzbeauftragte die Durchführung von Schulungsmaßnahmen nicht nur kontrolliert, sondern auch selbst in die Hand nimmt. Alternativ können Arbeitgeber oder der Datenschutzbeauftragte diese Aufgabe an einen externen Spezialisten auslagern oder die Sensibilisierung durch Online-Schulungen vollführen.

Ideen & Beispiele: Wie können Sie ihre Mitarbeiter im Datenschutz sensibilisieren?

Um Ihre Mitarbeiter erfolgreich im Datenschutz zu sensibilisieren, können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden. Ich liefere Ihnen im Folgenden drei Beispiele, mit denen Sie mehr Datenschutz-Awareness unter der Belegschaft schaffen können:

Idee 1: Datenschutz-Schulungen in Präsenz

Der klassische Weg der Mitarbeitersensibilisierung im Datenschutz ist eine Präsenzschulung. Im Rahmen solcher Schulungen lernen die Mitarbeiter, wie sie personenbezogene Daten sicher erfassen, speichern, übertragen und verarbeiten können. Sie werden über die rechtlichen Verpflichtungen des Unternehmens in Bezug auf den Datenschutz informiert und darüber geschult, wie sie Datenschutzverletzungen vermeiden und melden können.

Gerade Präsenzschulungen bieten zudem eine Reihe von Vorteilen, die dazu beitragen, das Bewusstsein und Verständnis für Datenschutzprinzipien effektiv zu fördern:

• Direkter Austausch: Mitarbeitern ermöglicht es, Fragen zu klären und Diskussionen zu führen, was ein tieferes Verständnis der Datenschutzthemen fördert.
• Praktische Übungen: Durchgeführte praktische Übungen und Rollenspiele schulen Mitarbeiter in realen Datenschutzszenarien und fördern die aktive Anwendung von Datenschutzkenntnissen.
• Gruppendynamik: Interaktion mit Kollegen fördert den Erfahrungsaustausch und die Schaffung einer Datenschutzkultur, in der Best Practices geteilt werden können.
• Motivation und Aufmerksamkeit: Strukturierte Umgebung lenkt die Aufmerksamkeit auf das Schulungsthema, da die physische Anwesenheit die Teilnahme am Lernprozess fördert.
• Soziale Unterstützung: Mitarbeiter erhalten soziale Unterstützung von Kollegen und Schulungsleitern, was ihre Motivation zur Einhaltung von Datenschutzrichtlinien stärkt.
• Echtzeit-Feedback: Schulungsleiter können sofortiges Feedback geben, was das Verständnis fördert und Missverständnisse klärt.
• Messbare Ergebnisse: Anwesenheit und Beitrag der Mitarbeiter sind leicht verfolgbar, wodurch die Leistung und der Erfolg der Schulung messbar werden.

Idee 2: E-Learning-Plattform

E-Learning-Plattformen im Datenschutzschulungskontext bieten eine flexible, kosteneffiziente und effektive Möglichkeit, Mitarbeitern Datenschutzkenntnisse zu vermitteln. Dies kann über Online-Schulungen, Online-Tests oder anderen E-Learning-Methoden erfolgen. Zu den entscheidenden Vorteilen gehören:

• Flexibilität: Mitarbeiter können in ihrem eigenen Tempo und zu ihrer eigenen Zeit Schulungen durchführen, was für verschiedene Arbeitszeitpläne und Verpflichtungen von Vorteil ist.
• Kosteneffizienz: Physische Schulungsräume, Reisekosten und gedruckte Materialien sind überflüssig, was die Schulungskosten erheblich senkt und Datenschutzschulungen kosteneffektiver macht.
• Skalierbarkeit: E-Learning ermöglicht die Schulung einer großen Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig. Neue Mitarbeiter können einfach in die Plattform aufgenommen werden, und bestehende Mitarbeiter können ihre Schulungen aktualisieren.
• Konsistenz: E-Learning gewährleistet, dass alle Mitarbeiter denselben Schulungsinhalt erhalten, was eine einheitliche Verbreitung von Datenschutzkenntnissen und -richtlinien im gesamten Unternehmen sicherstellt.
• Verfügbarkeit von Ressourcen: Umfangreiche Ressourcen wie Videos, Dokumente und Links stehen in E-Learning-Plattformen zur Verfügung, um eigenständiges Lernen und Nachschlagen zu fördern.
• Multimediale Ansätze: E-Learning integriert Videos, Animationen und interaktive Elemente, die den Lernprozess abwechslungsreich und ansprechend gestalten und zur besseren Aufnahme und Erinnerung des Schulungsmaterials beitragen.
• Selbsttests und Rückmeldungen: Mitarbeiter können ihr Wissen mithilfe von Selbsttests und Quizfragen überprüfen und sofortiges Feedback erhalten, um ihr Verständnis zu vertiefen.
• Zeitnahe Aktualisierungen: E-Learning ermöglicht eine schnelle und kostengünstige Aktualisierung der Schulungsinhalte, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind.
• Überwachung und Berichterstattung: E-Learning-Systeme verfolgen den Fortschritt der Mitarbeiter und erstellen Berichte über Teilnahme und Leistung, was besonders für Compliance-Nachweise nützlich ist.

Idee 3: Datenschutz-Themen in Unternehmenspublikationen

Bringen Sie den Datenschutz regelmäßig in die Schlagzeilen Ihrer Unternehmenspublikationen, z. B. in der Mitarbeiterzeitung, im Intranet oder E-Mail-Newsletter. So sorgen Sie dafür, dass das Thema bei den Mitarbeitern im Gedächtnis bleibt. Nutzen Sie zur Unterstützung die Expertise der Kommunikationsprofis Ihres Unternehmens und regen Sie zur Zusammenarbeit an.

Untersuchen Sie die verfügbaren Medien in Ihrem Unternehmen für interne Publikationen (Mitarbeiterzeitungen, Intranet, E-Mail-Newsletter) und identifizieren Sie die Zielgruppen (z. B. Führungskräfte, Unternehmensbereiche, alle Mitarbeiter) sowie die Veröffentlichungsfrequenz.

Erstellen Sie einen gezielten Themenplan, der nicht nur informativ ist, sondern auch unterhaltsam und für das Unternehmen relevant ist. Fokussieren Sie sich auf aktuelle Themen mit Bezug zum Datenschutz, beispielsweise das Risiko von Social Engineering.

Gehen Sie auf Ihre Kollegen zu und bieten Sie Ihre Zusammenarbeit an. Bringen Sie Ideen zur Aufbereitung der Themen ein, beispielsweise Interviews zu Datenschutzthemen oder eine Reportage über einen Tag im Leben des Datenschutzbeauftragten.

2. Idee: Rufen Sie einen „Datenschutztag 2024“ ins Leben

Eine der effektivsten Methoden, um das Thema Datenschutz in den Fokus zu stellen, ist, eine Veranstaltung für die Mitarbeiter durchzuführen – möglicherweise den “Datenschutztag 2024”.

Beginnen Sie damit, Ihre verfügbaren personellen und finanziellen Ressourcen zu überprüfen. Erwägen Sie, Synergien mit anderen Unternehmensbereichen, wie der IT-Abteilung, zu nutzen, da IT-Sicherheits- und Datenschutzthemen sich gut ergänzen und gemeinsame Veranstaltungen sinnvoll sind. Sobald mögliche Kooperationen geklärt sind, erstellen Sie eine Agenda und präsentieren Sie diese der Geschäftsleitung. Dies ist der optimale Zeitpunkt, um die Unterstützung der Geschäftsführung zu gewinnen, idealerweise für eine aktive Rolle, wie die Eröffnungsrede der Veranstaltung.

Nach der Zustimmung der Unternehmensleitung und der Festlegung von Termin, Ablauf und Inhalten (einschließlich Vorträgen und Referenten) konzentrieren Sie sich auf die organisatorischen Aspekte. Dies umfasst die Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort, Catering, technische Ausstattung, das Design eines Veranstaltungslogos sowie die Gestaltung und den Druck von Plakaten, Flyern und Einladungen.

Sobald Rahmen und Inhalt der Veranstaltung festgelegt sind, steht dem erfolgreichen “Datenschutztag 2024” nichts mehr im Wege.

Idee 5 – Anreize und Belohnungen

Ermutigen Sie Mitarbeiter zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen, indem Sie Belohnungen oder Anerkennungen für vorbildliches Verhalten anbieten. Dies kann zum Beispiel in Form eines “Datenschutz-Champion-Programms” sein. Mitarbeiter könnten sich gegenseitig für besondere Datenschutz-Awareness nominieren. Anschließend könnte eine Abstimmung und Gewinnvergabe erfolgen, die besonderen Einsatz mit Belohnungen honoriert.

Erfolgsfaktoren für mehr Awareness beim Datenschutz im Unternehmen

Der Erfolg einer Datenschutzschulung zeigt sich nicht darin, ob Mitarbeiter bloß theoretisches Wissen auswendig lernen, sondern ob sie im beruflichen Alltag eigenständig und überzeugt datenschutzkonform handeln. Das bedeutet, dass bloßes Theoriewissen und drohende Konsequenzen nicht ausreichen. Um die Datenschutz-Awareness wirklich zu steigern, bedarf es kreativer Ansätze. Die folgenden Tipps sind zugleich Schlüsselfaktoren für die wirksame Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter im Datenschutz und der Datenverarbeitung.

Kreative und abwechslungsreiche Gestaltung der Datenschutzschulungen

Je kreativer, aufregender und individueller eine Schulung oder Sensibilisierungsmaßnahme erfolgt, desto mehr Aufmerksamkeit gewinnt der Datenschutz im Unternehmen. Demnach gilt es für Datenschutzbeauftragter, die Datenschutzmaßnahmen so kreativ wie möglich zu gestalten.

Holen Sie sich dafür zunächst Anregungen. Suchen Sie etwa im Internet bei YouTube & Co. nach Awareness oder Datenschutz. Schreiben Sie dann alles auf, was Ihnen im Zusammenhang mit dem Awarness, Wissensvermittlung und Datenschutz-Motivation einfällt. Darauf aufbauend können Sie Ihre Schulung gestalten.

Praxisbezogenheit der Datenschutzinhalte

Praxisbezogene Datenschutzschulungen sind besonders wirksam, weil sie abstrakte Datenschutzkonzepte in konkrete Situationen übertragen. Dies hat mehrere Vorteile:

• Konkrete Anwendbarkeit: Diese Schulungen zeigen den Teilnehmern, wie Datenschutzprinzipien in ihrer täglichen Arbeit angewendet werden können, anstatt nur theoretisches Wissen zu vermitteln.
• Realistische Szenarien: Durch die Einbindung realer Datenschutzszenarien werden die Teilnehmer auf reale Herausforderungen vorbereitet. Sie lernen, Risiken zu erkennen und angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um ihre Datenschutzkompetenz zu stärken.
• Sofortige Anwendung: Das Gelernte wird unmittelbar in Übungen oder Simulationen angewendet, wodurch das Verständnis vertieft und die Arbeitskompetenz gestärkt wird.

Interaktive Form der Sensibilisierung

Interaktive Mitarbeiterschulungen sind stets bei der Sensibilisierung zu bevorzugen – aus folgenden Gründen:

• Engagement und Aktivität: Interaktive Schulungen ermutigen die Teilnehmer zur aktiven Teilnahme. Anstatt passiv zuzuhören oder Texte zu lesen, werden sie in die Schulung einbezogen. Dies fördert die Aufmerksamkeit und das Engagement der Lernenden, da sie selbst Entscheidungen treffen und realistische Szenarien bewältigen müssen.
• Sofortiges Feedback: Interaktive Schulungen bieten sofortiges Feedback. Dies ist entscheidend, um Missverständnisse zu klären, Fehler zu korrigieren und die Lernkurve zu beschleunigen. Die Teilnehmer erhalten unmittelbar Rückmeldung zu ihren Entscheidungen, was das Lernen effizienter macht.
• Langfristige Erinnerung: Durch die aktive Beteiligung und die direkte Anwendung von Datenschutzprinzipien wird das Gelernte besser im Gedächtnis behalten. Interaktive Schulungen fördern langfristiges Erinnern und bilden eine solide Grundlage für die tägliche Arbeit im Datenschutzbereich.

Interaktive Schulungen bieten also eine einzigartige Lernumgebung, die den Teilnehmern ermöglicht, Datenschutzkonzepte auf eine Weise zu verstehen und zu internalisieren, die weit über das hinausgeht, was herkömmliche Schulungsmethoden bieten können. Doch wie kann eine Schulung überhaupt interaktiv gestaltet werden?

• Rollenspiele und Simulationen: Führen Sie Datenschutz-Rollenspiele durch, um Mitarbeiter auf mögliche Szenarien vorzubereiten und sicherzustellen, dass sie wissen, wie sie in konkreten Situationen handeln sollen.
• Schriftliche Tests: Erstellen Sie schriftliche Tests, um das erlernte Wissen zu überprüfen. Mitarbeiter sollten die Möglichkeit haben, ihr Verständnis zu testen und bei Bedarf zusätzliche Schulungsmaterialien zu konsultieren.
• Wettbewerb: Veranstalten Sie nach der Schulung einen Wettbewerb, bei dem die Mitarbeiter eine Kleinigkeit gewinnen durch. Dadurch verinnerlichen die Teilnehmer die gelernten Inhalte noch einmal.

Überzeugungskraft

Um das Verhalten dauerhaft im Sinne des Datenschutzes und der Datenverarbeitung zu verändern, muss die Bereitschaft dazu geweckt werden. Dafür müssen Sie Überzeugungsarbeit leisten. Der Schlüssel ist: Zeigen Sie mit praktischen Beispielen aus dem Unternehmensalltag auf, wo Risiken lauern, welche Fehler passieren können und mit welchen konkreten Maßnahmen Sie alle zusammen den Datenschutz in der Praxis effektiv umsetzen können.

Stellen Sie dabei die Nachteile bestimmten Verhaltens und die damit verbundenen Risiken in den Fokus. Diese Art der Wissensvermittlung wird einen Aha-Effekt hervorrufen und ein bewussteres Verhalten beim Umgang mit personenbezogenen Daten zur Folge haben.

Fokus auf “Meinungsmacher” bei Sensibilisierung

Geschulte Mitarbeiter dienen Ihnen als Multiplikatoren – denn ihr Verhalten wird auf das ihrer Kollegen abfärben. Diesen Effekt können Sie verstärken, indem Sie sich bei Ihrer Überzeugungsarbeit vor allem auf die Mitarbeiter konzentrieren, die im Kollegenkreis besonders beliebt sind und deren Meinung geschätzt wird.

Machen Sie diese Mitarbeiter zu Ihren Verbündeten und schaffen Sie so die idealen Voraussetzungen dafür, dass der Datenschutz zur gelebten Unternehmenskultur wird.