Datenschutz: So verabschieden Sie ausscheidende Mitarbeiter richtig

Am Ende kommt einiges zusammen

Im Verlauf eines Beschäftigungsverhältnisses sammeln sich beim Mitarbeiter einige Dinge, die er vor dem Verlassen des Unternehmens an den Arbeitgeber zurückgeben muss: so etwa technisches Equipment wie Arbeitsplatzcomputer, Notebook, Smartphone, Tablet, USB-Sticks usw. Hinzu kommen der Mitarbeiterausweis und die Büroschlüssel. Vielleicht hatte der Mitarbeiter auch einen Dienstwagen. Neben all diesen Arbeitsutensilien gibt es aber auch noch einiges mehr, dessen „Rückgabe“ am Ende der Beschäftigung sicherzustellen ist. Da sind Berechtigungen auf Daten und Dateiablagen, das E-Mail-Postfach oder bestehende Vollmachten und Unterschriftsberechtigungen. Und genau dort steckt der Teufel im Detail: Wird hier etwas übersehen, kann das unter Umständen nicht nur Ärger, sondern auch einen erheblichen Schaden für das Unternehmen bedeuten.

Prozess ist notwendig

Um das sogenannte Offoarding – wie der Austritt des Mitarbeiters aus dem Unternehmen zu Neudeutsch heißt – strukturiert durchzuführen, ist ein entsprechender unternehmensweiter Prozess Voraussetzung. Nur so kann effektiv verhindert werden, dass nichts Wichtiges übersehen wird oder im Nachhinein die Dokumentation fehlt. Um zu prüfen, ob ein solcher Prozess bereits vorhanden und wie er gestaltet ist, wenden Sie sich an die zuständigen Kollegen aus der Personalabteilung. Machen Sie einen Termin aus, um das Thema Offoarding zu besprechen, aus datenschutzrechtlicher Sicht zu beleuchten und ggf. anzupassen.

So können Sie unterstützen

Nehmen Sie dazu den Offoarding-Prozess in Bezug auf den Umgang mit Geräten und Berechtigungen unter die Lupe. Folgende Punkte müssen sichergestellt sein:

• Konkrete Rückgabefrist: Spätestens am letzten Arbeitstag muss der ausscheidende Mitarbeiter alle Arbeitsutensilien zurückgeben. Darunter fällt Hardware wie Arbeitsplatzcomputer, Notebook oder Smartphone, aber auch Schlüssel, Ausweise usw.
• Entzug von Berechtigungen: Sämtliche Zugriffsberechtigungen auf Systeme, Daten, aber auch externe Einwahl- und Zugriffsmöglichkeiten sind mit Austritt des Mitarbeiters unverzüglich zu deaktivieren bzw. zu löschen.

E-Mail-Postfach

Mit Austritt eines Mitarbeiters stellt sich auch immer die Frage, was mit dessen dienstlichem E-Mail-Postfach passiert. Schließlich „liegt“ dort Kommunikation des Unternehmens. Vor dem Unternehmensaustritt muss der Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ggf. alle privaten Inhalte aus dem E-Mail-Postfach zu entfernen, sodass nur noch dienstliche Inhalte verbleiben. Diese gibt er beispielsweise in einer Outlook-Datendatei (PST-Datei) an den Vorgesetzten oder an einen Nachfolger weiter. Danach sollte ein Verantwortlicher z. B. der IT das bisherige Postfach und die dazugehörende E-Mail-Adresse unverzüglich deaktivieren.

Damit beim Austritt des Mitarbeiters kein wichtiger Punkt übersehen wird, bieten Sie beim Offoarding-Prozess Ihre Unterstützung als Datenschutzbeauftragter an. Signalisieren Sie, dass Sie bei Fragen oder Unsicherheiten gern beratend und unterstützend zur Seite stehen. Soll etwa ein Austrittsschreiben mit Checkliste entworfen werden, können Sie auf dieses Muster setzen:

Musterschreiben: Austrittsschreiben inklusive Checkliste

Liebe/r Herr/Frau …,
Sie werden zum 31.12.2017 unser Unternehmen verlassen.
Vielen Dank für die gemeinsame Zeit und Ihren Einsatz für unser Unternehmen. Wir wünschen Ihnen für Ihre Zukunft viel Erfolg und alles Gute!

Vor Ihrem Austritt aus dem Unternehmen möchten wir Sie bitten, die Ihnen überlassenen dienstlichen Geräte und Arbeitsmittel fristgerecht zurückzugeben. Planen Sie unbedingt genügend Zeit ein, um die Rückgabe ausreichend vorzubereiten. Dazu gehört auch, dafür zu sorgen, dass Sie Ihre persönlichen Daten beim Austritt aus dem Unternehmen nicht (ungewollt) zurücklassen und sensible Informationen in die Hände Unbefugter geraten können.

Alle dienstlichen Informationen wiederum, die im Rahmen Ihrer Tätigkeit notwendig waren, sind Eigentum des Unternehmens. Belassen Sie diese Daten im Unternehmen und übergeben Sie sie an Ihren Vorgesetzten oder Nachfolger. Nicht erlaubt ist es, dienstliche Informationen bewusst zu unterschlagen oder zu beseitigen. Sie dürfen dienstliche Daten nur in Absprache und mit Zustimmung Ihres Vorgesetzten löschen.

Die Punkte der folgenden Checkliste müssen Sie bis zum 29.12.2017 erledigen und mit Unterschrift der Zuständigen bestätigen lassen.

Bitte beachten Sie: Ihre Arbeitspapiere können wir erst fertigstellen, wenn alle Punkte auf der Checkliste erledigt und die erforderlichen Unterschriften vorhanden sind. Sind noch Fragen offengeblieben, wenden Sie sich gern an uns. IhrePersonalabteilung

Zu erledigen:

Allgemeines (Zuständig: Pforte/ Werkschutz/ Vorgesetzter)
Bitte geben Sie fristgerecht

• Mitarbeiterausweis,
• Parkausweis,
• Büroschlüssel,
• Firmenkreditkarte

bei den zuständigen Stellen im Unternehmen ab.

Rückgabe Ihrer Arbeitsgeräte (Zuständig: IT-Abteilung)
Prüfen und bereinigen Sie Ihre Arbeitsgeräte vor der Rückgabe von Ihren persönlichen Daten. Durchforsten Sie Laufwerke, Ordner, Dokumente, Festplatte usw. sowie Kurznachrichten und Adressbücher auf private Kontakte.

• Notebook-Gerätenummer:
• Smartphone-Seriennummer:
• mobile Datenspeicher (USB-Sticks usw.)

Übergabe der dienstlichen (Papier-)Unterlagen (Zuständig: Vorgesetzter/ Nachfolger)
Vor der Übergabe der dienstlichen (Papier-)Unterlagen prüfen und bereinigen Sie Ihren Arbeitsplatz von persönlichen Dingen, die in Büromöbeln (wie in Schränken, Schubladen usw.) vorhanden sind.

Übergabe relevanter dienstlicher E-Mails (Zuständig: Vorgesetzter/ Nachfolger)
Prüfen Sie Ihr Postfach und entfernen Sie ggf. Ihre persönlichen Daten wie private E-Mails und private Kontakte aus dem Adressbuch. Prüfen Sie neben Posteingang, -ausgang auch die Ordner mit den gesendeten E-Mails sowie Archivordner. Übergeben Sie weiterhin relevante E-Mails in einer Datei an Ihren Vorgesetzten oder Nachfolger.

Rückgabe des Dienstfahrzeugs (Zuständig: Fuhrpark)
Vergessen Sie nicht, vor der Rückgabe des Fahrzeugs das Navigationsgerät zurückzusetzen und ggf. Ihre privaten Kontakte zu entfernen, die auf dem Gerät hinterlegt sind.