Firmenhandy privat nutzen: Tipps und rechtliche Hintergründe

Ein typisches Beispiel ist ein Vertriebsmitarbeiter der Pharmaindustrie, der ständig privat und beruflich erreichbar sein muss. Er möchte nicht ständig zwei Smartphones mitnehmen, die er aufladen und auf die er aufpassen muss. Er kann von einer erlaubten Privatnutzung erheblich profitieren. Die private Diensthandy-Nutzung ist für ihn nicht nur komfortabel, sondern reduziert auch seinen administrativen Aufwand.

Doch welche rechtlichen und praktischen Aspekte müssen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer bei der Nutzung des Diensthandy berücksichtigt werden? Wesentlich ist, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der Firmenhandy-Nutzung klare Vereinbarungen treffen, um Missverständnisse zu vermeiden. Fragen zur Datensicherheit, zum Schutz der Privatsphäre, zu Apps auf dem Smartphone und zur möglichen steuerlichen Behandlung der privaten Diensthandy-Nutzung sollten bei der Vereinbarung eine wichtige Rolle spielen. Darüber hinaus ist es von Bedeutung, ob der Arbeitsvertrag bereits Regeln zur Privatnutzung Diensthandy enthält oder ob Betriebsvereinbarung ergänzend einen Einfluss auf die Nutzung des Arbeitshandys haben.

Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Fragen rund um das Thema Firmenhandy und Privatnutzung Diensthandy aus Sicht von Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Er stützt sich auf deutsche Gesetze, arbeitsrechtliche Regelungen und gibt praxisorientierte Empfehlungen für den Privatgebrauch Arbeitshandy. Ziel ist es, eine ausgewogene Lösung aufzuzeigen, die den Bedürfnissen beider Parteien gerecht wird und den Arbeitsalltag erleichtert, ohne rechtliche Risiken einzugehen.

Darf ein Arbeitshandy privat genutzt werden?

Die private Nutzung des Firmenhandy ist in Deutschland grundsätzlich erlaubt. Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber den Privatgebrauch des Handy ausdrücklich gestattet. Diese Zustimmung erfolgt häufig durch eine Klausel im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder über interne Richtlinien, die den Umgang mit unternehmenseigenen Geräten wie Laptop oder Handy regeln.

Arbeitgeber können gemäß § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) klare Regeln zum Privatgebrauch aufstellen, beispielsweise welche Apps genutzt werden dürfen, in welchem Umfang mit dem Firmenhandy private Gespräche erlaubt sind oder ob zusätzliche Kosten für den Arbeitnehmer anfallen können. Ohne eine ausdrückliche Genehmigung kann die private Diensthandy-Nutzung für Arbeitnehmer problematisch werden.

Arbeitsrechtliche Konsequenzen sind möglich, wenn ein Firmenhandy ohne Einwilligung des Arbeitgebers privat genutzt wird. Dazu gehören Abmahnungen, Schadensersatzforderungen oder in besonders schweren Fällen sogar die fristlose Kündigung gemäß § 626 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Grundsatzurteil zur unerlaubten Smartphone-Nutzung

Ein Urteil des Hessischen Landesarbeitsgerichts (17 Sa 153/11) zeigt, wo die Grenzen der Arbeitshandy-Nutzung liegen. Das Arbeitsgericht entschied in diesem Fall, dass die unerlaubte private Firmenhandy-Nutzung, insbesondere für Auslandstelefonate, eine fristlose Kündigung rechtfertigen kann. Im vorliegenden Fall verursachte der Arbeitnehmer durch private Auslandsgespräche erhebliche Kosten, obwohl die private Nutzung des Diensthandys nur über eine spezielle Funktion erlaubt war.

Das Gericht sah in der wiederholten Pflichtverletzung ein vorsätzliches Verhalten, das das Vertrauensverhältnis zerstörte. Eine Kündigung, in diesem Fall die fristlose Kündigung, war rechtlich möglich. Arbeitgeber dürfen Verstöße gegen interne Handy-Vorgaben konsequent mit Kündigung ahnden, um die betriebliche Disziplin zu wahren und Diensthandy-Missbrauch vorzubeugen.

Um arbeitsrechtliche Konsequenzen zu vermeiden, ist es für Arbeitnehmer ratsam, sich vor der privaten Firmenhandy-Nutzung über die entsprechenden Regeln im Unternehmen zu informieren.

Info: Eine stillschweigende Duldung der Diensthandy-Privatnutzung ist ein schmaler rechtlicher Grad. Sie kann nur angenommen werden, wenn der Arbeitgeber nachweislich Kenntnis von der privaten Firmenhandy-Nutzung hat und nicht einschreitet. Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist eine schriftliche Vereinbarung im Arbeitsvertrag die erste Wahl, um die Handy-Nutzung möglich zu machen.

Nutzung Diensthandy: Steuerlich nicht relevant

Aus steuerlicher Sicht stellt die Firmenhandy-Privatnutzung eines Firmenhandys in der Regel keinen geldwerten Vorteil für Arbeitnehmer dar. Dies gilt, solange das Diensthandy im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien benutzt wird. Dies bedeutet für die Praxis, dass Arbeitnehmer das Diensthandy als Benefit ohne zusätzliche steuerliche Belastungen privat verwenden dürfen. Der § 3 des Einkommensteuergesetzes (EstG) erklärt im Unterpunkt 45:

„Steuerfrei sind die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör.“

In diesem Fall bleibt ein Firmenhandy sogar dann steuerfrei, wenn es teilweise oder vollständig privat genutzt wird. Diese Regelung dient dazu, den administrativen Aufwand zu minimieren und die Nutzung von modernen Kommunikationsmitteln zu fördern.

Arbeitgeber profitieren von der Handy-Steuerfreiheit ebenfalls, da die Bereitstellung eines Diensthandys weder steuerrechtliche Nachteile noch zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursacht. Darüber hinaus wird die Diensthandy-Nutzung oft als attraktives Zusatzangebot für Mitarbeiter angesehen. Im Rahmen des Employer Branding können die kostenlose Privatnutzung des Diensthandys oder anderer technischer Geräte die Arbeitgebermarke stärken und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Datenschutz und DSGVO bei der Privatnutzung

Die Privatnutzung eines Firmenhandys unterliegt strengen Datenschutz-Vorgaben. Datenschutz betrifft in diesem Fall beidseitig Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und § 26 BDSG ist es Arbeitgebern untersagt, personenbezogene Daten wie Anruflisten, gespeicherte Nachrichten oder private Fotos einzusehen, wenn die private Nutzung des Geräts erlaubt ist. Das sogenannte Fernmeldegeheimnis in Deutschland schützt ausdrücklich die Vertraulichkeit und den Datenschutz persönlicher Kommunikation. Verstöße gegen den Schutz personenbezogener Daten nach DSGVO können empfindliche Strafen für Arbeitgeber nach sich ziehen.

Trotz dieser engen Grenzen haben Arbeitgeber die Möglichkeit, klare Regeln für die Diensthandy-Nutzung aufzustellen. Fokus aller Vereinbarungen sollte die betriebliche Datensicherheit sein. Beispielsweise können es Arbeitgeber untersagen, auf den Firmenhandy unsichere Apps, die nicht in einem App-Store geprüft wurden, zu installieren. Ähnlich verhält es sich mit der Installation nicht autorisierter Software oder dem Verbinden mit öffentlichen, ungeschützten WLAN-Netzwerken. Arbeitgeber, die die Nutzung des Diensthandys für private Zwecke klar eingrenzen, minimieren das Risiko eines Datenlecks oder eines Cyberangriffs, der sowohl Unternehmens- als auch Mitarbeiterdaten gefährden könnte.

Entscheidend ist, dass alle Maßnahmen im Einklang mit den Kriterien der DSGVO stehen. Dazu gehört:

• Dass alle Vorgaben transparent kommuniziert werden und
• Dass die Rechte der Mitarbeiter gewahrt bleiben.

Arbeitgeber sollten zudem darauf achten, dass technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßige Software-Updates umgesetzt werden, um die Sicherheit weiter zu erhöhen. Ziel ist es, ein Gleichgewicht zwischen der Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeiter und dem Schutz sensibler Unternehmensdaten zu schaffen.

Empfehlungen für Arbeitnehmer

• Trennen Sie private und geschäftliche Daten möglichst durch unterschiedliche Apps oder Benutzerprofile.
• Achten Sie auf Vorgaben und halten Sie bei Unklarheiten Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens
• Nutzen Sie sichere, vom Unternehmen freigegebene und DSGVO-konformen Anwendungen und Apps.

3 Tipps für Arbeitgeber zur Regelung der Privatnutzung

Unternehmen stehen in der Verantwortung, klare interne Regelungen zu formulieren, die sowohl den betrieblichen Anforderungen als auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden. Effektive Maßnahmen umfassen vor allem die folgenden 3 Punkte:

• Klare Kommunikationsrichtlinien: Verankern Sie Details zur erlaubten Nutzung im Arbeitsvertrag. Dies betrifft zum Beispiel die Einschränkung bestimmter Apps oder Vorgaben zur Nutzung im Ausland.
• Technische Sicherheitsmaßnahmen: Setzen Sie Mobile-Device-Management-Systeme (MDM) ein, um sensible Daten zu schützen und die Einhaltung betrieblicher Richtlinien zu überwachen. Als MDM bezeichnet man Softwarelösungen, mit denen Unternehmen mobile Endgeräte wie Smartphones, Tablets oder Laptops zentral verwalten, überwachen und sichern können.
• Regelmäßige Schulungen und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Arbeitnehmer sukzessive zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit.

Vor- und Nachteile der Privatnutzung von Diensthandys