Betriebsanweisung: Inhalte, Form, Arten & Ziele

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Betriebsanweisungen sind verpflichtend für den Arbeitgeber und verbindlich für seine Beschäftigten. Trotz kursierender Mustervorlagen bleibt nicht nur für Arbeitsschutz-Neulinge manches unklar. Lesen Sie im Folgenden die Antworten auf die wichtigsten Fragen.
Inhaltsverzeichnis

Was ist eine Betriebsanweisung?

Unter einer Betriebsanweisung versteht man ein auf einen Betrieb ausgerichtetes Dokument, welches essenzielle Inhalte zu den Gefährdungen und Risiken am Arbeitsplatz sowie Anweisungen zu den erforderlichen Schutzmaßnahmen für die Ausübung der Tätigkeit umfasst. Eine Betriebsanweisung ist stets individuell und bezieht sich immer auf das jeweilige Arbeitsumfeld, die Tätigkeiten und Arbeitsmittel, die dafür eingesetzt werden.  

Was ist das Ziel von Betriebsanweisungen?

Die Erstellung von Betriebsanweisungen verfolgt primär das Ziel, die Arbeitnehmer von potenziellen Gefahren zu unterrichten und verbindliche Sicherheits- und Schutzmaßnahmen darzulegen, um gesundheitliche Gefährdungen sowie Umwelt- und Verletzungsrisiken zu minimieren.

Welche Arten von Betriebsanweisungen werden unterschieden?

Betriebsanweisungen werden in drei verschiedene Arten eingeteilt:

  • Betriebsanweisung für Gefahrstoffe nach § 14 GefStoffV (Gefahrstoffverordnung): Anweisungenzum Umgang mit gefährlichen Stoffen im Unternehmen (erforderliche Informationen sind in den entsprechenden Sicherheitsdatenblättern zu finden)
  • Betriebsanweisung für Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren, Maschinen und Anlagen: Hinweise zum Umgang mit speziellen Arbeitsmitteln oder zur Bedienung von gefährlichen Maschinen oder technischen Anlagen
  • Betriebsanweisung für biologische Arbeitsstoffe nach § 12 BioStoffV (Biostoffverordnung): Vorgaben und Anweisungen zur Handhabung von Biostoffen im Betrieb

Betriebsanweisungen können auch für andere Stoffe oder Arbeitsmittel erstellt werden. Ob dies jedoch erforderlich ist, entscheidet das Ergebnis der jeweiligen Gefährdungsbeurteilung.

Welche Inhalte muss eine Betriebsanweisung enthalten?

Welche Inhalte in eine Betriebsanweisung gehören, wird in § 14 GefStoffV und § 12 BetrSichV definiert. Bewährt haben sich folgende Angaben: 

  • Anwendungsbereich, Arbeitsplatz, Tätigkeit
  • Einsatzbedingungen (bei Maschinen)
  • Gefahren für Mensch und Umwelt
  • Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
  • Tragen und Verwenden von PSA
  • Verhalten bei Störungen, im Gefahrfall und bei Unfällen
  • Erste Hilfe
  • Sachgerechte Entsorgung (bei Gefahrstoffen)
  • Instandhaltung (bei Maschinen / technischen Anlagen)
  • Folgen der Nichtbeachtung

Diese Punkte in dieser Reihenfolge sind keine feste Vorgabe. Sie können je nach Bedarf abweichen. Es ist aber sinnvoll, wenn sich alle Ihre Betriebsanweisungen im Aufbau wiedererkennbar ähneln.

In welcher Form müssen Betriebsanweisungen erstellt werden?

Formale Vorgaben für Betriebsanweisungen gibt es nur wenige. Betriebsanweisungen sollen grafisch einheitlich gestaltet sein und nicht mehr als 1 bis 2 DIN-A4-Seiten umfassen. Ob gedruckt, mit Schreibmaschine oder handschriftlich, ist nicht vorgegeben. Entscheidend ist das Abfassen in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache.

Verständlich kann z. B. bedeuten, dass Sie in Ihrem Betrieb geläufige Begriffe verwenden wie „Ameise“ oder „Stapler“ anstatt „Flurförderzeug“. Dies kann gerade für Mitarbeiter mit geringem Bildungsniveau oder mit Migrationshintergrund den Zugang erleichtern. Für diese Personengruppen sind auch Sprachstil (z. B. Ich-Sätze statt Passiv-Konstruktionen), Satzbau und Wortwahl wichtig.

Bei mangelhaften Deutschkenntnissen kann es notwendig sein, Betriebsanweisungen in die Muttersprache Ihrer Beschäftigten zu übersetzen.

Gibt es einen festgelegten Farbcode für Betriebsanweisungen?

Eine Farbzuordnung je nach Gefahr ist bei Betriebsanweisungen nicht vorgeschrieben. Folgende Farben haben sich jedoch für die verschiedenen Gefahrstoffe und Anlagen in der Praxis durchgesetzt:

  • rot oder orange: Gefahrstoffe
  • blau: Arbeitsmittel, Arbeitsverfahren, Maschinen, Anlagen
  • gelb: Gentechnische Anlagen
  • grün: Biologische Arbeitsstoffe

Für Biostoffe und Labors wird auch Pink verwendet.

Wer muss Betriebsanweisungen erstellen?

Betriebsanweisungen bereitzustellen ist Pflicht des Arbeitgebers. Dieser wird diese Aufgabe in vielen Fällen an Führungskräfte delegieren.Wichtig ist die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers. Sie belegt deutlich sichtbar die Verbindlichkeit für die Mitarbeiter.

Wichtig zum Verständnis ist: Das Vorliegen einer Bedienungs- oder Betriebsanleitung ersetzt nicht die Pflicht, eine Betriebsanweisung zu erstellen.

Für welche Arbeitsmittel müssen Betriebsanweisungen erstellt werden?

Zwingend vorgeschrieben sind Betriebsanweisungen für den Umgang mit gefährlichen Stoffen (§14 Arbeitsstoffverordnung), biologischen Arbeitsstoffen (§ 12 Biostoffverordnung) und gefährlichen Maschinen. Ob für weitere Arbeitsplätze oder Tätigkeiten Betriebsanweisungen erstellt werden müssen, ist von Ihrer Gefährdungsbeurteilung abhängig.

Wenn eine Tätigkeit gefährlich bzw. sicherheitsrelevant ist, können Sie mit einer Betriebsanweisung Ihre Mitarbeiter schützen und sich Ärger und Rechtsfolgen nach Unfällen ersparen.

Muss jeder einzelne Gefahrstoff eine eigene Betriebsanweisung erhalten?

Nein, nicht jeder Gefahrstoff benötigt eine eigene Betriebsanweisung. Denn das wäre z. B. in Unternehmen der Feinchemie mit Tausenden von Einzelsubstanzen wenig zweckmäßig. Ähnlich wie bei Gefährdungsbeurteilungen können Sie bei Betriebsanweisungen Stoffe und Gemische mit gleichartigem Gefährdungspotenzial und ähnlichen Schutzmaßnahmen zusammenfassen. Sie erstellen dann eine sogenannte gruppenspezifische Betriebsanweisung, Gruppenbetriebsanweisung oder Sammelbetriebsanweisung.

Erfüllen Betriebsanweisungen die Unterweisungspflichten?

Nein. Sie können Dutzende von Betriebsanweisungen erstellen und haben damit dennoch niemals Ihre Unterweisungspflichten erfüllt. Aber mit korrekten und hochwertigen Betriebsanweisungen halten Sie die Grundlage für Ihre mündlichen Unterweisungen bereits in der Hand.

Können Betriebsanweisungen digital zur Verfügung gestellt werden?

Ja, es ist erlaubt, eine Betriebsanweisung auch digital zur Verfügung zu stellen, insofern alle Mitarbeiter einen Zugang zu den elektronischen Betriebsunterweisungen haben und die Unterweisung auch stets mündlich erfolgt ist.

Eine elektronische Version von Betriebsanweisungen kann durchaus sinnvoll sein, wenn es schwierig wäre, die schriftlichen Dokumente vor Ort auszuhängen, z. B. bei Monteuren im Außendienst, Service-Mitarbeitern bei Kundenbesuchen usw. Hier sollten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, schnell auf relevante Betriebsanweisungen, z. B. per Notebook oder Tablet, zugreifen zu können.

Prüfen Sie, ob auch alle Beschäftigten Zugriff auf die elektronischen Betriebsanweisungen haben, ansonsten müssen auch Ausdrucke vorliegen.

Müssen Betriebsanweisungen geprüft werden?

Es gibt weder ein Ende der Geltungsdauer noch eine gesetzliche Forderung, Betriebsanweisungen binnen festgelegter Fristen im Unternehmen zu überprüfen.

Eine Überprüfung ist jedoch indirekt insofern höchst sinnvoll, als eine veraltete Betriebsanweisung mit möglicherweise nicht mehr zutreffenden Verhaltensregeln einen Mangel im organisatorischen Arbeitsschutz darstellt. Es ist daher empfehlenswert, auf der Betriebsanweisung selbst und/oder Ihrer Liste der vorhandenen Betriebsanweisungen das Datum der Erstellung / letzten Überprüfung festzuhalten.

Tipp: Bei Betriebsanweisungen zum Umgang mit einem gefährlichen Stoff sollten Sie die Betriebsanweisung unbedingt auf Aktualisierungsbedarf prüfen, wenn Sie ein neues Sicherheitsdatenblatt erhalten.

Darf der Betriebsrat über die Betriebsanweisungen mitbestimmen?

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats ist in § 87 Betriebsverfassungsgesetz beschrieben. Wenn z. B. die Arbeitnehmervertreter den Eindruck haben, dass sich bei bestimmten Arbeiten ein sicherheitswidriges Verhalten einschleicht, und der Arbeitgeber keine klaren Vorgaben macht, kann er das Erstellen oder Ändern einer Betriebsanweisung verlangen.

Warum sind Betriebsanweisungen wichtig?

Betriebsanweisungen sind für jedes Unternehmen unabhängig von der gesetzlichen Pflicht von großer Bedeutung, da sie eine wichtige Präventionsmaßnahme gegen Unfälle und Verletzungen im Betrieb darstellen. Denn der Einsatz von ordnungsgemäßen und vollständigen Betriebsanweisungen klärt die Beschäftigten über potenzielle Risiken auf und liefert Vorgaben zu erforderlichen Schutzmaßnahmen. Dadurch erhöht sich die Arbeitssicherheit und die Verletzungsquote sinkt.

Was sind die Vorteile von Betriebsanweisungen?

Von folgenden Vorteilen profitieren Betriebe und Arbeitgeber, die ordnungsgemäße Betriebsanweisungen erstellen:

  • Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften,
  • Verringerung der Unfallzahlen im Betrieb sowie
  • Erleichterung von Unterweisungen, da Betriebsanweisungen als Grundlage dienen.

Wo finden Arbeitgeber weitere Informationen zu Betriebsanweisungen?

Hilfreich sind die TRGS 555 „Betriebsanweisung und Information der Beschäftigten“ und die DGUV-Information 211-010 „Sicherheit durch Betriebsanweisungen“. Nutzen Sie auch die Hilfen der Berufsgenossenschaften. Unter wingisonline.de bietet z. B. die BG BAU Betriebsanweisungen zu vielen Gefahrstoffen gemäß der Gefahrstoffverordnung (GefStoffV).