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Kostenmanagement in der Instandhaltung: In 5 Schritten zu weniger Ausgaben

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Von Günter Stein,

Wenn es darum geht, die Ausgaben zu senken, kommt es schnell zu einer verzwickten Situation: In der Hoffnung, dass sich die Marktlage bessert, wird die Kostenreduzierung immer wieder aufgeschoben und plötzlich muss alles ganz schnell gehen. Nun entsteht ein Druck, der ein sinnvolles und geplantes Handeln extrem erschwert oder gar unmöglich macht.

Führen Sie ein sinnvolles Kostenmanagement Schritt für Schritt in Ihrer Abteilung ein.

1. Schritt zum Kostenmanagement in der Instandhaltung: Ermitteln Sie Ihre Prozesse

Sparen ist nur dort sinnvoll, wo auch ein gewisses Einsparpotenzial vorhanden ist. Das ist aber häufig nicht so ohne weiteres zu erkennen. Stellen Sie aus diesem Grund alle Bereiche auf den Prüfstand. Dabei hat es sich als vorteilhaft erwiesen, prozessorientiert vorzugehen. Prozesse finden sich unter anderem in den folgenden Bereichen:

  • Reparaturen
  • Wartungen
  • Inspektionen
  • Planung
  • Schulungen
  • Einkauf

Praxis-Tipp: Vermeiden Sie zu Beginn den Anspruch auf Vollständigkeit. Ein wirkungsvolles Managementsystem wächst mit der Zeit. So werden Sie immer wieder neue Prozesse erkennen und in Ihre Liste aufnehmen. Diese Prozessidentifikation ist aber auch für zahlreiche andere Maßnahmen wie Ablaufoptimierung, Personaleinsatz oder Erhöhung der Verfügbarkeit sinnvoll. Der Einsatz lohnt sich also in jedem Fall.

2. Schritt zum Kostenmanagement in der Instandhaltung: Ordnen Sie jedem Prozess Kostenkategorien zu

Wenn Sie einen Prozess ermittelt und beschrieben haben, können Sie Kostenkategorien zuordnen. Damit legen Sie fest, wo in dem jeweiligen Prozess Kosten erzeugt werden. Mögliche Kategorien sind:

  • Personal
  • Ersatzteile
  • Hilfsstoffe
  • Werkzeuge
  • Energie
  • Fremdleistungen
  • Ausfallzeiten

3. Schritt zum Kostenmanagement in der Instandhaltung: Ermitteln Sie alle Kosten in den einzelnen Kategorien eines Prozesses

Nun müssen Sie für jeden Prozess die einzelnen Kosten in konkreten Zahlen benennen. Bei den Lohnkosten wird dies über die Prozessdauer und die Anzahl der Mitarbeiter errechnet, bei Werkzeugkosten legen Sie den Abschreibungsbetrag zugrunde. Ersatzteile und Hilfsstoffe werden nach Verbrauch abgerechnet.

Beispiel: Ein Messgerät kostet 10.000 €, die Abschreibungsdauer beträgt 5 Jahre linear. Das Messgerät erzeugt also Kosten in Höhe von 2.000 €/Jahr oder 5,45 €/Tag.

Für die konkrete Prozessdauer errechnen Sie nun die jeweiligen Kosten. Allein aus dieser Aufstellung können Sie später interessante Aspekte erkennen. Vergleichen Sie dazu, wie oft ein bestimmtes Gerät in den Prozessen zum Einsatz kam und was es tatsächlich gekostet hat.

Beispiel: Wurde das oben genannte Messgerät nur 80 Stunden genutzt, wurden lediglich 436 € der Gesamtkosten in den Prozessen verbraucht. Hier wäre ein Mietgerät eventuell sinnvoller.

4. Schritt zum Kostenmanagement in der Instandhaltung: Stellen Sie die nicht prozessgebundenen Kosten auf

Außer den Kosten, die in Prozessen erzeugt werden, gibt es auch noch laufende Fixkosten. Diese Kosten entstehen zunächst unabhängig von der Arbeit Ihrer Abteilung. Sie werden dann im Laufe der Zeit mehr oder weniger auf die Prozesse verteilt. Zu diesen Kosten gehören:

  • Personalkosten
  • Investitionen in Werkzeuge und Messgeräte
  • Raumkosten

Beispiel: Die Lohnkosten für einen bestimmten Mitarbeiter belaufen sich jeden Monat auf den Betrag x. Dabei ist es egal, wie produktiv er für Ihren Betrieb ist. Wenn die Arbeitszeit in Ihrem Betrieb 160 Stunden pro Monat beträgt und die prozessbezogene Einsatzdauer des Mitarbeiters 80 Stunden, dann ist er die Hälfte der Zeit unproduktiv.

Wenn Sie Ihr Kostenmanagement über längere Zeit einsetzen, können Sie nun genau erkennen, wie viele nicht prozessgebundene Kosten in die Prozesse übergehen. Im (nicht erreichbaren) Idealfall würden alle Kosten in den Prozessen verbraucht.

5. Schritt zum Kostenmanagement in der Instandhaltung: Legen Sie Maßnahmen zur Einsparung fest

Mit einem Kostenmanagement in dieser Form können Sie sehr schnell die größten Einsparpotenziale erkennen und die passenden Schritte zur Kostensenkung ableiten. Prüfen Sie daher in jedem Schritt vor allem die folgenden Maßnahmen:

  • Verkürzung der Prozesszeiten
  • Reduzierung der Mitarbeiterzahl pro Prozess
  • Verlängern der Prozessintervalle
  • Reduzierung der Ersatzteilkosten
  • Reduzierung des Einsatzes von Hilfsstoffen
  • Auslagerung (Outsourcing) von Prozessen
  • Austausch des Prozesses
  • Notwendigkeit des Prozesses

Vielleicht ist es in Ihrem Betrieb momentan noch nicht zwingend notwendig, Einsparungen konkret durchzuführen. Erstellen Sie trotzdem eine Liste, welche Schritte besonders wirkungsvoll sind, dann können Sie im Notfall schnell handeln.

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