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Kurz-Check zur Betriebsfeier: So machen Sie steuerlich alles richtig

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Betriebsfeier
Urheber: sonne_fleckl | Fotolia

Von Dagmar Wäscher,

Mit Betriebsveranstaltungen entwickeln Sie den Gemeinsinn in Ihrem Unternehmen und fördern das Wir-Gefühl. Das BMF hat sich aktuell mit den steuerlichen Besonderheiten von Betriebsveranstaltungen befasst, die wir Ihnen nachfolgend vorstellen (vgl. BMF, Schreiben vom 14.10.2015, Az. IV C 5 – S 2332/15/10001 DOK 2015/0581477).

Hierbei handelt es sich um eine Betriebsveranstaltung

Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Hierunter fallen z. B. Ihre Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern, Jubiläumsfeiern etc.

Eine Betriebsveranstaltung liegt nur vor, wenn der Teilnehmerkreis sich überwiegend aus Ihren Betriebsangehörigen, deren Begleitpersonen und gegebenenfalls Leiharbeitnehmern oder Arbeitnehmern anderer Unternehmen im Konzernverbund zusammensetzt.

Hierbei handelt es sich um Zuwendungen an Ihre Mitarbeiter

Beispielhafte Zuwendungen an Ihre Mitarbeiter

  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten
  • die Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch des kulturellen oder sportlichen Events erschöpft
  • Geschenke. Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten, nicht aber für eine deswegen gewährte Barzuwendung.
  • Zuwendungen an Begleitpersonen des Arbeitnehmers
  • Barzuwendungen, die statt der in a) bis c) genannten Sachzuwendungen gewährt werden, wenn deren zweckentsprechende Verwendung sichergestellt ist
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z.B. für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager.

Ihre Veranstaltung muss Ihren Arbeitnehmern offen stehen

Zuwendungen an Ihre Arbeitnehmer sind begünstigt. Hierzu zählen: Ihre aktiven und ehemaligen Arbeitnehmer, Praktikanten, Referendare, ähnliche Personen sowie Begleitpersonen.

Sind in Ihrem Unternehmen auch Leiharbeiter beschäftigt, können Sie diesen Personenkreis ebenfalls einladen. Dies gilt auch für andere konzernangehörige Arbeitnehmer in Ihrem Unternehmen.

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Bis zu 110 € ist alles steuerfrei


Soweit Ihre oben aufgeführten Zuwendungen den Betrag von 110 € je Betriebsveranstaltung und teilnehmenden Arbeitnehmer nicht übersteigen, ist diese steuerfrei.

Voraussetzung ist, dass die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen Ihres Betriebs oder eines Betriebsteils steht. Dies gilt für bis zu 2 Betriebsveranstaltungen jährlich.

Berechnung des Freibetrags von 110 €

Die Höhe der Ihren einzelnen Arbeitnehmern gewährten Zuwendungen berechnen Sie wie folgt:

  • Alle zu berücksichtigenden Aufwendungen teilen Sie zu gleichen Teilen auf alle bei der Betriebsveranstaltung anwesenden Teilnehmer auf.
  • In einem zweiten Schritt rechnen Sie den auf eine Begleitperson entfallenden Anteil den Aufwendungen Ihres jeweiligen Arbeitnehmers zu. Für die Begleitperson berücksichtigen Sie keinen zusätzlichen Freibetrag von 110 €.

Beispiel: Die Aufwendungen für Ihre Betriebsveranstaltung betragen 10.000 €. Der Teilnehmerkreis besteht aus 75 Arbeitnehmern Ihres Betriebs, von denen 25 von je einer Person begleitet werden.

Die Aufwendungen verteilen Sie auf 100 Personen. Auf jeden Teilnehmer entfällt ein geldwerter Vorteil von 100 €.

50 Mitarbeiter haben an Ihrer Betriebsveranstaltung allein teilgenommen. Hier entsteht kein geldwerter Vorteil. 25 Ihrer Mitarbeiter wurden von ihren Partnern begleitet. Bei diesen beträgt der geldwerte Vorteil jeweils 200 €.

Nach Abzug des Freibetrags in Höhe von 110 € ergibt sich für diese Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil in Höhe von jeweils 90 €.

Tipp: Die 44-€-Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG können Sie für Zuwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen nicht anwenden.

Ihre Betriebsveranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen

Voraussetzung für die Gewährung des Freibetrags von 110 € ist, dass Ihre Betriebsveranstaltung allen Angehörigen Ihres Betriebs oder eines Betriebsteils offen steht.

Veranstaltungen, die nur für einen beschränkten Kreis Ihrer Arbeitnehmer von Interesse sind, sind begünstigte Betriebsveranstaltungen, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als eine Bevorzugung bestimmter Arbeitnehmergruppen darstellt. Als begünstigte Betriebsveranstaltungen berücksichtigt der Fiskus deshalb auch folgende Veranstaltungen (beispielhafte Aufzählung), die

  • jeweils nur für eine Organisationseinheit Ihres Betriebs, z. B. eine Abteilung, durchgeführt werden, wenn alle Arbeitnehmer dieser Organisationseinheit an der Veranstaltung teilnehmen können,
  • nur für alle im Ruhestand befindlichen früheren Arbeitnehmer des Unternehmens veranstaltet werden (Pensionärstreffen),
  • nur für solche Arbeitnehmer durchgeführt werden, die bereits in Ihrem Unternehmen ein rundes (10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50-, 60-jähriges) Arbeitnehmerjubiläum gefeiert haben oder in Verbindung mit Ihrer Betriebsveranstaltung feiern (Jubilarfeiern).

Dabei ist es gleichgültig, wenn neben den Jubilaren auch ein begrenzter Kreis anderer Ihrer Arbeitnehmer eingeladen wurde, wie beispielsweise die engeren Mitarbeiter und Abteilungsleiter des Jubilars, Betriebsrats-/Personalratsvertreter oder auch die Familienangehörigen des Jubilars.

Der Annahme eines 40-, 50- oder 60-jährigen Arbeitnehmerjubiläums steht nicht entgegen, wenn die Jubilarfeier zu einem Zeitpunkt stattfindet, der höchstens 5 Jahre vor den bezeichneten Jubiläumsdienstzeiten liegt.

Sie dürfen den geldwerten Vorteil mit 25 % besteuern

Den Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen dürfen Sie mit 25% pauschal besteuern. Eine solche Pauschalierung der Lohnsteuer kommt von vornherein nicht in Betracht, wenn es sich bei der Veranstaltung nicht um eine Betriebsveranstaltung handelt. Zuwendungen aus Anlass von Betriebsveranstaltungen an Arbeitnehmer von anderen Unternehmen im Konzernverbund sowie an Leiharbeitnehmer durch Sie als Entleiher können wahlweise von Ihnen als Zuwendenden oder vom Arbeitgeber versteuert werden.

Diese Regelungen gelten für die Umsatzsteuer

Die gesetzlichen Änderungen, insbesondere die Ersetzung der bisherigen lohnsteuerlichen Freigrenze durch einen Freibetrag, haben grundsätzlich keine Auswirkungen auf die umsatzsteuerrechtlichen Regelungen. Ob eine Betriebsveranstaltung vorliegt, und wie Sie die Kosten, die auf Ihre einzelnen Arbeitnehmer entfallen, berechnen, bestimmt sich nach den lohnsteuerrechtlichen Grundsätzen, die ich oben dargestellt habe. Von einer überwiegend durch Ihr unternehmerisches Interesse veranlassten üblichen Zuwendung ist umsatzsteuerrechtlich im Regelfall auszugehen,

  • wenn der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 € einschließlich der Umsatzsteuer nicht überschreitet.
  • Übersteigt dagegen der Betrag, der auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt, pro Veranstaltung die Grenze von 110 € einschließlich der Umsatzsteuer, gilt Folgendes: Jetzt ist von einer überwiegend durch den privaten Bedarf des Arbeitnehmers veranlassten unentgeltlichen Zuwendung auszugehen. Hierfür fällt Umsatzsteuer an.

Freibetrag für maximal 2 Betriebsveranstaltungen jährlich

Den Freibetrag können Sie für bis zu 2 Betriebsveranstaltungen jährlich ins Anspruch nehmen. Nimmt Ihr Mitarbeiter an mehr als 2 Betriebsveranstaltungen teil, können Sie die beiden Veranstaltungen, für die der Freibetrag gelten soll, auswählen. Dient die Teilnahme Ihres Arbeitnehmers an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Betriebsrats-/Personalratsmitglieder die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf diesen Arbeitnehmer entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn.

Wann Sie Reisekosten steuerfrei erstatten dürfen

Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn Ihre Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte Ihres Arbeitnehmers stattfindet. Die Anreise Ihres Mitarbeiters dient seiner Teilnahme an der Veranstaltung, die durch ihn organisiert wurde. Erfüllen Sie diese Vorgaben, können Sie die Reisekosten steuer- frei erstatten.

Beispiel 1: Ihr Unternehmen veranstaltet einen Betriebsausflug. Mitarbeiter, die an einem anderen Standort tätig sind, reisen für den Betriebsausflug zunächst zur Unternehmenszentrale an. Diese Fahrtkosten– sowie ggf. im Zusammenhang mit der An- und Abreise entstehende Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten gehören nicht zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, sondern können als Reisekosten von Ihnen steuerfrei erstattet werden.

Beispiel 2: Ihr Unternehmen veranstaltet einen Betriebsausflug. Für die Fahrt vom Unternehmen zum Auszugsziel organisieren Sie eine gemeinsame Busfahrt. Die Kosten hierfür zählen zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung. Gleiches gilt für Eintrittskarten, wie z. B. für Museen, Freizeitparks usw.

Beipiel 3: Ihr Betriebsausflug beginnt mit einer ganztägigen Fahrt auf einem Fahrgastschiff. Am nächsten Tag wird die Veranstaltung am Zielort fortgesetzt. Sowohl die übernommenen Fahrt- als auch die Übernachtungskosten gehören zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung.

Empfehlung: Bei allen steuerlichen Regelungen verlieren Sie den Hauptzweck Ihrer Betriebsveranstaltung nicht aus den Augen: Haben Sie einfach Spaß und genießen Sie die Zeit in einer ungezwungenen Atmosphäre.

Wie Sie die Kosten für Geburtstagsfeiern aufteilen können


Den Geburtstag zum Teil als Betriebsausgaben geltend machen können? Das FG Baden-Württemberg hat entschieden, wie die Kosten eines Geburtstags steuerlich zu behandeln sind (Urteil vom 19.3.2014, Az. 3541/12).

Für die Beurteilung, ob die Aufwendungen für eine Feier beruflich oder privat veranlasst sind, ist in erster Linie auf den Anlass der Feier abzustellen. Dabei ist dies ein erhebliches Indiz, nicht aber das allein entscheidende Kriterium für die Beurteilung der beruflichen oder privaten Veranlassung Ihrer Bewirtungsaufwendungen.

Für die Zuordnung der Aufwendungen zum beruflichen oder privaten Bereich ist auch von Bedeutung, wer als Gastgeber auftritt, sowie

  • ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder
  • Mitarbeiter (des Steuerpflichtigen oder des Arbeitgebers) oder
  • um private Bekannte oder Angehörige handelt.
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