Bevor wir uns die technischen Möglichkeiten zum Aufbau eines effektiven Ablagesystems anschauen werden, müssen wir die wichtigste Voraussetzung klären: die Konsequenz. Sie können ein noch so perfektes System entwickeln – wenn Sie es nicht konsequent einhalten, wird es kaum Wirkung zeigen. Deshalb gilt:
1. Empfehlung: „Keep it simple“ oder so einfach wie möglich
Beim Besuch in anderen Betrieben ist man manchmal regelrecht davon erschlagen, welche hochkomplexen Systeme dort für die Ablage genutzt werden. Es ist mir sogar schon passiert, dass mein Ansprechpartner zunächst in einem übergeordneten Informationssystem nachschauen musste, um die Suchkriterien für bestimmte Dokumente zu ermitteln.
Es geht in diesem Beitrag aber mehr um Ihr ganz persönliches Ablagesystem und nicht um die zentrale Verwaltung aller Betriebsdokumente. Versuchen Sie nicht, das absolute Optimum zu finden oder ein besonders elegantes und beeindruckendes System zu entwickeln. Es muss im hektischen Alltag funktionieren, ansonsten ist es zum Scheitern verurteilt.
2. Empfehlung: Reduzieren geht vor einordnen
Ein häufiger Fehler von Ablagestrategien ist die falsche Reihenfolge der Sortierhierarchien. Auf der ersten Ebene sollten sich z. B. keine fachlichen Themen befinden, sondern eine Strategie zur Reduzierung des Dokumentenumfangs.
Beispiel: Sie ordnen alle Informationen zunächst nach Themen wie: strategische Instandhaltung, Reparatur, Wartung, Inspektion Personal, Arbeitssicherheit.
Wenn in diesem Fall neue Informationen eintreffen, werden Sie diese nach den entsprechenden Kriterien sortieren. Dabei stehen aber Aspekte wie die Dringlichkeit und die Relevanz nicht im Vordergrund. So gelangen auch immer wieder Informationen in Ihr Ablagesystem, die Sie überhaupt nicht benötigen.
Wie oft denken Sie beim Sortieren von Informationen: „Das schaue ich mir später in Ruhe noch einmal an“? Wie oft tun Sie es dann wirklich? Daher sollten Sie im ersten Schritt unabhängig vom Thema die folgenden Fragen beantworten und entsprechend handeln:
1. Ist die Information aktuell? Bei aktuellen Informationen (z. B. befristeten Angeboten) sollten Sie besonders kritisch sein, denn wenn Sie diese jetzt schon nicht benötigen, sind sie später mit Sicherheit nicht mehr von Interesse.
2. Hat das Dokument einen Nachschlagewert? Es gibt Informationen, die Sie zwar momentan nicht benötigen, die aber in Zukunft wichtig werden könnten (z. B. Informationen eines Lieferanten für bestimmte Produkte).
3. Was macht diese Information wertvoll? Wenn Sie ein Dokument aufbewahren, muss es mindestens einen Aspekt aufweisen, durch den es einen besonderen Stellenwert hat.
Beispiel: Informationen, die Sie jederzeit leicht und aktuell im Internet finden können, haben keinen besonderen Wert (z. B. ein neuer Lieferant für ein Ersatzteil). Bietet dieser Lieferant aber wichtige Zusatzdienste, dann hat diese Information durchaus ihren Wert.
3. Empfehlung: Finden Sie geeignete Kategorien
Praktisch jedes Ablagesystem nutzt eine Hierarchieordnung, um eine große Anzahl an Dokumenten in kleinere Untermengen aufzuteilen. Wichtig ist dabei allerdings, dass die Kategorien auf einer Ebene derselben Systematik folgen.
Beispiel: Sie sortieren Ihre Unterlagen auf der ersten Hierarchieebene nach den Kategorien des ersten Beispiels. Hier würde eine neue Kategorie „Neue Produkte“ nicht passen, denn die entsprechenden Informationen könnten genauso gut in eine der schon bestehenden eingeordnet werden.
