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Outsourcing: Rechnet sich die Vergabe an Externe für Ihren Betrieb?

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Outsourcing

Von Günter Stein,

Heute kommt kaum mehr ein Betrieb ohne Outsourcing aus: Gemeint ist die Ausgliederung von bestimmten Leistungen eines Unternehmens, die (meistens) vorher innerhalb des Unternehmens selbst erledigt wurden. Betriebe, die Teile ihres Arbeitsprozesses auslagern, tun dies vor allem deshalb, weil sie sich stärker auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren wollen, aber auch um Kosten zu sparen und Risiken zu minimieren.

Nicht alle Tätigkeiten eignen sich für das Outsourcing

Wenn Sie sich als Betriebsleiter mit der Frage beschäftigen, ob Sie bestimmte Prozesse aus Ihrem Betrieb auslagern können, sollten Sie Folgendes beachten. Nicht alle Bereiche eignen sich für das Outsourcing. Häufig ausgelagerte Tätigkeiten sind z. B. administrative Aufgaben wie die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnung, aber auch das Personalrecruiting wird häufig ausgelagert.

Für das Outsourcing eignen sich vor allem

  • regelmäßig anfallende Tätigkeiten, die insgesamt nur ein geringes zeitliches Kontingent beanspruchen (z. B. die Organisation von Mitarbeiterschulungen),
  • zeitlich begrenzte Aufgaben (z. B. die Personalakquise) sowie
  • Tätigkeiten, für die die Mitarbeiter im Betrieb nicht die erforderlichen Qualifikationen mitbringen (z. B. im Bereich IT).

Es gibt 2 Formen des Outsourcing

  1. Sie beauftragen ein Unternehmen mit einer Tätigkeit, das diese für Sie in seinen eigenen Räumlichkeiten durchführt. Das ist beim Personalrecruiting z. B. der Fall.
    Vorteil: Sie geben eine Leistung in Auftrag und erhalten das fertige Endergebnis. Um den Entstehungsprozess müssen Sie sich nicht kümmern.
  2. Sie lagern eine bestimmte Tätigkeit aus. Diese Arbeit erbringt die beauftrage Firma als Dienstleistung in den Räumen Ihres Betriebes. In diesem Fall spricht man auch von „Inhouse Outsourcing“.
    Vorteil: Sie haben einen qualifizierten Mitarbeiter vor Ort, den Sie jederzeit ansprechen können, können die Personalkosten aber genau kalkulieren.

Beziehen Sie sämtliche Kosten des Outsourcing in die Rechnung ein

Oft fällt die Entscheidung zugunsten von Outsourcing aufgrund kurzfristiger Überlegungen. Die Einsparung von Kosten steht dabei im Vordergrund. Dabei wird häufig der Fehler gemacht, nicht alle Kosten in die Rechnung mit einzubeziehen. Wenn Sie also mit dem Gedanken spielen, Geschäftsbereiche oder Arbeitsprozesse auszulagern, sollten Sie nicht nur die reinen Kosten, die bisher für diese Tätigkeit entstanden sind, in einer ersten Vergleichsrechnung berücksichtigen. Vor allem sollten Sie auch folgende Aspekte berücksichtigen:

  • Können Sie davon ausgehen, dass die Qualität gleich bleibt? Oder müssen Sie zumindest in der Anfangsphase davon ausgehen, dass es (wenn auch geringe) Qualitätsunterschiede gibt?
  • Wie wird die Belegschaft das Outsourcing aufnehmen? Ist sie besorgt, dass ein Arbeitsplatzabbau droht? Gerade das aber kann dazu führen, dass die Mitarbeiter der betroffenen Bereiche weniger motiviert und damit auch weniger produktiv sind.
  • Können Sie sicher sein, dass das mit der Ausführung der Leistung beauftragte Unternehmen auch längerfristig zu den mit Ihnen vereinbarten Konditionen arbeitet? Oder müssen Sie damit rechnen, sich durch das Outsourcing in die Abhängigkeit dieses Unternehmens zu begeben?

Praxis-Tipp: Gerade, wenn Sie Produktionsbereiche auslagern, kann der Schutz von Betriebsgeheimnissen möglicherweise nicht immer ausreichend sichergestellt werden. Denn schließlich kann das beauftragte Unternehmen auch für einen Ihrer Mitbewerber tätig werden. Nehmen Sie sich deshalb die Zeit, diesen Punkt genau mit dem beauftragten Unternehmen zu erörtern.

Das sollten Sie bei der Auswahl der Dienstleister für Outcourcing beachten

  • Der Dienstleister hat fundierte Kenntnisse Ihrer Branche.
  • Er kann entsprechende Referenzen nachweisen.
  • Die Leistungen sind klar definiert.
  • Sämtliche Leistungen sind vertraglich geregelt.
  • Es gibt Regelungen zur Vergütung von Mehrarbeit.
  • Es gibt eine Qualitätskontrolle.
  • Eine dauerhafte berufliche Partnerschaft mit dem Dienstleister ist vorstellbar.
  • Die Unternehmenskulturen passen zusammen.

 

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