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Um effektive und effiziente Prozesse gestalten zu können, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter deren Inhalte, z. B. Ablaufabschnitte, Systeme, Anlagen,...

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Sichern Sie in vier Schritten das relevante Wissen in Ihrem Betrieb

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Betriebsleitung Wissensmanagement

Von Günter Stein,

Um wettbewerbsfähig zu sein, benötigt jedes Unternehmen Wissen in den unterschiedlichsten Formen. Doch wie entwickeln und verwalten Sie diese Daten und Informationen in Ihrem Betrieb? Genau dafür benötigen Sie ein Wissensmanagement (Knowledge Management).

Damit Sie ein effektives System für das Wissensmanagement (WM) aufbauen können, sollten Sie sich zuerst einmal vor Augen halten, welche Informationen in Ihrem Unternehmen benötigt werden und vorhanden sind.

Ausgangsfragen des Wissensmanagements

Kern eines jeden Knowledge Managements ist die Beantwortung der folgenden vier Fragen

  • Welches Wissen brauchen Sie?
  • Über welches Wissen verfügen Sie bereits?
  • Wie können Sie auf das Wissen zugreifen?
  • Wie kommen Sie an das noch fehlende Wissen?

Diese Fragen lassen sich nicht generell für den gesamten Betrieb beantworten, sondern am besten bezogen auf einzelne Prozesse.

Beispiel: Die Entwicklungsabteilung braucht für die Konzeption von neuen Produkten ganz spezielle Informationen. Wie sind Konkurrenzprodukte aufgebaut? Welche Materialien und Bauteile lassen sich einsetzen? Wie können Schnittstellen realisiert werden? Was erwartet der Kunde von einem solchen Produkt?

Ein Wissensmanagement definiert die Wege, auf denen Sie an die Informationen kommen, und legt auch die zeitlichen Abläufe fest. Damit vermeiden Sie spätere Aussagen wie: „Wenn wir das doch nur vorher gewusst hätten.“ Gehen Sie bei der Einführung eines WM in den folgenden Schritten vor:

Schritt 1: Richten Sie eine zentrale Datenbank für Wissen ein

Die Informationen in Ihrem Betrieb müssen – soweit es geht – transparent gemacht werden. Jeder sollte Zugriff auf das gesamte Wissen haben, jeder sollte aber auch darüber informiert sein, was an Wissen benötigt wird. Dabei lassen sich 2 unterschiedliche Arten von Wissen unterscheiden, die auch zu 2 unterschiedlichen Arten des WM führen:

  • Explizites Wissen
  • Implizites Wissen

Das explizite Wissen ist verfügbar und lässt sich leicht dokumentieren. Beim impliziten Wissen handelt es sich um Fähigkeiten und Erfahrungen, die sich nicht oder nur schlecht in eine Dokumentationsform bringen lassen. Aus diesem Grund finden Sie im englischsprachigen Raum die Bezeichnungen: „people to document“ (explizit) und „people to people“ (implizit). Warum ist der zentrale Zugriff von so enormer Wichtigkeit? Mir ist ein Fall in einem großen Elektronikunternehmen bekannt, der die Notwendigkeit sehr gut beschreibt.

Beispiel: In dem Unternehmen gibt es mehrere Entwicklungsabteilungen. Für die Entwicklung von 2 neuen Produkten im Bereich der Datenmesstechnik wurden extrem schnelle Speicherbausteine benötigt. Ohne voneinander zu wissen, machten sich 2 Mitarbeiter auf die Suche. Erst eine Vertriebsangestellte, die dicht hintereinander die Anfragen der beiden Entwickler erhielt, machte diese darauf aufmerksam. Die krönende Pointe dieser Anekdote liegt aber darin, dass eine 3. Abteilung ein Verfahren entwickelt hatte, das durch Kaskadierung mit langsamen Speichern auskommt.

Schritt 2: Integrieren Sie eine Suchfunktion für das Wissensmanagement

Sowohl für das explizite wie auch für das implizite Wissen muss es eine Möglichkeit der strukturierten Suche geben. Diese Eigenschaft bietet jede Datenbank. Sie müssen dabei nicht das ganze Wissen in die Datenbank integrieren. Geben Sie den Titel des Dokuments ein, eine möglichst große und logische Anzahl an Suchbegriffen und den Ort, wo es zu finden ist. Beim impliziten Wissen wird anstelle des Dokuments die Person genannt, die über das Wissen verfügt.

Schritt 3: Standardisieren Sie die Abfragen der Wissens-Datenbank

Geben Sie die Abläufe vor, wie ein Mitarbeiter an das Wissen kommt. Dabei sollten interne Anfragen immer als 1. Möglichkeit genutzt werden. Führen Sie danach weitere Wege auf: Internetrecherche, Anfrage bei Lieferanten, Bibliotheken, externe Fachberater etc.

Schritt 4: Mitarbeiter beantworten Mitarbeiterfragen

Wenn ein Mitarbeiter auf die Suche nach Informationen geht, stellt er diese Anfrage in eine spezielle Rubrik der Wissensdatenbank. Dort lassen sich dann alle offenen Anfragen einsehen und vielleicht schon von einem anderen Mitarbeiter beantworten.

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