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Darum brauchen Sie ein QM-Handbuch

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QM-Handbuch

Von Günter Stein,

Das Fundament eines Qualitätsmanagements (QM) ist ein QM-Handbuch (QMH). Diese systematische Dokumentation wird für die Erfüllung der folgenden 5 Funktionen benötigt.

 

Das Fundament eines Qualitätsmanagements (QM) ist ein QM-Handbuch (QMH). Diese systematische Dokumentation wird für die Erfüllung der folgenden 5 Funktionen benötigt:

QM-Handbuch (QMH) erfasst Ziele

Diese Funktion erfüllt das QMH durch die Festlegung der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele eines Unternehmens. Ziel eines QM ist die Führung eines Betriebes durch Qualitätsziele.

QM-Handbuch (QMH) gibt Auskunft über Verantwortung

Wie teilen sich Verantwortlichkeiten und Kompetenzen im Betrieb auf? Welche Wechselwirkungen gibt es zwischen den inneren Prozessen und wie sind die Prozessabläufe festgelegt? Auch die Frage, wie der Aufbau eines funktionierenden Kontrollsystems für die qualitätsrelevanten Prozesse aussehen kann, fällt in diese Kategorie.

 

QM-Handbuch (QMH) für Ihre Außendarstellung

Ein QM-System muss sich nach außen darstellen lassen, egal ob Sie es für eine Zertifizierung benötigen oder lediglich in der Absatzförderung einsetzen. Nach dem Produkthaftungsgesetz müssen Sie z. B. nachweisen können, dass die anerkannten Regeln der Technik, alle Vorschriften und Normen eingehalten wurden. Dies lässt sich mit der Darlegungsfunktion eines QMH bewerkstelligen.

QM-Handbuch (QMH) dient der kontinuierlichen Verbesserung

Durch die exakte Analyse und Beschreibung aller qualitätsrelevanten Prozesse ist die Basis für eine Optimierung gegeben. Außerdem wird durch den Vergleich von Ist- und Soll-Zuständen die Wirksamkeit der Maßnahmen nachgewiesen, so dass sie fortgesetzt oder verworfen werden können.

QM-Handbuch (QMH) motiviert

Ein QM-System lässt sich nur durch die aktive Mitarbeit aller Arbeitnehmer erreichen. Aus diesem Grund muss ein QM-Handbuch auch den Anteil eines jeden Mitarbeiters herausstellen. Dies motiviert zu qualitätsbewusstem Denken und Handeln im gesamten Unternehmen.

Ihr QM-Handbuch (QMH) dient internen und externen Zwecken

Auch wenn das QM-Handbuch der zentrale Bestandteil der QM-Dokumenation ist, so sollten Sie beim Aufbau doch immer beachten, dass es auch externen Personen (Kunden, Banken, Versicherung etc.) zur Verfügung gestellt wird. Aus diesem Grund sollte der Umfang möglichst übersichtlich gehalten werden und weitergehende Details in die folgenden Dokumente Qualitätsmanagement-Verfahrensanweisungen (QMVA), Arbeits-, Sicherheits- und Prüfanweisungen sowie Qualitätsaufzeichnungen ausgelagert werden. Diese Dokumente sind für den internen Gebrauch bestimmt.

Was in jedes QM-Handbuch (QMH) gehört

1. Deckblatt

Demonstrieren Sie schon beim Aufbau des QMH die Qualitätsorientierung Ihres Betriebes. Ein Firmenlogo, eine Versionsangabe, das Datum der letzten Bearbeitung, der Name des Verfassers sollten auf dem Deckblatt oder der ersten Umschlagseite aufgeführt werden.

2. Inhaltsverzeichnis

Geben Sie zur besseren Orientierung in jedem Fall Seitenzahlen und nicht nur Kapitel an. Führen Sie hier auch Ergänzungen und Änderungen einzeln auf.

3. Verbindlichkeitserklärung

Die oberste Führungsebene muss schriftlich erklären, dass sie alle Maßnahmen, die im QMH aufgeführt sind, als verbindlich für das Unternehmen akzeptiert und vorschreibt.

4. Vorstellung Ihres Betriebes

Nun folgt eine Vorstellung des Unternehmens mit der Historie, Angaben über den Firmenzweck, die Belegschaft, wichtige Entwicklungen, Marktstellung, Firmenphilosophie etc.

5. Allgemeine Beschreibung Ihres QM-Systems

Wie ist das Qualitätsmanagement-System in Ihrem Unternehmen aufgebaut? Welche Verantwortlichkeiten gibt es, wie wird das QMH gewartet und benutzt etc.

6. Beschreibung der Prozesse

Dieses Kapitel ist der Hauptteil des QMH. Beschreiben Sie hier alle relevanten Prozesse wie: Führungs- und Leitungsprozesse, die Prozesse der Leistungserbringung (Kernprozesse), die unterstützenden Prozesse, Überwachungsprozesse, Prüf- und Optimierungsprozesse.

Zu jeder Prozessbeschreibung gehört die Beschreibung des Zwecks, die Unterteilung in Teilprozesse und Aufgaben, die Beschreibung der Einflussfaktoren, Input und Output, Hauptverantwortlicher und Bezug auf weiterführende Dokumente.

Ein QM-Handbuch (QMH) zu entwickeln klingt komplizierter als es ist

Sie sehen, dass sich die meisten Arbeiten am QM-Handbuch (QMH) standardisieren lassen. So sparen Sie eine Menge Arbeit. Erstellen Sie sich für die Beschreibung der Prozesse Formulare mit entsprechenden Masken und Hinweisen als Kommentare, z. B. in Excel.

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