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Leistungsstörungen in der Beschaffungsbranche

4 1 Beurteilungen
Urheber: Jakub Jirsák | Fotolia

Von Jens Holtmann,

Fehlerhafte Lieferungen gehören zum täglichen Brot der Branche. Ob nun Ausschuss bzw. Falschmengengeliefert werden oder Termine platzen. Besonders zu spät oder gar nicht gelieferte Waren können drastische Rechtsfolgen haben.

Für den Anlagenbauer bedeutet das unter anderem:

  • volle Übernahme des Zufallsrisikos
  • Rücktritt des Bestellers vom Vertrag
  • hohe, oft existenzgefährdende Schadenersatzansprüche (wenn der Besteller durch die Verspätung Produktionsausfälle erleidet)

Beachten Sie: Die Unschuld vom Lande kann die Beschaffung aber auch nicht spielen. Denn sie hat ebenfalls Termine beim Anlageneinkauf einzuhalten, beispielsweise rechtzeitig Entscheidungen zu treffen, Freigaben zu erteilen oder Dokumente bzw. Sachverhalte termingerecht zu prüfen.

Der Lieferort ist nicht der Erfüllungsort

Wegen der Ähnlichkeit werden beide Begriffe gern miteinander verwechselt, dabei können sie juristisch nicht unterschiedlicher sein:

  1. Der Lieferort bezeichnet den Platz (Stadt, Straße, Werkhalle), wohin die Industrieanlage physisch zu bringen ist, wenn der Kunde sie nicht selbst abholt.
  2. Der Erfüllungsort bestimmt dagegen abstrakt, wann der Lieferant seine Erfüllungspflicht aus dem Vertrag (die Lieferung der Anlage) erfüllt hat (eine besonders wichtige Größe im internationalen Handelsverkehr).

Beachten Sie: Bis zur Ankunft der Anlage am Erfüllungsort trägt der Hersteller alle Transportrisiken. Das heißt nichts anderes, als dass er die Maschine noch einmal bauen oder reparieren muss, wenn sie vor Erreichen des Erfüllungsortes auf dem Transportweg zerstört oder beschädigt wurde.

Der Erfüllungsort kann vertraglich frei festgelegt werden und muss nicht mit dem Lieferort identisch sein. Internationale Standardregelungen für die Risikoabgrenzung können Sie nachlesen in den Incoterms 2010 (auf Englisch) unter www.iccgermany.de/icc-regeln-undrichtlinien/icc-incotermsR/incotermsklausel-dap-delivered-at-place.html.

Die Abnahme, der nächste Meilenstein

Ist die Anlage am Liefer- oder Erfüllungsort wohlbehalten angekommen, hat der Hersteller seine Hauptpflicht (Lieferung der Maschine) erfüllt. Aus dem Schneider ist er deshalb aber immer noch nicht, denn erst einmal muss sie vom Besteller abgenommen, das heißt eingehend überprüft, werden. Akzeptiert der Besteller die Anlage als frei von wesentlichen Mängeln, gehen Eigentum, Nutzen und Gefahren auf ihn über und die Gewährleistungsfrist beginnt zu laufen.

So weit die Theorie. In der Praxis ist die Abnahme aber ein Prozess in mehreren Schritten. Denn wie eine große Industrieanlage nicht an einem Tag geliefert und aufgestellt werden kann, kann sie auch nicht in ein paar Stunden auf Herz und Nieren überprüft werden.

Es fängt alles viel früher an

Im Grunde genommen schon beim Aushandeln der Lieferverträge. Denn schon zu diesem frühen Zeitpunkt sollten Sie den Abnahmeprozess regeln und niederschreiben, zum Beispiel via Vorprüfungen in entscheidendenProjektphasen (Probelauf im Herstellerwerk, Montage bei Ihnen im Unternehmen usw.). Auf diese Weise könnenFehler früher erkannt und Folgekosten kleingehalten werden. Zum Vorteil für beide Seiten.

Für Abnahmemodalitäten gibt es keine Vorschriften

Der Gesetzgeber gibt den Vertragsparteien reichlich Spielraum, Ablauf und Wirkungenfrei zu regeln. In der Praxis bewährthaben sich die folgenden 5 Abnahmeklauseln, die in keinem Liefervertrag für Industrieanlagen fehlen sollten:

  1. verbindliche Standards für Prüfungen und Tests
  2. Vorprüfungen mit Werk- und Teilabnahmen
  3. Abnahmeprüfungen unmittelbar nach Inbetriebnahme oder Probebetrieb
  4. Protokollierung mit Mängelliste
  5. Übernahme von Personalkosten (einschließlich Spezialisten)

Mit Sachmängeln richtig umgehen

Das juristische Rüstwerk für Ihre Gewährleistungsrechte bei fehlerhaften Lieferungen finden Sie in § 434 BGB. Dort gibt es 3 Stufen des Sachmangels:

  1. Es kommt auf die Vereinbarung (= Artikelbeschreibung und Fotos) an.
  2. Es kommt auf die vorausgesetzte Verwendung an (Lokomotive muss elektrisch betrieben fahren können).
  3. Es kommt auf die gewöhnliche Verwendung und die normale Beschaffenheit an.

§ 434 BGB im Wortlaut

(1) Die Sache ist frei von Sachmängeln, wenn sie bei Gefahrübergang die vereinbarte Beschaffenheit hat. Soweit die Beschaffenheit nicht vereinbart ist, ist die Sache frei von Sachmängeln:

1. wenn sie sich für die nach dem Vertrag vorausgesetzte Verwendung eignet, sonst
2. wenn sie sich für die gewöhnliche Verwendung eignet und eine Beschaffenheit aufweist, die bei Sachen der gleichen Art üblich ist und die der Käufer nach der Art der Sache erwarten kann.

Zu der Beschaffenheit nach Satz 2 Nr. 2 gehören auch Eigenschaften, die der Käufer nach den öffentlichen Äußerungen des Verkäufers, des Herstellers (§ 4 Abs. 1 und 2 des Produkthaftungsgesetzes) oder seines Gehilfen insbesondere in der Werbung oder bei der Kennzeichnung über bestimmte Eigenschaften der Sache erwarten kann, es sei denn, dass der Verkäufer die Äußerung nicht kannte und auch nicht kennen musste, dass sie im Zeitpunkt des Vertragsschlusses in gleichwertiger Weise berichtigt war oder dass sie die Kaufentscheidung nicht beeinflussen konnte.

(2) Ein Sachmangel ist auch dann gegeben, wenn die vereinbarte Montage durch den Verkäufer oder dessen Erfüllungsgehilfen unsachgemäß durchgeführt worden ist. Ein Sachmangel liegt bei einer zur Montage bestimmten Sache ferner vor, wenn die Montageanleitung mangelhaft ist, es sei denn, die Sache ist fehlerfrei montiert worden.

(3) Einem Sachmangel steht es gleich, wenn der Verkäufer eine andere Sache oder eine zu geringe Menge liefert.

Mit Vertragsstrafen richtig umgehen

Die Vertragsstrafe (auch Pönale oder Konventionalstrafe genannt, siehe §§ 339 ff. BGB) ist in erster Linie eine Präventionsmaßnahme. Sie können sie auch Motivationshilfe für Ihren Anlagenbauer nennen, pünktlich zum vereinbarten Termin die bestellten Waren in der vereinbarten Menge und Qualität zu liefern. Rechtlich gesehen ist die Vertragsstrafe eine Zusatzvereinbarung, in der Ihr Lieferant (Schuldner) Ihnen als Einkäufer (Gläubiger) die Zahlung einer Geldsumme in Aussicht stellt, falls er seine Verbindlichkeiten nicht oder nicht in gewünschter Weise erfüllt.

Die Vorteile der Vertragsstrafe

Auf eine gravierende Vertragsstörung (z. B. im Verzugsfall) können Sie natürlich auch mit einer Schadenersatz-Forderung reagieren. Dann müssen Sie allerdings beweisen, dass die geforderte Schadensumme den tatsächlich entstandenen Schäden entspricht. Dieser Nachweis ist in der Regel sehr zeitaufwändig. Im Streitfall müssen Sie unter Umständen auch vertrauliche (Kalkulations-) Unterlagen offenlegen. Alles Argumente, um im Schadenfall der Vertragsstrafe den Vorzug zu geben.

Beachten Sie: Neben der vereinbarten Vertragsstrafe können Sie ja zusätzlich, wenn die Voraussetzungen dafür erfüllt sind, Schadenersatz wegen Nichterfüllung verlangen. Die Höhe der Vertragsstrafe ist dann mit diesem Anspruch zu verrechnen.

Bevor es ans Strafen geht

Dennoch sind Vertragsstrafen keine Selbstverständlichkeit und sie gehören auch nicht in Ihre Einkaufsbedingungen. Vielmehr sollten Sie Vertragsstrafen immer individuell mit Ihren Lieferanten vereinbaren.

Dafür gibt es 4 Gründe:

  1. Vertragsstrafenregelungen in allgemeinen Einkaufsbedingungen unterliegen der scharfen Inhaltskontrolle durch den Bundesgerichtshof (BGH).
  2. Die Vertragsstrafe ist nur bei sehr wichtigen Geschäften wie dem Investitionsgütereinkauf sinnvoll. Für Standardbeschaffungen sind die gesetzlichen Regelungen völlig ausreichend.
  3. Nur eine individuell ausgehandelte Vertragsstrafe macht Ihren Zulieferern deutlich, wie wichtig für Sie Liefertreue und Qualitätsstandards sind.
  4. Da sich Ihre AGB und die AllgemeinenGeschäftsbedingungen Ihres Lieferanten höchstwahrscheinlich durch entsprechende Abwehrklauseln gegenseitig neutralisieren, bleibt Ihnen gar nichts anderes übrig, als die Vertragsstrafe individuell, also gesondert, auszuhandeln.

Wenn eine Strafe fällig wird

Laut BGB muss der Lieferant nur dann eine Vertragsstrafe zahlen, wenn er der Verursacher einer Lieferverzögerung ist. Das tritt ohne jeden Zweifel zu für

  • Vorsatz,
  • Fahrlässigkeit,
  • Verschulden des Erfüllungsgehilfen,
  • Unvermögen bei Gattungsschulden und
  • Unmöglichwerden der Leistungen während des Verzugs.

Beachten Sie: In Fällen höherer Gewalt und wenn Lieferverzögerungen durch die Besteller/Einkäufer verursacht wurden, müssen Lieferanten keine Vertragsstrafen zahlen.

Wie viel können Sie verlangen?

Zu dieser höchst wichtigen Frage schweigen sich BGB und Rechtsprechung leider aus. Obergrenzen für Vertragsstrafen lassen sich lediglich aus bestehenden Handelsbräuchen ableiten. Unbedenklich sind etwa Vertragsstrafen von 0,1 bis 0,3 % der Auftragssumme pro Kalender- oder Arbeitstag. Die höchsten Strafsätze liegen nach besagten Handelsbräuchen bei 5 bis 10 % der Auftragssumme.

In Ihrer Individualvereinbarung könnte es also heißen: „Halten Sie den vereinbarten Liefertermin nicht ein, zahlen Sie für jeden Kalendertag der Terminüberschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,5 % des Gesamtauftragswerts bis zu maximal 10 % des Gesamtauftragswerts.“

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