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In 7 Schritten zum richtigen Einstieg ins Qualitätsmanagement

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Guter Einstieg ins Qualitätsmanagement
So gelingt Ihnen der richtige Einstieg ins Qualitätsmanagement

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Wie sieht der Ist-Stand bezüglich der Qualität der Arbeit in Ihrer Einrichtung aus? Bedenken Sie stets, dass Ihre Einrichtung beim Thema Qualitätsmanagement nicht bei null anfängt. Ohne ein gewisses Maß an Qualität könnten Sie auf dem Markt nicht bestehen.

Schritt 1: Ist-Stand einschätzen

Wie sieht der Ist-Stand bezüglich der Qualität der Arbeit in Ihrer Einrichtung aus? Bedenken Sie stets, dass Ihre Einrichtung beim Thema Qualitätsmanagement nicht bei null anfängt. Ohne ein gewisses Maß an Qualität könnten Sie auf dem Markt nicht bestehen bzw. hätten keinen Kostenträger für Ihre Leistungen gefunden.

Schritt 2: Schwächen analysieren

Wo sind die Schwächen Ihrer Einrichtung? Was müssen Sie unbedingt verbessern? Führen Sie anschließend eine möglichst detaillierte Schwächen-Analyse durch und erkennen Sie die wichtigsten Baustellen, auf denen Sie tätig werden müssen. Nachdem Sie Ihre wichtigsten Ansatzpunkte für das Qualitätsmanagement aufgedeckt haben, müssen Sie sich im Weiteren über Ihre Ziele Gedanken machen.

Schritt 3: Ziele definieren

Welche Ziele streben Sie für Ihre Einrichtung mit der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems an? Aus den Stärken- und Schwächen-Analysen können Sie konkrete Ziele definieren, die Sie mit dem Einstieg in einen Qualitätsmanagement-Prozess erreichen möchten. Sortieren Sie die Ziele nach deren Wichtigkeit. Nach der Klärung Ihrer Ziele können Sie die Frage nach dem für Ihre Einrichtung passenden Modell angehen.

Schritt 4: Bedarf einschätzen

Welchen Bedarf sehen Sie bezüglich eines Qualitätsmanagement-Systems für Ihre Einrichtung? Streben Sie die Einführung eines durchgängigen Qualitätsmanagement-Systems an (z. B. EFQM, DIN EN ISO)? Oder reichen Ihnen ggf. einzelne Ideen und Ansätze aus verschiedenen Modellen aus, um Ihre Qualitätsziele zu erreichen? Vergleichen Sie noch einmal die Vor- und Nachteile eines geschlossenen Systems (z. B. DIN EN ISO) mit denen eines eher offen strukturierten Systems (z. B. EFQM).

Schritt 5: Ressourcen prüfen

Können Sie den Prozess als Einrichtung allein bewältigen oder benötigen Sie externe Unterstützung? In diesem Zusammenhang ist die Frage nach den Ressourcen zentral: Was steht Ihnen zur Verfügung bzw. welche Ressourcen können noch verfügbar gemacht werden? Haben Sie wenig Zeit, dafür aber ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung, starten Sie Ihr Qualitätsmanagement mit Hilfe externer Beratung. Fehlen Ihnen die finanziellen Mittel, setzen Sie auf Potenziale Ihrer Mitarbeiter.

Schritt 6: Mitarbeiterpotenzial einschätzen

Wie können Sie Ihre Mitarbeiter motivieren, Qualitätsmanagement in Ihrer Einrichtung umzusetzen? Von oben verordnetes Qualitätsmanagement funktioniert nicht. Sie sind auf den Einsatz Ihrer Mitarbeiter angewiesen. Die Motivation Ihrer Mitarbeiter ist ein langfristiges Projekt. Allerdings ist es wichtig sicherzustellen, dass motivationsfördernde Rahmenbedingungen (Information, Transparenz, Belohnung etc.) gegeben sind.

Schritt 7: Einstieg planen

Was sind Ihre nächsten Schritte? Nach intensiver Vorbereitung geht es nun darum, den Einstieg ins Qualitätsmanagement entsprechend umzusetzen. Planen Sie einzelne Schritte und setzen Sie diese fristgerecht um.

WICHTIGER HINWEIS: Ein einmal gestartetes Projekt zur Einführung von Qualitätsmanagement sollte für die Mitarbeiter sichtbare Erfolge und Verbesserungen bringen. Ein Abbruch führt dazu, dass die Widerstände der Mitarbeiter bei einem erneuten Start sehr viel schwerer zu überwinden sein werden. Planen und durchdenken Sie ein Projekt zur Einführung von Qualitätsmanagement also gründlich, und legen Sie es auf Dauer an.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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