5 Grundregeln: So erstellen Sie ein professionelles Protokoll

Schnell und klar: Das stichpunktartige Ergebnisprotokoll

Die mittlerweile am häufigsten verwendete Protokollform sowohl im betrieblichen Umfeld als auch bei Vereinen und Verbänden ist das stichpunktartige Ergebnisprotokoll. Es ist keine „offizielle“ Protokollform, sondern aus der Praxis heraus entstanden.

Im Grunde handelt es sich dabei um eine Mischung aus Kurzprotokoll und Ergebnisprotokoll:

• Das Ergebnisprotokoll enthält nur die Ergebnisse,
• das Kurzprotokoll beinhaltet darüber hinaus auch zusammengefasst weitere Informationen, etwa darüber, wie es zu den Ergebnissen kam.

Daneben setzen vor allem Entwicklungsbereiche in Unternehmen auch rein tabellarische Protokollformen ein, die mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel geführt werden.

5 Grundregeln für die Protokollerstellung

Für das stichpunktartige Ergebnisprotokoll gelten heute die folgenden Grundregeln:

• Wichtig ist eine möglichst kurze, auf die wirklich relevanten Informationen reduzierte Form. Diese garantiert nicht nur später beim Lesen den schnellen Überblick, sondern verkürzt auch die für die Protokollerstellung notwendige Zeit erheblich.
• Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass auch Außenstehende oder bei der Besprechung Abwesende wie beispielsweise Führungskräfte das Protokoll verstehen können.
• Die einzelnen Punkte werden stichwortartig formuliert, das heißt, sie werden nicht als Sätze ausformuliert. Ausnahme: Ergebnisse werden meist in ganzen Sätzen festgehalten.
• Das Ergebnisprotokoll hält eine Gruppenentscheidung fest und nicht die im Verlauf der Besprechung geäußerten Standpunkte. Das heißt auch: Namen werden nur bei Aufgaben genannt oder dann, wenn ein Teilnehmer ausdrücklich einem gemeinsamen Ergebnis nicht zustimmt – es gibt kein „Copyright auf Ideen“.
• Termine und Zuständigkeiten werden eindeutig in der Tabelle angegeben.

Weitere Formen der Ergebnissicherung und Protokollierung

Der Ergebnissicherung im weiteren Sinne dienen heute beispielsweise auch

• Berichte,
• Gesprächsnotizen,
• Aktennotizen oder
• Versuchsberichte.

Sie unterscheiden sich von einem Protokoll (im engeren Sinne) meist dadurch, dass sie die Ergebnisse einer Einzelarbeit (Versuchsbericht) sind oder nicht einvernehmlich mit dem Gesprächspartner Abgestimmtes, sondern Subjektives festhalten und keine Beweiskraft haben.

Für diese Formen können Sie oft die gleiche Struktur und Gestaltung, also auch die gleiche Vorlage in Ihrem Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm, verwenden wie für das klassische Protokoll.

Besonders schnell und effektiv: Das Besprechungsprotokoll als Online-Protokoll

Bei der Erstellung von traditionellen, lang ausformulierten Protokollen dauert nicht nur die Anfertigung sehr lange – auch zwischen Besprechung und Erhalt des Protokolls vergeht viel Zeit.

Früher galt es als durchaus „normal“, ein Protokoll erst zwei Wochen nach einer Besprechung zu verschicken. Und wenn dann noch einem Teilnehmer einfällt, dass seiner Meinung nach doch etwas anderes entschieden wurde als das, was im Protokoll steht, führt das häufig zu Diskussionen, Neuabstimmungen sowie in jedem Fall zu einer weiteren Zeitverzögerung – und viel Zeitaufwand heißt immer auch: zusätzliche Kosten.

Direkt während der Besprechung protokollieren

Um nicht nur Zeit und Kosten, sondern auch Nerven zu sparen und um die rasche Umsetzung von Entscheidungen sicherzustellen, wird heute in Unternehmen meist die Technik der so genannten Online-Protokollierung verwendet.

„Online“ heißt dabei nicht, dass eine tatsächliche Online-Verbindung zum Internet oder zu einem Netzwerk bestehen muss. Es bedeutet „direkt während der laufenden Besprechung“.

Vor allem in technischen Bereichen wie beispielsweise in der Entwicklung wird das Protokoll direkt an einem Notebook erstellt und über einen Beamer für alle Teilnehmer sichtbar projiziert.

Das hat neben der Schnelligkeit einen weiteren großen Vorteil: Die Formulierungen im Protokoll können direkt von allen Teilnehmern überprüft und abgesegnet werden.

So integrieren Sie die Erstellung eines Online-Protokolls in Ihre Besprechung

Bei einem Online-Protokoll läuft jeder Punkt der Tagesordnung (TOP) nach folgendem Schema ab:

1. Punkt vorstellen: Ein TOP wird vorgestellt, gegebenenfalls gibt es eine Präsentation dazu, und der Punkt wird diskutiert.
2. Zwischenergebnisse festhalten: Zwischenergebnisse werden vom Besprechungsleiter oder Protokollanten direkt schriftlich fixiert – in einem Protokolldokument am Notebook, auf einem Flipchart oder auf einem Schreibblock.
3. Endergebnis und Aufgaben festhalten: Zum Abschluss eines TOPs werden die Ergebnisse gemeinsam durchgesprochen und gegebenenfalls die Formulierungen so angepasst, dass alle Teilnehmer damit einverstanden sind. Auch die Aufgabenverteilung wird einvernehmlich vorgenommen und festgehalten.

Dann geht es mit dem nächsten TOP weiter. Wenn eine Besprechung in dieser Form am Notebook durchgeführt wird, ist das Protokoll direkt nach Bearbeitung des letzten TOPs komplett fertig und kann verschickt werden.

Protokolle zu kritischen Themen erstellen

Bei besonders kritischen Themen geht man oft sogar noch einen Schritt weiter, beispielsweise bei Lieferantenbesprechungen. Wenn dabei Qualitätsprobleme oder andere Mängel besprochen werden und sich der Lieferant zu Verbesserungsmaßnahmen verpflichtet, möchte man klare Verbindlichkeit und schnelle Umsetzung sicherstellen.

So gehen Sie dabei vor:

• Lassen Sie das Protokoll direkt am Ende der Besprechung ausdrucken und gleich von allen Anwesenden unterschreiben.
• Das unterschriebene Exemplar wird für alle kopiert und jedem Teilnehmer gleich mitgegeben.
• Wurden die Ergebnisse am Flipchart oder auf einem Block festgehalten, dann müssen sie nur noch vom Besprechungsleiter oder Protokollanten in ein Protokolldokument übertragen werden.

Der große Vorteil bei diesem Vorgehen: Sie verhindern, dass einer der Teilnehmer später behauptet, eine Entscheidung sei nicht so getroffen worden, wie sie im Protokoll niedergeschrieben ist – schließlich steht seine Unterschrift darunter, fast wie bei einem Vertrag.

Der klassische Protokollrahmen: Regeln und Vorgaben für Kopf bis Schluss

Zwar gibt es für Protokolle keine allgemein gültigen Gestaltungsregeln oder DIN-Normen, allerdings können Sie viele in der DIN 5008 formulierten Regeln (das sind die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung) sinngemäß übertragen.

Genauere Maßgaben gibt es jedoch für den so genannten Protokollrahmen. Damit sind der „Kopf“ (also Beginn auf der ersten Seite) und der Schluss des Protokolls gemeint. Hier müssen ganz bestimmte Informationen untergebracht sein.

Der Protokollkopf enthält

• den Namen des Veranstalters/Einladenden,
• die Tagesordnung, also den zeitlichen Ablauf,
• die Namen der Teilnehmer (entweder nur der erschienenen Teilnehmer oder aller Eingeladenen mit Vermerk, ob und eventuell auch warum abwesend),
• gegebenenfalls auch die Namen der Personen, die darüber hinaus das Protokoll erhalten (beispielsweise der Vorgesetzte), sowie
• Ort, Datum und Uhrzeit.

Am Protokollschluss waren früher verpflichtend zu finden:

• Ort und Datum der Protokollherstellung sowie
• die Unterschriften der Verantwortlichen (= Sitzungsleiter und Protokollführer).

Da die meisten Protokolle heute in digitaler Form (beispielsweise als Word- oder PDF-Datei) erstellt und verteilt werden, wird auf die Unterschriften in der Regel verzichtet.

Und wenn das Protokoll doch eine Unterschrift benötigt?

Manchmal ist es jedoch aus innerbetrieblichen oder rechtlichen Gründen zwingend notwendig, dass das Protokoll eine Unterschrift trägt.

Ein effizient erstelltes Protokoll dann auszudrucken, zu unterschreiben, zu kopieren und per Post zu verschicken wäre sicherlich ein Rückschritt in veraltete Verfahren. Trotzdem müssen manche Protokolle tatsächlich unterschrieben werden, um „gültig“ zu sein. Auch das Mitschicken einer Unterschriftsdatei im TIF- oder JPG-Format macht natürlich keinen Sinn.

Die Lösung ist einfach:

1. Drucken Sie ein Exemplar des Protokolls aus, und legen Sie es unterschrieben bei Ihren Papierunterlagen ab.
2. Fügen Sie in Ihrem Word-Dokument anstelle der Unterschrift den Vermerk „Im Original unterschrieben“ ein.
3. Erstellen Sie aus der Word-Datei ein PDF-Dokument, und verschicken Sie dieses als E-Mail-Anhang.

Falls tatsächlich jemand einmal bezweifeln sollte, dass das Protokoll so vom Besprechungsleiter unterschrieben wurde, können Sie immer noch eine Papierkopie nachreichen – oder der „Zweifler“ kann das unterschriebene Exemplar gegebenenfalls bei Ihnen einsehen. Wenn ein Protokoll als „Online-Protokoll“ erstellt wurde, kommen solche Nachfragen jedoch nicht vor.

Wie wird der Inhalt übersichtlich aufbereitet? Die Grundstruktur innerhalb der Tagesordnungspunkte

Wenn einzelne TOPs sehr umfangreich sind, also aus mehr als acht bis zehn Absätzen Text bestehen, sollten sie (und zwar alle einheitlich) inhaltlich gegliedert werden. Das vereinfacht das Formulieren des Protokolls und gewährleistet, dass nichts vergessen wird. Außerdem können so Informationen bei späterer Lektüre viel schneller gefunden werden.

Sinnvoll ist beispielsweise folgende Struktur:

1. Was ist Fakt? Eine kurze Erläuterung zu Zweck und Ziel des TOPs.
2. Bearbeitung des TOPs, wie beispielsweise Stoffsammlung, Diskussion.
3. Ergebnis(se), daraus resultierende Aufgaben mit Zuständigkeit(en) und Zieltermin(en).

Alternativen bei der Strukturierung der TOPs

Die Reihenfolge der beiden letzten Punkte dieser Grundstruktur kann getauscht werden; bei bestimmten Protokoll- oder Berichtstypen ist das sogar immer der Fall, beispielsweise im Versuchsbericht.

Hier empfiehlt sich folgende Struktur:

1. Was ist zu untersuchen?
2. Wie lautet die Empfehlung?
3. Wie wurde untersucht, beziehungsweise wie wurde der Versuch genau durchgeführt?

Welche Informationen immer ins Protokoll gehören

Informationen, die auf keinen Fall fehlen dürfen, sind die folgenden:

• das Ergebnis bzw. die Ergebnisse,
• für jeden einzelnen Punkt der Aufgabenliste: konkrete Erledigungstermine und der jeweils dafür Verantwortliche aus der Besprechungsgruppe („Wer macht was bis wann?“),
• falls eine Folgebesprechung notwendig sein sollte: der konkrete, gemeinsam festgelegte Termin der Besprechung. Diese Informationen sollten zur besseren Übersicht besonders hervorgehoben sein, beispielsweise durch Fettdruck.

Was gehört nicht ins Protokoll?

Ein Protokoll zu erstellen heißt auch, Informationen zu sichten, auszuwählen, zu komprimieren und zusammenzufassen. Das geschieht nach Maßgabe des Themas der jeweiligen Besprechung bzw. des jeweiligen TOPs.

Nicht in ein zeitgemäßes Protokoll gehört in der Regel alles, was nicht konkret der Ergebnissicherung dient, wie beispielsweise:

• selbstverständliche Bestandteile einer Besprechung oder des Ablaufs („Herr Müller begrüßte die Mitarbeiter“),
• etwas, das nicht zum Thema gehört bzw. das nicht das Ziel der Besprechung oder auch des TOPs verfolgt,
• zwischenzeitliche Äußerungen, die keine Auswirkungen auf das Ergebnis haben,
• Äußerungen, die keine Zustimmung finden und nicht weiter diskutiert werden,
• Diskussionen, aus denen keine Aufgabe abgeleitet wird,
• „natürliches“ Vorgehen, Selbstverständlichkeiten, durch Regeln oder Normen festgelegte Verfahrensweisen.