So regeln Sie die Qualität Ihrer Lieferanten mit klaren Standards

Was sind Qualitätssicherungsvereinbarungen überhaupt?

Qualitätssicherungsvereinbarungen (QSV) sind rechtlich gesehen sogenannte Individualvereinbarungen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Das Bürgerliche Gesetzbuch beispielsweise kennt nicht den Begriff der QSV. In der QSV ist detailliert festgehalten, was Ihr Lieferant zur Qualitätssicherung leisten muss und an welche Vorgaben er sich zu halten hat.

QSV haben für sich allein keine rechtliche Bedeutung, sondern gewinnen eine solche erst und nur in Verbindung mit z. B. einem Kauf- oder Liefervertrag. Beide zusammen sollten die Herstellung und Lieferung eines qualitätsgesicherten, nachweisbar fehlerfreien Produkts bewirken.

Es gibt keine verbindlichen Vorgaben dazu, wie der Inhalt Ihrer QSV ausgestaltet sein muss. Das ist ein Aushandlungsprozess zwischen Ihnen und Ihrem Lieferanten. In jedem Fall gibt es einige Grundregeln, die Sie beachten sollten:

1. Definieren Sie den Geltungsbereich und die Ziele Ihrer Zusammenarbeit

Schließen Sie mit Ihrem Lieferanten eine QSV ab, die Ihre genauen Erwartungen, z. B. auf alle Lieferungen oder nur für bestimmte Produktgruppen, eindeutig festlegt. Dokumentieren Sie darin Ihre Vereinbarungen und Festlegungen mit klaren und messbaren Zielen in Bezug auf die Qualitätssicherung.

Legen Sie weiterhin großen Wert darauf, dass Veränderungen am Produkt, Prozess, dem Fertigungsstandort oder den Zulieferern unbedingt durch Sie freigegeben werden müssen. Bestehen Sie auf einer Informationspflicht. Legen Sie beispielsweise auch fest, dass Sie berechtigt sind, interne Audits bei Ihrem Lieferanten durchzuführen und auch Subunternehmer Ihres Lieferanten in das Audit mit einzubeziehen. Schließen Sie zudem eine Geheimhaltungsvereinbarung ab, um Ihr Know-how zu sichern.

Auch ein wichtiges Thema ist Ihre Definition der logistischen Aspekte, wie etwa Liefertermine der Werksauslieferung, Zoll, Verpackungsart der Gesamtsendung oder Versandart. Klären Sie deshalb, welche Pflichten Ihr Lieferant im Hinblick auf gesetzliche Anforderungen an Material, Umwelt und besondere Vorschriften für Verpackung, Transport, Lagerung und Entsorgung zu erfüllen hat.

2. Legen Sie Konsequenzen bei Fehlverhalten fest

Verpflichten Sie Ihren Lieferanten, ein zeitgemäßes Qualitätsmanagementsystem aufzubauen und permanent anzuwenden. Darüber hinaus ist es wichtig, dass Ihr Lieferant auch seine Subunternehmer verpflichtet, die Abkommen aus der QSV einzuhalten.

Legen Sie genau fest, welche (rechtlichen) Konsequenzen es hat, wenn Ihr Lieferant seine bzw. dessen Subunternehmer ihre vorgegebenen Ziele nicht einhält bzw. einhalten. Hierbei ist es wichtig, dass Sie auch den Reklamationsprozess detailliert festlegen. Vereinbaren Sie beispielsweise, dass die Null-Fehler-Toleranz anzustreben ist und Ihr Lieferant seine Leistungen kontinuierlich zu optimieren hat.

3. Stellen Sie die Herstellbarkeit sicher

Formulieren Sie Ihre Produkterwartungen mit Spezifikationen, Zeichnungen, Stücklisten o. Ä. Stellen Sie einen Prüfplan mit Prüfkriterien zusammen und definieren Sie die zulässigen Toleranzen. Hilfreich können hierbei Gut- Schlecht-Muster oder auch Grenzmuster mit Festlegung der noch annehmbaren Ergebnisse sein.

Machen Sie Vorgaben für Fertigungsverfahren, Aufzeichnungen der Prüfergebnisse und die erforderlichen Dokumentationen. Bestimmen Sie außerdem die Voraussetzungen für die Freigabe des Produkts und definieren Sie Ihre Vorgaben hinsichtlich der Herstellungsprozesse.

Formulieren Sie Anforderungen an die Prüfmittel, Prüfmittelverfügbarkeit, Überwachung und Kalibrierung der Messgeräte. Ihr Lieferant ist weiterhin dazu angehalten, Vorgehensweisen für Problemerkennung und Problemvermeidung vorzuhalten.

4. Vereinbaren Sie Maßnahmen bei Qualitätsmängeln

Beschreiben Sie, worüber Sie vom Lieferanten unaufgefordert informiert werden wollen, z. B. wenn Qualitätsmängel in seiner Fertigung auftreten, getroffene Vereinbarungen nicht eingehalten werden können oder Änderungen im Fertigungsverfahren entstehen.

Vereinbaren Sie darüber hinaus, dass die Beseitigung von Qualitätsmängeln beispielsweise mit einem 8D-Bericht nachgewiesen werden muss. Sie können – sofern nicht ohnehin gesetzlich vorgeschrieben – in diesem Zusammenhang Ihren Lieferanten auch dazu verpflichten, die Rückverfolgbarkeit z. B. von Zwischenprodukten bis zu seinem Subunternehmer sicherzustellen.