Gratis-Download

Ausgehende Geschäftspost wird immer unterschrieben − allerdings nicht immer von demjenigen, der den Brief veranlasst. In manchen Fällen unterschreiben...

Jetzt downloaden

Positive Formulierungen: So überbringen Sie schlechte Nachrichten

 

Von Astrid Engel,

Überlegen Sie immer, wie eine an sich unangenehme Information durch positive Formulierungen für den Empfänger akzeptabel wird. So gehts:

Im Gegensatz zum Mittelalter geht es uns ja wirklich gut: Damals wurden die Überbringer schlechter Nachrichten häufig um Leib und Leben gebracht. Trotzdem ist es auch heute noch wesentlich angenehmer, gute statt schlechte Nachrichten zu überbringen.

So formulieren Sie schlechte Nachrichten dennoch positiv

Leider gehört es zum Arbeitsleben dazu, auch mal schlechte Nachrichten zu überbringen, die eventuell unangenehme Informationen wie eine Kündigung oder Absage enthalten oder Ihr Unternehmen durch zum Beispiel eine verspätete Lieferung schlecht da stehen lassen. 

Versuchen Sie den Schaden zu begrenzen - benutzen Sie positive Formulierungen in Ihrer Geschäftskorrespondenz, um die schlechten Nachrichten für den Empfänger so akzeptabel wie möglich zu gestalten!

Beispiele: Negative und positive Formulierungen in der Geschäftskorrespondenz

1. Beispiel: Sie konnten ein Problem noch nicht beheben

  • So nicht: "Wir konnten trotz vieler Tests bisher keine Lösung finden."
  • Besser so: "Wir arbeiten rund um die Uhr an einer Lösung."

2. Beispiel: Sie wissen den genauen Liefertermin nicht

  • So nicht: "Wir haben keine Ahnung, wann wir liefern können."
  • Besser so: "Wir lassen Sie sobald wie möglich wissen, wann wir liefern können."

3. Beispiel: Sie haben die Fehlerquelle identifiziert

  • So nicht: "Herr S. trägt die Schuld an dem Fehler."
  • Besser so: "Wir konnten die Ursache des Fehlers feststellen."

4. Beispiel: Sie möchten Ihren Kunden von etwas abraten

  • So nicht: "Davon rate ich Ihnen völlig ab."
  • Besser so: "Ich rate Ihnen zu folgendem Vorschlag: ..."

Benutzen Sie häufig Wörter wie ABER, MÜSSEN, NICHT oder FEHLER? Das erschwert Ihnen das Leben. Optimieren Sie Ihre Wortwahl und formulieren Sie unbedingt positiv - das setzt Energie frei! Wie, das lesen Sie hier!

Thesaurus: So wandeln Sie negative Wörter in positive um

Tipp: Oft fallen uns gerade in hektischen Zeiten keine Alternativen ein. Hier hilft Ihnen die Word-Funktion Thesaurus, positive Formulierungen zu finden:

  • alt = vertraut, reif, antik
  • Problem = Aufgabe, Frage, der springende Punkt
  • gefährlich = abenteuerlich, gewagt
  • befürchten = erwarten
  • Vorwurf = Hinweis

2 Muster: Positive Formulierungen bei schlechten Nachrichten

1. So formulieren Sie ein Absageschreiben an einen Bewerber positiv

"Sehr geehrte Frau Lauf,


vielen Dank für Ihre überaus ansprechenden Bewerbungsunterlagen.

Es ist eine Freude zu sehen, dass Menschen wie Sie wirklich an der Mitarbeit in unserem Unternehmen interessiert sind.

Deshalb ist dieses Schreiben auch keine Absage: Ihre Qualifikationen stimmen nicht mit dem ausgeschriebenen Berufsprofil überein - trotzdem können wir Sie uns sehr gut in unserem Team vorstellen.

Deshalb unsere Bitte: Dürfen wir Ihre Bewerbungsunterlagen behalten? Sobald eine für Sie passende Stelle frei wird, werden wir uns bei Ihnen melden.


Mit besten Grüßen aus ..."

2. So formulieren Sie eine positive Antwort auf ein Beschwerdebrief

"Sehr geehrter Herr Liebenstein,


Sie haben vollkommen recht: Bei der letzten Lieferung an Sie konnten wir den gewohnten Qualitätsanspruch nicht gewährleisten. Ganz deutlich gesprochen: Wir haben "Mist gebaut".

Aber Fehler haben auch etwas Gutes: Sie bringen uns dazu, eingefahrene Wege zu überdenken und neue Wege einzuschlagen.

Für Sie bedeutet das: Wir haben aus den Erfahrungen gelernt und setzen alles daran, auch Sie davon zu überzeugen.

Testen Sie uns "auf Herz und Nieren": Wir tun alles, damit Sie als Kunde das gute Gefühl haben können, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.

Unsere neuen Lieferbedingungen schicken wir Ihnen gleich mit.


Mit besten Grüßen"

Ihre Ausdrucksweise entscheidet mit darüber, ob Mitarbeiter Sie als entschlossen oder zögerlich, als motivierend oder demotivierend, als vertrauenswürdig oder auch nicht empfinden. Achten Sie deshalb auch bei der persönlichen Korrespondenz auf positive, motivierende Formulierungen. Welche Fallen Sie dabei unbedingt vermeiden sollten, können Sie hier lesen.

Sekada

Sekada - der Newsletter für Sekretärinnen und Assistentinnen bietet Ihnen Profi-Tipps für effizientes Arbeiten im Büro.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
Sie können den kostenlosen E-Mail-Newsletter jederzeit wieder abbestellen.

Datenschutz
Produktempfehlungen

Magazin für professionelles Büromanagement

Magazin für professionelles Büromanagement

Mehr Fokus. Mehr Zeit. Mehr Ich.

Einfacher und glücklicher leben

Ihr Checkbuch für perfekte Organisation und Zeitersparnis

Das geballte Office-Wissen – exklusiv für working@office-Abonnentinnen

Jobs