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In einer Arbeitswelt, die sich im Zuge von Globalisierung und Technologisierung nicht nur stetig wandelt, sondern auch immer schneller wird, rückt das...

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Die besten Tipps für Ihre Geschäftskorrespondenz: Positive Formulierungen

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Von Astrid Engel,

Überlegen Sie immer, wie eine an sich unangenehme Information durch positive Formulierungen für den Empfänger akzeptabel wird. So gehts:

Im Gegensatz zum Mittelalter geht es uns ja wirklich gut: Damals wurden die Überbringer schlechter Nachrichten häufig um Leib und Leben gebracht. Trotzdem ist es auch heute noch wesentlich angenehmer, gute statt schlechte Nachrichten zu überbringen.

Überlegen Sie also immer, wie eine an sich unangenehme Information durch positive Formulierungen für den Empfänger akzeptabel wird.

Beispiele für negative und positive Formulierungen

So nicht: Wir konnten trotz vieler Tests bisher keine Lösung finden.

Besser so: Wir arbeiten rund um die Uhr an einer Lösung.

So nicht: Wir haben keine Ahnung, wann wir liefern können.

Besser so: Wir lassen Sie sobald wie möglich wissen, wann wir liefern können.

So nicht: Herr S. trägt die Schuld an dem Fehler.

Besser so: Wir konnten die Ursache des Fehlers feststellen.

So nicht: Davon rate ich Ihnen völlig ab.

Besser so: Ich rate Ihnen zu folgendem Vorschlag: ...

Tipp: Oft fallen uns gerade in hektischen Zeiten keine Alternativen ein. Hier hilft Ihnen die Word-Funktion Thesaurus, positive Formulierungen zu finden:

  • alt = vertraut, reif, antik
  • Problem = Aufgabe, Frage, der springende Punkt
  • gefährlich = abenteuerlich, gewagt
  • befürchten = erwarten
  • Vorwurf = Hinweis

Positive Formulierungen in schwierigen Briefen

Absageschreiben an Bewerberin

Sehr geehrte Frau Lauf,
vielen Dank für Ihre überaus ansprechenden Bewerbungsunterlagen.

Es ist eine Freude zu sehen, dass Menschen wie Sie wirklich an der Mitarbeit in unserem Unternehmen interessiert sind.

Deshalb ist dieses Schreiben auch keine Absage: Ihre Qualifikationen stimmen nicht mit dem ausgeschriebenen Berufsprofil überein - trotzdem können wir Sie uns sehr gut in unserem Team vorstellen.

Deshalb unsere Bitte: Dürfen wir Ihre Bewerbungsunterlagen behalten? Sobald eine für Sie passende Stelle frei wird, werden wir uns bei Ihnen melden.
Mit besten Grüßen aus ...

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Schreiben an Kunden nach mangelhafter Lieferung

Sehr geehrter Herr Liebenstein,
Sie haben vollkommen recht: Bei der letzten Lieferung an Sie konnten wir den gewohnten Qualitätsanspruch nicht gewährleisten. Ganz deutlich gesprochen: Wir haben "Mist gebaut".

Aber Fehler haben auch etwas Gutes: Sie bringen uns dazu, eingefahrene Wege zu überdenken und neue Wege einzuschlagen.

Für Sie bedeutet das: Wir haben aus den Erfahrungen gelernt und setzen alles daran, auch Sie davon zu überzeugen.

Testen Sie uns "auf Herz und Nieren": Wir tun alles, damit Sie als Kunde das gute Gefühl haben können, die richtige Entscheidung getroffen zu haben.

Unsere neuen Lieferbedingungen schicken wir Ihnen gleich mit.
Mit besten Grüßen

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