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Das Führen von Protokollen mag lästig sein, ist aber auch immer eine tolle Chance: Sie sind bei allen wichtigen Meetings dabei und bekommen so einen…

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4 Tipps, mit denen Sie professionelle Protokolle erstellen

 
Protokoll schreiben
© Butch | Adobe Stock

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Dieser Artikel geht darauf ein, welche unterschiedlichen Arten von Protokollen unterschieden werden können, wie ein Protokoll grundsätzlich aufgebaut sein sollte und welche Information in keinem Protokoll fehlen dürfen. Darüber hinaus enthält dieser Aufsatz Tipps für Protokollführer und beschreibt, wie Protokolle systematisch und professionell erstellt werden können. Die wichtige Frage, wie Protokolle aufbewahrt und an berechtigte Empfänger verteilt werden sollten, wird ebenfalls behandelt.

Millionen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Führungskräften in deutschen Unternehmen nehmen täglich an Meetings und Besprechungen teil. Vor allem die Meeting-Organisatoren verfolgen das Ziel, effektive Meetings mit konsequenter Besprechungskultur aufzubauen, bei denen Ergebnisse und Beschlüsse gefasst und Aufgaben stringent verteilt werden. Zu effizienten und zielorientierten Meetings gehört grundsätzlich ein informatives, wahrheitsgemäßes Protokoll.

Ein Protokoll wird mit dem Ziel erstellt, eine schriftliche Aufzeichnung über die Inhalte der Besprechung langfristig aufbewahren zu können. Durch die niedergelegte Aufbereitung erhalten Beschlüsse, Diskussionsbeiträge und der Verlauf des Meetings einen offiziellen Charakter. Da Protokolle systematisiert aufbereitet werden, sind sie leicht verständlich, unkompliziert lesbar und informieren Teilnehmer und externe Empfänger über die Ergebnisse einer Sitzung.

Warum sind Protokolle im betrieblichen Alltag alternativlos?

Meetings laufen weltweit nach einem ähnlichen Schema ab. Nachdem der Meeting-Organisator zur Besprechung eingeladen und die Teilnehmer zugesagt haben, wird eine Agenda mit den wesentlichen Themen der Sitzung verteilt. Der Meeting-Organisator oder ein Bevollmächtigter leitet die Sitzung und bespricht die einzelnen Themenstellungen systematisch. Die Teilnehmer diskutieren kontrovers und einigen sich auf Beschlüsse zu den einzelnen Themenbereichen. Zusätzlich werden Aufgaben abgeleitet, um Ziele zu erreichen.

Egal ob Besprechungen in Vereinen, Meetings in Vorstandsetagen von DAX-Konzernen oder Sitzungen von kleinen oder mittelständischen Betrieben (KMU) - alle Meetings verfolgen ein äquivalentes Ziel. Gleichzeitig berichten Meeting-Teilnehmer von ineffektiven Besprechungen, bei denen nach der Devise „Außer Spesen nichts gewesen“ der eigentliche Zweck verfehlt wird.

Meetings sind kein Selbstzweck. Um effektive Meetings durchzuführen, sind gute Vorbereitung, nutzenorientierte Kommunikation und eine Konsequenz bezüglich des Nachhaltens von Zieldefinitionen notwendig. Ein weiterer Baustein für konstruktive Meetings sind professionell erstellte Protokolle. Sie sind der Garant dafür, dass die Argumente der Teilnehmer, der Ablauf der Zusammenkunft und die Beschlüsse langfristig und transparent archiviert werden können. Aus diesem Grund sind inhaltsreiche, authentische Protokolle das Herzstück jeden Meetings und in Bezug auf ihre Relevanz alternativlos. Das effektivste Meeting verliert an Wert, wenn das Meeting-Protokoll substanzlos, inkorrekt und unprofessionell erstellt wird.

In welchen Situationen sollte ein Protokoll erstellt werden?

Protokolle als Mitschrift vom Zusammentreffen unterschiedlicher Personen in einem Unternehmen sind in vielen Situationen wichtig. Grundsätzlich ist das Schreiben eines Protokolls erforderlich, wenn die Informationen und Ergebnisse verschriftlicht werden sollen. Protokolle können als Nachweis oder Gedankenstütze gelten und sollen die Inhalte eines Meetings langfristig konservieren. Ein weiterer Zweck von Protokollen ist die Information des Gesprächsverlaufs an Externe oder verhinderte Teilnehmer.

Typische Meetingformen, bei denen Protokolle erstellt werden, sind:

  • Zielvereinbarungsgespräche oder Leistungsgespräche zwischen Führungskraft und Mitarbeiter,
  • Projektbesprechungen,
  • Teammeetings,
  • Vorstandsmeetings,
  • Vertragsbesprechungen und Kaufvertragsunterzeichnungen,
  • Workshops.

Welche Mitarbeiter Protokolle erstellen sollten

Protokolle zu schreiben ist nicht ausschließlich die Aufgabe von Sekretärinnen oder der Assistenz. Bei Projektbesprechungen, Workshops oder Teammeetings wird die Aufgabe, das Protokoll zu erstellen, in vielen Fällen unter den Teammitgliedern gerecht aufgeteilt. Wer als Protokollführer eingesetzt wird, übernimmt eine wichtige Verantwortung. Vor allem Menschen, denen das Schreiben nicht leichtfällt, versuchen das Erstellen von Protokollen zu umgehen. Mit einigen Tipps, Hintergrundwissen und Hilfestellungen kann jeder Beschäftigte im Unternehmen authentische und inhaltsreiche Protokolle schreiben.

5 Arten von Business-Protokollen und wann sie zielführend sind

Protokolle werden konzipiert, um Informationen und Ergebnisse in einer Zusammenfassung transparent zu machen. Dieses Ziel kann mit unterschiedlichen Protokollarten erreicht werden. Grundsätzlich unterscheidet man im Businessumfeld fünf wichtige Protokollarten:

  1. Ergebnisprotokoll oder Beschlussprotokoll.
  2. Verlaufsprotokoll oder Gesprächsprotokoll.
  3. Kurzprotokoll.
  4. Gedächtnisprotokoll.
  5. Wortprotokoll.

Das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll

Eine der wichtigsten und am weitesten verbreiteten Protokollarten ist das Ergebnis- oder Beschlussprotokoll. Wie der Name andeutet, werden bei dieser Protokollart die Ergebnisse des Meetings fokussiert. Der Protokollant konzentriert sich aus diesem Grund bei der Konzeption vor allem darauf, Beschlüsse und die daraus folgenden Aufgabenverteilungen transparent und kompakt aufzuschlüsseln. Bei Ergebnis- oder Beschlussprotokoll ist der Weg zum Beschluss zweitrangig und muss nicht im Ergebnisprotokoll vermerkt werden. Essenziell für ein Ergebnisprotokoll sind die seit dem letzten Treffen ergriffenen Maßnahmen sowie geplante Maßnahmen und Verantwortlichkeiten.

Protokollführer müssen beim Aufbau eines Ergebnisprotokolls in der Lage sein, die Ergebnisse der Sitzung detailorientiert und punktgenau darzustellen. Hierbei sind aktives Zuhören, Konzentrationsfähigkeit und eine gute Auffassungsgabe entscheidende persönliche Faktoren. Ein Ergebnisprotokoll ist in Mitarbeiter- oder Arbeitsbesprechungen in vielen Firmen erste Wahl, da Termine, Beschlüsse und Verantwortlichkeiten stichwortartig und mit hoher Plausibilität niedergeschrieben werden.

Beispiel Ergebnisprotokoll

Teammeeting zu den Verkaufszahlen des letzten Tertials

  • Ort: Konferenzraum im Hotel Park Inn Radisson Alexanderplatz, Berlin
  • Teilnehmer: Karl-Heinz Müller, Sophie Schulze, Michael Hans, Julie Sauer, Tom Schmitz
  • Abwesende: Christiane Schwarz (krank)
  • Meeting Leitung: Karl-Heinz Müller (Vertriebsleiter)
  • Protokollantin: Julie Sauer

Top 1:                

Sinkende Marktanteile bei Produkt 1 in allen Vertriebsgebieten

Ergebnisse:       

Es gibt Hinweise, dass Kunden mit dem Produkt 1 nicht zufrieden sind. Darüber hinaus wurde im Teammeeting aufgezeigt, mit welchen Mitteln Mitbewerber das Produkt negativ darstellen. Da in den letzten Monaten nicht alle Top-Kunden besucht wurden, konnte die Aufmerksamkeit nicht auf Produkt 1 gerichtet werden.

Maßnahmen

Verantwortlich

Deadline

Alle Top-Kunden werden umgehend besucht

Teammitglieder

01.012.2021

Zusätzlich wird eine Zufriedenheitsumfrage bei Key Opinion Leadern durchgeführt. Die Umfragedaten werden vom Marketing bereitgestellt

Teammitglieder

Marketing

15.11.2021

Michael Hans erhält den Auftrag, die Mitbewerber-Kampagne im Detail zu sichten und die wichtigsten Punkte beim nächsten Teammeeting vorzustellen

Michael Hans

15.11.2021

 Am Beispiel ist ersichtlich, dass sich das Ergebnisprotokoll ausschließlich auf Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Termine konzentriert. Die Ausgestaltung der einzelnen Maßnahmen obliegt den an der Sitzung Beteiligten. Kontroverse Diskussionen und Argumente werden nicht protokolliert.

Das Verlaufsprotokoll

Ein Verlaufsprotokoll, das ebenfalls als Gesprächsprotokoll bezeichnet wird, fokussiert sich ähnlich wie ein Ergebnisprotokoll auf die Beschlüsse des Meetings. Gleichzeitig zeigt das Verlaufsprotokoll den Ablauf des Meetings und die Ergebnisfindung auf. Die unterschiedlichen Redebeiträge und die Äußerungen der Teilnehmer werden stichpunktartig und sinngemäß in indirekter Rede protokolliert.

Ergibt sich zu einem Tagesordnungspunkt eine kontroverse Diskussion, werden die einzelnen Argumente aufgenommen und den Teilnehmern zugeordnet. Das Verlaufsprotokoll zeichnet den Weg zum Ergebnis nach. Dies ist essenziell, damit alle Beteiligten oder Außenstehende zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen können, warum ein Beschluss gefasst wurde.

Protokollanten, die ein Verlaufsprotokoll aufbauen, müssen konzentriert agieren und die Essenz aus Redebeiträgen, Diskussionen und Argumenten sinngemäß protokollieren. Neben Konzentrationsvermögen und einer guten Auffassungsgabe sollten Protokollführer fachbezogene Begriffe zu einzelnen Tagesordnungspunkten kennen und einschätzen können. Auf diese Weise können sie den Sinn eines Beschlusses professionell wiedergeben.

Wichtig: Die protokollierten Beschlüsse gelten als verbindlich, sobald die Beteiligten das Protokoll billigen.

Beispiel Verlaufsprotokoll

Teammeeting zu den Verkaufszahlen des letzten Tertials

  • Ort: Konferenzraum im Hotel Park Inn Radisson Alexanderplatz, Berlin
  • Teilnehmer: Karl-Heinz Müller, Sophie Schulze, Michael Hans, Julie Sauer, Tom Schmitz
  • Abwesende: Christiane Schwarz (krank)
  • Meeting Leitung: Karl-Heinz Müller (Vertriebsleiter)
  • Protokollantin: Julie Sauer
  • Tagesordnung:
  1. Sinkende Marktanteile bei Produkt 1 in allen Vertriebsgebieten
  2. Terminfindung für das nächste Teammeeting
  3.  Sonstiges

Protokoll: Sinkende Marktanteile bei Produkt 1 in allen Vertriebsgebieten

Karl-Heinz Müller zeigt anhand einer Power-Point-Präsentation auf, wie sich die Marktanteilszahlen bei Produkt 1 entwickeln. Die Situation ist besorgniserregend, da das Produkt im Vertriebsbereich 10 % Marktanteile verloren hat. In einigen Bereichen liegt der Abfall beim Marktanteil bei über 20 %. Karl-Heinz Müller fragt, wo die Gründe für die negative Entwicklung des Marktanteils liegen

Tom Schmitz referiert über unzufriedene Kunden, die sich über die Qualität von Produkt A beschweren. Sie monieren, dass die Produktverpackung fehlerhaft ist und wechseln zum Konkurrenzprodukt

Sophie Schulze räumt ein, dass in ihrem Gebiet in den letzten Wochen nicht grundsätzlich die wichtigsten Kunden besucht wurden.

Michael Hans erzählt von einer Kampagne des Mitbewerbers XY, der gezielt auf negative Aspekte des Produkts 1 eingeht

Julie Sauer schlägt vor, die Top-Kunden dezidiert über ihre Zufriedenheit mit Produkt 1 zu befragen

Beschluss: Alle Top-Kunden werden umgehend besucht. Zusätzlich wird eine Zufriedenheitsumfrage bei Key Opinion Leadern durchgeführt. Die Umfragedaten werden vom Marketing bereitgestellt. Michael Hans erhält den Auftrag, die Mitbewerber-Kampagne im Detail zu sichten und die wichtigsten Punkte beim nächsten Teammeeting vorzustellen.

Alle Teilnehmer sind mit diesem Beschluss einverstanden.

Am Beispiel des Verlaufsprotokolls wird deutlich, dass neben den Beschlüssen und Ergebnissen ebenfalls der Weg zum Ziel aufgeführt wird. Vor allem den Meeting-Teilnehmern hilft diese Art der Darstellung, sich an die Einzelheiten der Besprechung und an persönliche To-do´s zu erinnern.

Das Kurzprotokoll

Ein Kurzprotokoll kann als die geraffte Kurzversion eines Ergebnisprotokolls definiert werden. Es hält die getroffenen Beschlüsse und Ergebnisse fest. Der Protokollant fasst die Beiträge nach der Devise „Keep it short an simple“ zusammen, ohne den Sinn zu verändern. Ein Kurzprotokoll eignet sich im Besondern für alltägliche Sitzungssituationen wie zum Beispiel tägliche Teambesprechungen oder Jour fixe. Die Teilnehmer werden im Kurzprotokoll nicht namentlich erwähnt.

Info: Als Jour fixe bezeichnet man ein regelmäßiges, an einem bestimmten Wochentag stattfindendes Meeting, an dem ein festgelegter Personenkreis teilnimmt.  

Beispiel eines Kurzprotokolls

Kurzprotokoll über das Teammeeting zu den Verkaufszahlen des letzten Tertials

  1. Sinkende Marktanteile bei Produkt 1 in allen Vertriebsgebieten: Alle Top-Kunden werden umgehend besucht. Zusätzlich wird eine Zufriedenheitsumfrage bei Key Opinion Leadern durchgeführt. Die Umfragedaten werden vom Marketing bereitgestellt. Michael Hans erhält den Auftrag, die Mitbewerber-Kampagne im Detail zu sichten und die wichtigsten Punkte beim nächsten Teammeeting vorzustellen.
  2. Terminfindung für das nächste Teammeeting
  3. Sonstiges

Das Gedächtnisprotokoll

Ein Gedächtnisprotokoll gehört zu den Protokollarten, die im Businessumfeld sporadisch benutzt werden. Dies liegt an der Tatsache, dass es aufgrund seiner verspäteten Niederschrift aus dem Gedächtnis unzuverlässig ist und in der Regel nicht alle Fakten enthält. Ein Gedächtnisprotokoll ist nicht authentisch und kann Meinungen oder Interpretationen des Protokollanten einschließen. Da die Agenda, die Entscheidungen und ebenso Diskussionsbeiträge aus dem Gedächtnis rekonstruiert werden, eignet sich ein Gedächtnisprotokoll beispielsweise als persönliche Aktennotiz. Als glaubwürdiger Nachweis von Meeting-Inhalten kann ein Gedächtnisprotokoll nicht herhalten.

Protokollanten sollten ein Gedächtnisprotokoll umgehend nach einem Meeting erstellen. Dies hilft, die wichtigsten Informationen und Entscheidungen wahrheitsgetreu wiederzugeben.

Das Wortprotokoll

Ein Wortprotokoll zu erstellen, ist umfangreich und beansprucht den Protokollanten in vielerlei Hinsicht. Zum einen muss der Protokollführer aufmerksam jedes Wort der Teilnehmer aufnehmen und detailgetreu niederschreiben. Vor allem bei hitzigen Diskussionen und einer Vielzahl von Agendapunkten sind ungeübte Protokollanten bei Wortprotokollen fehleranfällig. Im besten Fall beherrscht der Protokollführer die Kurzschrift Stenografie oder hat die Möglichkeit, die Sitzung mit einem Rekorder aufzunehmen und im späteren Verlauf abzuschreiben. Neben korrekter Rechtschreibung und Zeichensetzung müssen die gängigen Zitierregeln zwingend eingehalten werden.

Im beruflichen Umfeld sind Wortprotokolle, bei denen es auf jede Einzelheit ankommt, unüblich. Wortprotokolle sind unter anderem aus Gerichtsverhandlungen oder Sitzungen des Deutschen Bundestages bekannt. In Vorstandssitzungen können Wortprotokolle ebenfalls genutzt werden.

4 Tipps für Protokollanten – so erstellen Sie professionelle Protokolle

Unabhängig von der Art des Protokolls ist das Konzipieren von Protokollen eine verantwortungsvolle und wichtige Aufgabe. Der Protokollführer muss hierfür über gute organisatorische und kommunikative Eigenschaften verfügen und die Kunst des aktiven Zuhörens anwenden. Darüber hinaus sollte der Protokollführer schnell schreiben und PC-Systeme und gängige Bürokommunikationssoftware fundiert beherrschen können.

Mit den folgenden vier Schritten ist es jedem Mitarbeiter möglich, fachgerechte Protokolle anzufertigen:

Tipp 1:

Sehr gute persönliche Vorbereitung

Sobald Ihnen die Aufgabe übertragen wird, als Protokollant zu fungieren, sollten Sie sich mit allen möglichen Informationen über die Sitzung, die Teilnehmer und die Agenda versorgen. Stellen Sie sich gedanklich auf das Meeting ein und achten Sie darauf, Störquellen wie Mobiltelefone oder Wearables auszuschalten.

Tipp 2:

Sehr gute technische Vorbereitung

Achten Sie darauf, dass Notizblock und Stifte bereitliegen oder dass technische Geräte wie Laptop oder Aufnahmegeräte ausreichend aufgeladen oder mit einer Stromquelle verbunden sind. Nummerieren Sie die Seiten des Notizblocks, um bei langen Sitzungen die Chronologie einzuhalten.

Tipp 3:

Protokoll vorbereiten und protokollieren

Bereiten Sie den Protokollkopf vor und tragen Sie Datum, Ort, Teilnehmer und Tagesordnungspunkte ein. Vereinbaren Sie mit dem Meeting-Leiter die Art des Protokolls.

 Protokollieren Sie übersichtlich, präzise und objektiv. Schreiben Sie möglichst ordentlich und lassen Sie ausreichend Platz für spätere Notizen oder Zusatzinfos.

 Zum Abschluss des Meetings ist es zielführend, die gefassten Beschlüsse und die wichtigsten Aufgaben nochmals vorzulesen. Auf diese Weise beugen Sie Unklarheiten oder Fehlinterpretationen vor.

Tipp 4:

Gewissenhafte Nachbereitung

Erstellen Sie nach der Sitzung umgehend die Endfassung des Protokolls. Nutzen Sie die Stichpunkte und Aufzeichnungen, um ein professionelles, chronologisches und zuverlässiges Protokoll aufzubauen.

 Unterschreiben Sie das Protokoll handschriftlich und verteilen Sie es unter den Teilnehmern.

Versand und Aufbewahrung von Protokollen

Es ist sinnvoll, das Protokoll einer Sitzung zeitnah nach Ende des Meetings an die Teilnehmer oder einen vorher definierten Empfängerkreis zu versenden. Hierfür können Sie die klassische Papierform nutzen oder das Protokoll digital, zum Beispiel als E-Mail-Anhang weiterleiten. Die Empfänger haben die Möglichkeit, innerhalb einer vorab kommunizierten Frist Einwände oder Korrekturen einzubringen. Werden die Inhalte des Protokolls nicht beanstandet, wird es archiviert.

Die Archivierungs- und Aufbewahrungsfristen sind eng mit den Inhalten des Protokolls verknüpft. Handelt es sich um Protokolle, die für Steuerbehörden relevant sein könnten, beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. Bestehen keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, muss betriebsintern entschieden werden, wie, wo und wie lange Protokolle archiviert werden.

Fazit: Protokolle zu schreiben ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, bei der Beschlüsse und Informationen professionell festgehalten werden müssen

Bei den meisten Sitzungen und Meetings im beruflichen Umfeld wird die Frage gestellt, wer das Protokoll schreibt. Bei der Konzeption eines Protokolls handelt es sich um eine verantwortungsvolle Aufgabe, die Konzentration, eine gute Auffassungsgabe und Zielstrebigkeit erfordert.

Im beruflichen Umfeld unterscheidet man zwischen unterschiedlichen Protokollarten. Bekannt sind unter anderem das für seine Prägnanz bekannte Ergebnisprotokoll oder das Verlaufsprotokoll. Beim Verlaufsprotokoll wird neben den Ergebnissen ebenfalls dargestellt, welche Argumente und Diskussionsbeiträge zu einem Beschluss geführt haben. Neben der Frage, welche Protokollart genutzt wird, gehören eine gute Vor- und Nachbereitung zu den wichtigsten Bausteinen für ein professionelles Protokoll. Protokolle werden in der Regel langfristig archiviert und können nach vielen Jahren zielführend sein, Ergebnisse und Beschlüsse sowie ihre Entstehung nachvollziehen zu können.

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