Profi-Tipps – PowerPoint: So optimieren Sie Ihre Präsentation

PowerPoint: Das Präsentationswerkzeug der Business-Class

PowerPoint-Präsentationen sind allgegenwärtig: Die Präsentationsfolien für Laptop plus Beamer sind heute aus dem Geschäftsalltag gar nicht mehr wegzudenken. Ein Beispiel:

PowerPoint-Präsentationen sind Standard

Joachim Pfleider hat in 10 Minuten Abteilungsrunde, das wöchentliche Treffen. „Und stellen Sie doch bitte kurz den Zwischenstand Ihres Umorganisationsprojekts für die Verpackungsabteilung vor“, wirft ihm der Abteilungsleiter im Vorbeigehen noch zu, „nur ein paar Punkte, das Wesentliche.“

Pfleider stöhnt, aber er durchforstet sein Projekt im Geiste, notiert sich im Büro etwas auf einen Zettel, das er dann frei vorträgt – und erhält nach der Besprechung vom Chef einen Rüffel: Warum er nur mündlich referiert und nichts vorgezeigt habe? Visualisiert seien Informationen doch besser zu verstehen und zu behalten …

Tatsache ist: Eine PowerPoint-Präsentation ist ein ideales Werkzeug, um einem Publikum Zahlen und Informationen schnell, griffig und anschaulich vor Augen zu führen. Die gestalterischen Möglichkeiten, die Inhalte auf den Folien oder Charts zusammenzustellen, sind schier unermesslich.

Vermeiden Sie diese Fehler bei PowerPoint-Präsentationen

Doch allzu oft verlieren die Präsentatoren die Zuschauer und -hörer aus dem Blickfeld: Sowohl die Quantität der Präsentation (zu viele Folien) als auch die grafische Komplexität (verwirrend viele Zeichen, Symbole, Effekte oder Fotos) oder die Expertenperspektive (zu viel Fachchinesisch) überfordern das Publikum.

1. Beispiel Folien-Flut ist kontraproduktiv

Personalleiterin Elisa Kaczmarek nimmt bald an einem Kongress für Personaler teil. Sie wird dort ihr mittelständisches Maschinenbauunternehmen und das Konzept ihrer Personalentwicklung vorstellen. Eine tolle Gelegenheit!

Sie lässt sich von der Kommunikationsreferentin die umfangreiche Präsentation ihres Unternehmens geben und fügt eine eigene Darstellung ihres Konzepts an. 30 Minuten Vortrag, 50 Folien – mit so viel Stoff werde ich mich auf keinen Fall blamieren, meint Kaczmarek zufrieden.

Doch dann fällt die Resonanz auf ihren Kongressauftritt mau aus. „Warum nur haben so viele Leute richtiggehend abgeschaltet und so wenige Fragen gestellt – ich hatte doch alles parat?“

2. Beispiel: Am Publikum vorbei!

Jung-Controller Mark Hellmayr muss einspringen: Der örtliche Bund junger Unternehmer besucht den bayerischen Stützpunkt seines Stahlhandelskonzerns, und Hellmayr soll ihnen vertretungshalber den Konzern nahebringen.

„Wir haben in unserer Sparte super Quartalszahlen gemeldet, das wird die aber beeindrucken“, denkt er sich, nimmt alle Folien des Finanzberichts. Zum Abrunden fügt er noch die Weltkarte der Standorte und ein Organigramm hinzu.

Doch die vielen operativen und bilanziellen Daten begeistern die Besucher keineswegs: Beim Vortrag schauen sie immer unwilliger drein, und schließlich bleibt kaum mehr Zeit, ihre vielen Fragen nach Produktentwicklung und Kundenservice, Unternehmenskultur und Personaltreue, Marktanteilen sowie mittelfristiger Strategie zu beantworten.

Die Beispiele zeigen:

1. Eine Präsentation wird nicht dadurch zu einem Erfolg, dass Sie bestimmte Werkzeuge benutzen. PowerPoint oder ein anderes Präsentationsprogramm allein machen noch keine gute Präsentation aus. Das Ergebnis steht und fällt mit dem Kommunikator, der die Folien inhaltlich entwickelt, strukturiert und anschließend vorträgt.
2. Eine Präsentation, die am Interesse der Zielgruppe vorbeigeht, verfehlt ihren Zweck.

So nutzen Sie PowerPoint im Arbeitsalltag: 6 Einsatz-Beispiele im Berufsleben

1. PowerPoint als schnelles Memo

Wenn Sie lediglich ein schnelles Memo erstellen wollen, genügen ein paar nüchtern getextete Spiegelpunkte (im Englischen bekannt als Bullet Points).

Visuelles Aufpeppen ist für diese Informationshilfe im Arbeitsalltag meist überflüssig. Bei Projekten gibt es vielleicht ein Logo, und – wenn notwendig – fügen Sie Übersichtstabellen, Organigramme etc. ein.

Wichtig: Meiden Sie dabei aber jegliche Effekthascherei.

2. PowerPoint für größere Berichte (Projekte, Finanzzahlen) und zum Ausdrucken

Wenn die zu präsentierende Menge an Text samt Zahlen, Daten und Fakten größer ist, achten Sie auf eine klare Ordnung mit aufgeräumten, übersichtlichen Folien.

Mehr Text pro Seite ist erlaubt, denn auch hier geht Information vor. In Fußnoten nennen Sie Quellen und Messgrößen oder geben wichtige Erläuterungen, damit Ihre Datei als Dokumentation überprüfbar Bestand hat.

Alternativ können Sie auch erwägen, alle relevanten Inhalte in ein Word-Dokument zu kopieren; damit bringen Sie womöglich einen 16-Seiten-Foliensatz auf einen leichter lesbaren 4-Seiter in Word. Ansonsten sparen Sie Druckerpapier beim Ausdruck von 2 Folien pro Seite, solange alles gut genug erkennbar bleibt.

Tipp: Mit versteckten Folien arbeiten

Mit versteckten Folien („Hide Slide“ – in der Dateiübersicht per Klick der rechten Maustaste anwählbar) bauen Sie weitere notwendige Informationen zum Thema direkt für den Ausdruck oder Dateiversand mit ein, sparen diese Zusatzfolien jedoch bei Ihrem Vortrag aus. Mit den sorgfältiger gestalteten Hauptfolien liefern Sie eine kompakte Bildschirm-Präsentation und verlieren sich nicht in Details.

Bedenken Sie jedoch: Grundsätzlich gilt, dass PowerPoint – voll ausgeschöpft – eine typische Bildschirmpräsentation ergibt, die als Ausdruck das meiste ihrer Wirkungskraft verliert.

Tipp: Wenn Sie also ein Druckerzeugnis an viele Empfänger verschicken müssen, arbeiten Sie die Präsentation auf diesen Zweck hin um – oder Sie wechseln zu einem anderen Format.

3. PowerPoint zum Motivieren von Mitarbeitern

Die direkte mündliche Kommunikation vom Vorgesetzten zum Mitarbeiter ist der wichtigste Weg, um Ziele oder Standards zu definieren, Aufgaben zu verteilen und das eigene Team für das Befolgen einer neuen strategischen Ausrichtung zu gewinnen.

Auch dabei dient Ihnen PowerPoint als nützliche Hilfe, wenn Sie

• komplexe Inhalte in nachvollziehbare Gedankenschritte portionieren,
• wesentliche Zusammenhänge zusätzlich in klaren Diagrammen darstellen,
• Ihren Vortrag mit stimmigen Fotos auflockern (meiden Sie dabei möglichst die allseits bekannten ClipArt-Illustrationen, die Microsoft im Programm mitliefert),
• zum Abschluss in 2 Folien die nächsten Aktionen in Bezug auf Ihr Thema zusammenfassen und zuletzt 1 bis 3 Merksätze formulieren.

Wenn Sie Ihre Kollegen oder Mitarbeiter für eine Sicht- oder Handlungsweise überzeugen und gewinnen wollen, verwenden Sie besser eine einfach zu lesende Folie mehr, als zu viel auf eine Folie zu packen.

Tipp: Schritte nacheinander einblenden

Einen gedanklichen Aufbau oder eine zeitliche Abfolge veranschaulichen Sie gut auf einer Seite, indem Sie die einzelnen Info-Blöcke per Animation nach und nach auftauchen lassen.

4. PowerPoint für die einfache Gestaltung grafischer Elemente (Newsletter, Poster, Einladung)

PowerPoint ist keine Grafik-Software. Professionelle Gestalter arbeiten mit echten Grafikprogrammen. Wenn Sie dennoch ein Grafikprodukt erstellen wollen und kein Grafikprogramm wie Photoshop auf dem Rechner haben, können Sie mit PowerPoint zumindest einfachere grafische Formen gestalten.

Das Format legen Sie zuerst im Seitenaufbau fest, beispielsweise DIN A4. Beschränken Sie sich dann auf wenige Gestaltungselemente, und erlauben Sie sich ein luftiges Layout statt einer prallen Posterfolie bzw. anstelle von genau gleich und komplett gefüllten Newsletter-Spalten.

Tipp: Farbige Hintergründe helfen beim Gliedern mit 3 oder 4 Spalten besser als Linien.

5. PowerPoint zur Präsentation Ihres Unternehmens/Ihrer Institution

Corporate Design, hier ist es ein Muss. Jede Organisation sollte nicht nur für Visitenkarten oder Geschäftsbriefe, sondern auch für all ihre Präsentationen ein klares Grundlayout festlegen.

Wenn es also eine verantwortliche Kommunikationsabteilung gibt, ist es deren grundlegende Aufgabe, solche „Über uns“-Basisfolien zu erstellen.

6. PowerPoint als Hintergrund Ihrer öffentlichen Rede

Nirgendwo gilt es so sehr wie bei Ihrem Auftritt vor Publikum: Sie sind der Redner!

Ihre Folien dienen den Zuhörern nur als Gedankenstütze, sie illustrieren und verstärken die Wirkung Ihrer gesprochenen Sätze.

Bedenken Sie: Dazu dürfen Sie nur in absoluten Ausnahmefällen den Text von der Folie ablesen, ansonsten reden Sie frei – oder Sie verwenden eine gut geschriebene Rede, die in PowerPoint unter den Speakers Notes stehen und extra für Sie ausgedruckt werden kann.

Folien sollten geprägt sein von ausdrucksstarken Bildern. Manche Experten raten dazu, fast ausschließlich Bilder zu nehmen – das funktioniert aber nur bei einer ausgeklügelten Bilddramaturgie mit hochwertigen Fotos oder Illustrationen.

Text sollten Sie auf das Knappste reduzieren, auf Schlüsselwörter, -sätze oder-daten. Charts, wenn sinnvoll, sollten so einfach wie möglich verstanden werden können.

Tipp: Variieren mit Farbe und Form

Liniendiagramme können links eine Größe skalieren, beispielsweise die Umsatzentwicklung, und rechts eine andere, wie etwa die Stückkosten. Visuell besser wird die Grafik, wenn Sie die Linien hinreichend dick sowie mit klar unterschiedlichen Farben und Strichformen gestalten.

PowerPoint-Präsentationen sind nur so gut wie Sie als Kommunikator

Als Führungskraft müssen Sie ohnehin gut kommunizieren können: Sie führen primär nicht durch Ihre Position oder Ihre Machtwerkzeuge, sondern durch Ihre kommunikative Wirkung!

5 Regeln: So wird Ihre PowerPoint-Präsentation ein voller Erfolg

Das gilt auch beim Anwenden von PowerPoint. Damit Sie dieses Programm effizient zum Stärken Ihrer kommunikativen Wirkung einsetzen, beachten Sie die folgenden 5 Grundregeln:

1. Die Struktur der PowerPoint

Erst der Inhalt, dann die Form: Machen Sie sich klar, welche Botschaft und welche Kern-Informationen Sie transportieren wollen – 2 bis 3 Dinge, die Ihr Publikum im Gedächtnis behalten soll.

Tipp: Wenn Sie nicht frei reden wollen, schreiben Sie ruhig erst eine Rede.

Verengen Sie Ihre Inhalte dann auf Merksätze, beispielsweise in Word, merken Sie sich vor, was Sie veranschaulichen wollen, und beginnen Sie dann erst mit Ihrer Präsentation.

2. Der Fokus Ihrer Präsentation

Ihre Rede darf gern auch einige Details und Abschweifungen enthalten, jedoch nicht Ihre Folienschau. Wahren Sie also den absoluten Fokus auf Ihre Kernbotschaften!

Die optimale Länge von Präsentationen und die optimale Zahl der Folien gehören zu den meistdiskutierten Detailfragen rund um PowerPoint. Hier ein Beispiel:

Regel: 10–20–30

Auf einer Weltkonferenz für Kommunikationsfachleute hat der frühere Apple-Entwickler Guy Kawasaki diese Regel aufgestellt:

• Nicht mehr als 10 Folien zeigen.
• Nicht mehr als 20 Minuten referieren, selbst wenn Sie 1 Stunde im Programm für sich haben – denn in einer fruchtbaren Diskussion können Sie Fragen beantworten, Kritik kontern. So gewinnen Sie Resonanz und Erfolg beim Publikum (wenn Sie Ihr Thema beherrschen).
• Schriftgröße 30 Punkt – nach folgendem Ansatz: das Alter der ältesten Person im Publikum durch 2 geteilt ergibt die kleinste Größe Ihrer Folienschrift.

Regeln wie diese sind eine gute Anregung, dass Sie beim Nutzen von PowerPoint fundamentale Aspekte beherzigen:

• nicht zu viel Stoff,
• nicht zu lange vortragen,
• nicht zu kleinteilig im Inhalt werden.

Das heißt natürlich nicht, dass Sie die 10–20–30-Regel immer exakt befolgen müssen. Eine Faustregel rechnet mit rund 2 bis 3 Minuten pro Folie. Eine andere rät, höchstens 6 Wörter pro Zeile und 6 Zeilen pro Folie zu verwenden.

Auch hier gilt: Vorsicht vor starren Formeln! Wenn Sie nur 10 Minuten haben, sind selbst 5 Folien oft zu viel – es sei denn, Sie bauen beispielsweise eine dynamische Spannung mit 3 bis 5 Schlaglichtern in der 1. Minute auf, bleiben dann 5 Minuten bei Ihrer grundlegenden Folie, die Sie auf weiteren 2 Folien ebenso kurz wie bildkräftig erläutern und zusammenfassen.

3. Der Inhalt Ihrer PowerPoint-Präsentation

Texten Sie Ihre Präsentation so knapp wie möglich. Sie können eine Botschaft vermitteln – zu viele Einzelheiten stören Ihr Publikum nur dabei, diese Botschaft auch zu behalten.

Nutzen Sie jede sinnvolle visuelle Unterstützung, mit deren Hilfe Sie eine wichtige These oder eine zentrale Tatsache besser im Gedächtnis Ihres Publikums verankern können.

Bedenken Sie: Menschen erinnern Geschichten und Bilder weit besser als nüchterne Fakten.

4. Die Form der PowerPoint

1. Erkennbarkeit geht vor Effekt:

• Halten Sie sich also an das Grundlayout Ihrer Organisation.

2. Lassen Sie auf jeder Folie genügend Freiraum

• Als Ausnahme können Sie auch mal eine Folie komplett mit einem klaren Bild füllen!

3. Achten Sie auf eine schlichte Gestaltung:

• Mischen Sie beispielsweise nicht zu viele Farben oder grafische Formen.
• Verwenden Sie maximal 2 Schriftarten, aber nur eine Grundschrift.
• Stellen Sie keinen verwirrenden Hintergrund hinter Ihren Text.
• Wählen Sie Fotos generell in gleicher, möglichst guter Qualität.

Allerdings müssen Sie gerade in diesem Rahmen für Abwechslung sorgen! Vermeiden Sie in jedem Fall absolute Gleichförmigkeit, etwa durch eine immer gleiche Aufteilung Ihrer Folien (links Text, rechts Grafik).

Sorgen Sie stattdessen für eine abwechslungsreiche Präsentationsdramaturgie, die jeweils – im Rahmen Ihres Layouts – neue Akzente setzt: hier ein Schlüsselsatz, dort ein eindrucksvolles Bild, darauf eine Grafik oder nur eine Zahl, die Bände spricht – sobald Sie sie erläutern …

5. Die Übung als Erfolgsfaktor Ihrer Präsentation

Ist Ihre Präsentation fertig, beginnt die eigentliche Arbeit: das Üben.

Erst wenn Sie Ihre Botschaft verinnerlicht haben und wissen, mit welchen Schlüsselwörtern und Geschichten Sie als Redner den Inhalt Ihres Vortrags herüberbringen, können Sie ihre visuelle Aufbereitung optimal einplanen und abrufen.

Wenn Sie können, steuern Sie Ihre Präsentation über eine Funkmaus selbst – wenn nicht, proben Sie Ihren Vortrag einmal vorher mit Ihrem Assistenten, am besten auch in dem geplanten Vortragsraum sowie mit dem entsprechenden Computer und der vorhandenen Beamer-Anlage.

Wirkung verstärken: Wie Sie Sound und Film in Präsentationen einfügen

Mit Musik, Kommentaren und Filmsequenzen können Sie die Wirkung einer Präsentation deutlich verstärken.

• Untermalen Sie eine Präsentation mit Musik.
• Zeigen Sie mit kurzen Videos ein Produkt in Aktion.
• Eröffnen Sie einen wichtigen Vortrag mit einer stimmungsvollen Anfangssequenz.

Viele Vortragende scheuen sich, Multimedia-Inhalte in Präsentationen zu integrieren, weil das als fehleranfällig und kompliziert gilt. Ist es nicht, ganz gleich ob Sie Sound- oder Video-Dateien einfügen!

Wir zeigen Ihnen hier, wie Sie mit wenigen Schritten zum Ziel kommen:

So fügen Sie Multimedia-Elemente in PowerPoint bis zur Version 2003 ein

Das Einfügen von Multimedia-Elementen unterscheidet sich zunächst nicht stark vom Einfügen anderer Objekte wie beispielsweise Bildern:

1. Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl Film und Sound, Film aus Datei bzw. Sound aus Datei.
2. Wechseln Sie zum vorher angelegten Ordner, wählen Sie den gewünschten Film aus, und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.
3. Legen Sie zuletzt fest, wie der Film bzw. Sound gestartet werden soll: automatisch oder per Mausklick?

So fügen Sie Multimedia-Elemente in PowerPoint ab Version 2007 ein

In den neueren PowerPoint-Versionen haben Sie 2 Möglichkeiten, Videos einzufügen:

• Durch Klick auf das Video-Symbol in einem Inhaltsplatzhalter. Das hat den Vorteil, dass Ihr Video in der Größe des Platzhalters und in der richtigen Position auf der Folie eingefügt wird.
• Oder auf einer leeren Folie mithilfe der Befehle aus der Registerkarte Einfügen. Audio können Sie nur auf diesem Weg hinzufügen.

Und so geht’s:

1. Klicken Sie in der Registerkarte Einfügen ganz rechts in der Gruppe Mediaclips auf die Symbole für Film oder Sound.
2. Wählen Sie den gewünschten Film bzw. Sound aus, und bestätigen Sie mit OK.

In PowerPoint 2007 werden Sie nun gefragt, wie der Film gestartet werden soll: automatisch oder per Mausklick? In der Version 2010 werden Filme standardmäßig mit der Startoption beim Klicken eingefügt, eine Abfrage findet nicht statt.

Das Video bzw. das Lautsprecher-Symbol für die Audio-Datei wird bei dieser Methode genau in der Folienmitte eingefügt und kann anschließend in der Größe angepasst sowie an die gewünschte Stelle verschoben werden (das Soundsymbol bei Bedarf beispielsweise neben die Folie).

Filme animiert einblenden

Natürlich können Sie dem Film im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation auch eine Eingangs-Animation zuweisen. Das ist beispielsweise auf älteren Rechnern hilfreich, um einen ruckelnden Start größerer Filme nicht zu zeigen oder wenn Sie mehrere Filme auf derselben Folie zeigen wollen.

Videos im Vollbildmodus anzeigen

Wenn Ihr Video eine ausreichende Qualität für eine größere Darstellung hat, können Sie es folienfüllend abspielen lassen. So blenden Sie gleichzeitig ablenkende Folienhintergründe aus. Ihr Video sollte dazu allerdings mindestens 720, besser 1.080 Pixel breit sein. Testen Sie die Wiedergabequalität vor der Präsentation unbedingt mit dem Beamer, den Sie verwenden wollen. Und so funktioniert’s:

• In PowerPoint 2002/2003 finden Sie diese Option etwas versteckt, wenn Sie im Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animation mit einem Doppelklick auf den Namen des Videos in der Animationsliste die Effektoptionen öffnen und darin auf die Registerkarte Filmeinstellungen wechseln. Dort können Sie den Vollbildmodus aktivieren.

• In PowerPoint 2007/2010 finden Sie das Kontrollkästchen Wiedergabe im Vollbildmodus im Register Filmtools/Optionen bzw. Videotools/Wiedergabe.

Zielgruppengerechte Präsentation: Passen Sie Inhalt und Darstellung an Ihr Publikum an

Wenn Sie mit derselben Präsentation unterschiedliche Zielgruppen ansprechen möchten, solten Sie auch unterschiedliche Reden und entsprechende Folien vorbereiten.

Es macht einen großen Unterschied, ob Sie vor Kunden, Mitarbeitern, Führungskräften oder vor Angestellten in der Produktion bzw. im Verkauf sprechen.

Nur in juristisch heiklen Situationen müssen Sie sich an eine Version halten, ansonsten gilt: Was Sie bei Ihrem Vortrag sagen, soll die jeweilige Zielgruppe erreichen, also müssen Sie die Worte und die Bilder Ihrer Präsentation passgenau wählen.

Das gilt umso mehr, wenn Sie international arbeiten. Dann ist es wichtig, dass Sie Ihren Vortrag auf die nationalen Gepflogenheiten abstimmen.

• Nordamerikaner beispielsweise lieben das freie Wort, das lebensnahe Storytelling und die kleine Abweichung mit Beispielen aus dem eigenen Leben.
• Franzosen dagegen achten bei Präsentationen traditionell stärker auf einen logischen Aufbau und analytische Schärfe.

Bei bewegten Bildern und Zusatzklängen gilt: Vorsicht bei konservativen Zielgruppen – und auch bei jüngerem Publikum! Wenn Ihre Präsentation ankommen soll, muss Sie nicht nur Ihre Themen, sondern auch Ihre Persönlichkeit authentisch vermitteln.

Bei Klängen beispielsweise, die das animierte Auftauchen eines Textblocks oder eines Diagrammpartikels begleiten, mag ein Tusch oder ein Formel-1-Bolide in Vorbeifahrt noch einzelne Hörer zum Schmunzeln bringen.