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Arbeitnehmerdatenschutz: Dürfen Sie prüfen, welche E-Mails privat sind und welche nicht?

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Arbeitnehmerdatenschutz private E-Mails

Von Wolfram von Gagern,

Frage: Meine Mitarbeiter erhalten täglich riesige Mengen E-Mails. Viele davon sind rein privat. Mittlerweile geht daher bei immer mehr unserer Angestellten kostbare Arbeitszeit durch die Beantwortung der Privatpost verloren. Nun möchte ich einmal prüfen, welche E-Mails privat und welche beruflich sind. Darf ich das?

Nur so kann ich doch letztendlich feststellen, ob für die Personalabteilung Handlungsbedarf besteht.

Lesen privater E-Mails mit Arbeitnehmerdatenschutz vereinbar?

Antwort: Sie setzten genau an der richtigen Stelle an. In vielen Unternehmen besteht hier erheblicher Handlungsbedarf. Es ist so, wie es leider schon so häufig war: Arbeitnehmern werden Freiheiten gelassen, einige wenige nutzen das aus und alle müssen darunter leiden. Grundsätzlich ist zunächst zu unterscheiden, ob die private Nutzung des Internets vollkommen verboten ist oder nicht. Viele Arbeitgeber versuchen, den E-Mail-Verkehr und das Surfen ihrer Mitarbeiter zu kontrollieren. Es ist Ihr gutes Recht, die private Nutzung von Computern am Arbeitsplatz vollständig zu verbieten. Eine geschäftliche E-Mail dürfen Sie stets prüfen. Letztendlich ist sie wie ein Geschäftsbrief zu behandeln. Ihre Geschäftsbriefe dürfen Sie ja auch jederzeit einsehen.

Arbeitnehmerdatenschutz: Wann Sie private E-Mails lesen dürfen

Würden Sie die Nutzung verbieten, sind das Ihre Rechte: Sie dürfen

  • stichprobenartig prüfen, ob das Verbot eingehalten wird,
  • Nutzungsdaten erfassen und
  • dienstliche E-Mails lesen.

Sie dürfen nicht

  • private E-Mails lesen. Ausnahme: Die Zustimmung Ihres Mitarbeiters liegt vor.

Arbeitnehmerdatenschutz: Wann ein Kontrollverbot für private E-Mails gilt

Haben Sie die private Nutzung gestattet, unterliegt sie einem generellen Kontrollverbot: Sie dürfen

  • Nutzungsdaten nur erfassen, soweit Sie diese Angaben zu Abrechnungszwecken benötigen.
  • beim E-Mail-Verkehr Absender- und Zieladressen erfassen, soweit Sie damit Störungen in Ihrer Telekommunikationsanlage verhindern wollen.

Sie dürfen nicht

  • die privaten E-Mails lesen und
  • die Nutzungsdaten protokollieren, um dadurch eine Leistungskontrolle vorzunehmen.

Fazit: Die Prüfung der Anzahl der Privat-Mails ist auf diese Weise unzulässig. Verbieten Sie sämtliche Privatnutzung haben Sie wesentlich mehr Rechte. Vor dieser Entscheidung sollten Sie jedoch die Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit genau berücksichtigen.

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