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Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

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Arbeitnehmerdatenschutz richtig gemacht

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Egal ob Unfallanalysen oder Umfragen zur Stressbelastung: Wenn Sie personenbezogene Daten erheben, müssen sie zwingend die datenschutzrechtlichen Bestimmungen beachten.

Seit dem Volkszählungsurteil 1983 zählt das Bundesverfassungsgericht den Datenschutz zu den Grundrechten – obwohler im Grundgesetz nicht ausdrücklich erwähnt wird. In der Folge kam es mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu detaillierten Regelungen. Zunächst lag der Schwerpunkt darauf, den Bürger vor unberechtigtem Datensammeln des Staates zu schützen. Durch die digitale Revolution hat der Datenschutz jedoch auch für private Stellen zunehmend an Bedeutung gewonnen.

Laut § 4f BDSG braucht jedes Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten, wenn ständig 10 oder mehr Personen mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind oder Zugang zudiesen Daten haben – z. B. in der Personalabteilung.

Personenbezogene Daten sind hierbei alle Information, die einem konkreten Menschen zugeordnet werden (können). Nach wie vor gibt es aber speziell zum Arbeitnehmerdatenschutz keine detaillierten gesetzlichen Regelungen. Diese Lücke im Gesetz wird daher durch sogenanntes Richterrecht geschlossen: Bei konkreten Konflikten entscheiden Arbeitsgerichte. Um juristischen Ärger zu vermeiden, ist es sinnvoll, Regelungen und Urteile zum Arbeitnehmerdatenschutz vorsichtig auszulegen – also im Zweifel pro Datenschutz!

Die wichtigsten Grundsätze hierbei: Datenvermeidung, Datensparsamkeit

  • Fragen Sie nur Daten ab, die Sie wirklich benötigen.
  • Sammeln Sie Daten nicht „auf Vorrat“ – und löschen Sie sie, sobald der Zweck vollständig erfüllt wurde.
  • Sie dürfen Daten nur in den Fällen erheben, in denen es das BDSG vorsieht. Für alle anderen Fälle brauchen Sie die Einwilligung, ggf. durch eine Betriebsvereinbarung.
  • Erheben Sie Daten ohne Kenntnis bzw. Mitarbeit des einzelnen Betroffenen, müssen Sie ihn darüber informieren.
  • Gewährleisten Sie, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden und dass die befugten Personen auf das Datengeheimnis verpflichtet werden.
  • Speichern und verarbeiten Sie Daten möglichst so, dass Einzelpersonen nicht identifiziert werden können.

Besonders sensible Daten

Bei „besonderen Arten personenbezogener Daten“ ist die Erhebung nur zulässig, wenn dies dem Schutz lebenswichtiger Interesssen dient oder wenn die Personen diese Informationen von sich aus öffentlich gemacht haben bzw. sie offensichtlich sind. Außerdem ist die Erhebung erlaubt, wenn es der Gesundheitsvorsorge dient und die Daten von einer Person erhoben werden, die der Schweigepflicht unterliegt, also z.B. ein Arzt oder Anwalt– aber nur dann, wenn die Betroffenen zugestimmt haben. In jedem Fall ist aber eine Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten notwendig!

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Gerade Gesundheitsdaten können im betrieblichen Umfeld notwendig sein– z.B. ein Sehtest / Gesundheitszeugnis für Mitarbeiter im Fahrdienst. Die Erhebung solcher Daten ist durch das hohe Sicherheitsinteresse gedeckt. Allerdings muss der Arbeitgeber diese Daten getrennt von der übrigen Personalakte aufbewahren. Der Inhalt ist streng vertraulich!

Schwangerschaft: Es gehört zur Pflicht des Unternehmens, Mutter und Ungeborenes vor möglichen Gesundheitsgefahren zu schüt-zen– inklusive spezieller Gefährdungsbeurteilung. Das ist natürlich nur möglich, sobald die Mutter ihre Schwangerschaft von sich aus betriebsintern öffentlich macht.

Überwachung

Überwachung: Eine Kontrolle mittels Videokamera oder Audiosystemen ist ein erheblicher Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Betroffenen– und daher fast nie verhältnismäßig. Ausnahmen sind der Schalterraum einer Bank oder die Aufklärung bei wiederkehrenden Diebstählen.

Datenschutz-Ticker

Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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