Frage: Nachdem die neuen Azubis nun einrücken, fragen wir uns, wie lange wir die Bewerberdaten der nicht eingestellten Bewerber speichern dürfen. Gibt es hier gesetzliche oder andere Vorgaben?
Wie Sie mit Bewerberdaten umgehen müssen
Antwort: Bewerberdaten gelangen in Ihre Dateien auf 2 unterschiedlichen Wegen:
- Sie bieten online eine Eingabemaske für Bewerberdaten an, in die der Schulabgänger personenbezogene und andere Informationen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eingibt.
- Sie selbst erfassen die Daten aufgrund der Bewerbungsunterlagen und des Auswahlverfahrens.
In beiden Fällen sind Sie später zum Handeln verpflichtet. Denn zunächst einmal gilt für Sie § 35 Abs. 2 Nr. 3 des Bundesdatenschutzgesetzes. Danach müssen Sie Daten löschen, wenn „ihre Kenntnis für die Erfüllung des Zwecks der Speicherung nicht erforderlich ist“. Im Klartext: Die Daten haben nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ihren Zweck erfüllt und werden nicht mehr benötigt.
In den ersten 6 Monaten: Bewerberdaten sperren statt löschen
Aber: Aufgrund der theoretischen Klagemöglichkeit von abgelehnten Bewerbern sollten Sie die Daten, die zur Entscheidung der Ablehnung geführt haben, 6 Monate lang aufbewahren. Folge für Ihre Arbeit: In den ersten 6 Monaten nach Versenden der Absagen sollten Sie die Daten auf keinen Fall löschen, sondern lediglich sperren. In der Praxis geschieht das durch abgeschlossene Aktenschränke bzw. geschützte Dateien. Spätestens nach einem Jahr müssen Sie die personenbezogenen Daten der Bewerber, die keinen Ausbildungsplatz erhalten haben, allerdings gelöscht haben. Mit dieser Handhabung bleibt Ihnen die Möglichkeit, einerseits auf Rückfragen und Klagen erfolgloser Bewerber zu reagieren, ohne andererseits gegen Datenschutzbestimmungen zu verstoßen. Machen Sie sich einen Wiedervorlagevermerk in Ihrem Zeitplansystem, um die Vernichtung der Daten rechtzeitig im Rahmen dieser Frist durchführen zu können!
So sollten Sie bei der Löschung personenbezogener Daten abgelehnter Bewerber verfahren:
- Versendung der Absagen
- 6 Monate später: frühester Termin zur Löschung der Daten
- weitere 6 Monate später: spätester Termin zur Löschung der Daten
