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Beschäftigtendatenschutz:
Das sind die aktuellen Regeln für Ihre Arbeit

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Datenschutz
Urheber: vege | Fotolia

Von Britta Schwalm,

Seit Jahren steht der Beschäftigtendatenschutz immer wieder auf der Agenda der Politik. Nach dem Koalitionsvertrag der Großen Koalition aus dem Jahr 2014 ist vereinbart, den Beschäftigtendatenschutz gesetzlich zu regeln. Im Vordergrund standen zunächst aber die Verhandlungen zur Europäischen Datenschutz-Grundverordnung. Erst wenn diese abgeschlossen sind, ist eine nationale Regelung zum Beschäftigtendatenschutz zu erwarten.

Die Frage der Umsetzung des Beschäftigtendatenschutzes wird aller Voraussicht nach erst in der neuen Legislaturperiode aufgegriffen werden. Das bedeutet aber nicht, dass es derzeit keinen Datenschutz für Mitarbeiter gibt. Die Vorschriften, die vor allem Sie bei Ihrer Arbeit mit den sensiblen Beschäftigtendaten beachten müssen, ergeben sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz.

Das Sammeln, Speichern und Verarbeiten sensibler Daten von Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer Arbeit:

Sie erhalten von Mitarbeitern Informationen über deren Krankenstand, über deren Entgelt sowie darüber, ob das Entgelt gepfändet wird. Einen Teil dieser Informationen speichern und verwerten Sie im Rahmen Ihrer Aufgaben.

Beim Umgang mit den Daten der Beschäftigten Ihres Unternehmens sind Ihre Sorgfalt und Diskretion gefordert. An einem Beschäftigtendatenschutz als eigenes Regelwerk können Sie sich momentan aber noch nicht orientieren. Wann dieser als Bestandteil des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) kommt, ist derzeit noch offen. Zentrale Vorschriften für Ihren Umgang mit Mitarbeiterdaten sind aktuell die §§ 32 ff. BDSG.

Der Datenschutz gilt für alle Beschäftigten

  • Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer
  • Auszubildende: Teilnehmerinnen und Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben sowie an Abklärungen der beruflichen Eignung oder Arbeitserprobung, in anerkannten Werkstätten für behinderte Menschen Beschäftigte, im Jugendfreiwilligendienst, Bundesfreiwilligendienst etc. Beschäftigte
  • Personen, die wegen ihrer wirtschaftlichen Unselbstständigkeit als arbeitnehmerähnliche Personen anzusehen sind, auch die in Heimarbeit
  • Beschäftigten und die ihnen Gleichgestellten
  • Bewerberinnen und Bewerber
  • ehemalige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
  • Beamtinnen, Beamte, Richterinnen und Richter des Bundes

Art der Daten und der Speicherung: Was Sie wie speichern dürfen

Sie dürfen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erheben (also z. B. erfassen), verarbeiten und nutzen, wenn dies für Ihre Arbeit erforderlich ist (§ 32 BDSG). Personenbezogene Daten sind „Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren Person“. Sie dürfen also beispielsweise über einen aktuellen, zukünftigen oder ehemaligen Mitarbeiter den Familienstand, die Kinderzahl oder die Religion speichern, weil Sie diese Informationen zur ordnungsgemäßen Abrechnung benötigen. Die Staatsangehörigkeit benötigen Sie für die Meldung an die Krankenkasse. Ebenso ist es zulässig, Informationen über die Schul- und Berufsausbildung oder die Schwerbehinderteneigenschaft zu speichern. Für ehemalige Mitarbeiter bzw. Bewerber gilt das aber nur so lange, wie die Speicherung noch für evtl. Betriebsprüfungen oder die Abwicklung von Ansprüchen notwendig ist.

Sensible Daten: Diese Informationen sind tabu

Sensible Daten sind besonders schutz- würdige Daten natürlicher Personen. Sie betreffen die ethnische Herkunft, politische Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse und philosophische Überzeugung, Gesundheit und Sexualleben. Diese Daten zu erfassen und zu speichern, ist verboten.

Beispiel: Sie dürfen zwar speichern, dass ein Mitarbeiter krankheitsbedingt gefehlt hat, weil Sie die Entgeltfortzahlung, die Erstattung und evtl. Meldungen abwickeln müssen. Sie dürfen außerdem ermitteln, wie oft ein Mitarbeiter in den vergangenen Jahren mehr als 6 Wochen krank war. Diese Informationen benötigt Ihr Unternehmen, um gegebenenfalls eine personenbedingte, das heißt krankheitsbedingte Kündigung vorzubereiten. Sie dürfen schließlich die Krankenkasse um Auskunft bitten, ob es sich bei einer Erkrankung um eine Folgeerkrankung handelt, um festzustellen, ob der Mitarbeiter noch Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat.

Keinesfalls dürfen Sie den Mitarbeiter aber fragen, warum er krank war bzw. wie die konkrete Diagnose lautete. Teilt er Ihnen diese von sich aus mit oder kommt sie Ihnen durch Kollegen zu Ohren, dürfen Sie diese Information nicht verwerten und vor allem nicht speichern oder weitergeben.

Behandeln Sie alle Mitarbeiterdaten, die Sie erhalten, streng vertraulich und schützen Sie sie vor dem Zugriff unbefugter Personen.

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Wann Sie die Daten ausgeschiedener Mitarbeiter löschen

Sie sind verpflichtet, die Personalakten irgendwann nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters zu vernichten. Das gilt aber erst dann, wenn die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind.

Für reine Personalunterlagen (also den Arbeitsvertrag etc.) gelten ebenfalls Aufbewahrungsfristen. Diese sind aber nicht an ein Jahresende geknüpft. Vielmehr müssen Sie Personalunterlagen so lange aufbewahren, wie der Mitarbeiter noch Ansprüche gegen Ihr Unternehmen geltend machen kann. Das ist grundsätzlich möglich bis zum Ablauf der Verjährung seiner Ansprüche.

Für noch bestehende arbeitsrechtliche Ansprüche des Mitarbeiter gilt die allgemeine Verjährungsfrist (§ 195 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)): 3 Jahre ab Fälligkeit des Anspruchs und Kenntnis Ihres Unternehmens.

Die Verjährungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Beurteilungen und Arbeitszeugnisse sollten Sie nach einem halben Jahr löschen. Dann dürfen Sie davon ausgehen, dass keine Ansprüche mehr gegen Ihr Unternehmen geltend gemacht werden.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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