Frage: Meine Personalabteilung hat Probleme mit einem Bewerber. Dieser hatte sich online in unserem Bewerbungsportal beworben. Nachdem er die Absage erhalten hat, meldete er sich zunächst bei der Personalabteilung und dann bei mir. Er forderte, dass wir seine elektronisch gespeicherten Daten sofort löschen sollen. Mein Hinweis auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und dessen Klagemöglichkeiten hat ihn nicht sonderlich interessiert. Würden seine Bewerberdaten nicht binnen 2 Wochen gelöscht, würde er sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz beschweren. Wie lange dürfen wir die Daten höchstens aufbewahren?
Antwort: Laut dem § 35 Abs. 2 Nr. 3 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) müssen Unternehmen grundsätzlich Bewerberdaten löschen, wenn die Speicherung der Daten nicht mehr erforderlich ist. Anstatt die Bewerberdaten zu löschen, darf Ihr Unternehmen sie aber auch „nur“ sperren. Dies gilt jedoch nur für Daten, für die es Aufbewahrungsfristen gibt (§ 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG).
Der Grund: Die Klagemöglichkeiten eines abgelehnten Bewerbers machen es notwendig, dass Ihr Unternehmen entscheidungsrelevante Daten für mindestens 6 Monate nach Versendung der Absage aufbewahrt. Gehen Sie hier auf Nummer sicher und bewahren Sie diese Daten getrennt von denen anderer Bewerber in einem Archiv auf, das nicht für jeden Mitarbeiter der Personalabteilung zugänglich ist.
Vor einer Anfrage der zuständigen Aufsichtsbehörde wegen der zu langen Speicherung von Bewerberdaten brauchen Sie sich nicht fürchten. Vertretbar ist nämlich eine Aufbewahrungsdauer von bis zu einem Jahr. Schließlich kennen auch andere Gesetze diese Frist. Nehmen Sie z. B. § 36 Abs. 3 Satz 3 des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg. Wenn nämlich feststeht, dass ein Dienstverhältnis nicht zu Stande kommt, ein Bewerber also abgelehnt wurde, dann müssen diesem zwar unverzüglich die Unterlagen zurückgegeben werden. Allerdings müssen die zu seiner Person gespeicherten Daten erst spätestens ein Jahr nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden.
