Gratis-Download

Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

Jetzt downloaden

Die wichtigsten Kritikpunkte an ELENA aus Datenschutzsicht

0 Beurteilungen
Lohnabrechung ELENA Datenschutz Kritik

Von Günter Stein,

Sehen Sie hier die 3 wichtigsten Kritikpunkte an ELENA und worauf Sie als Arbeitgeber achten müssen.

Punkt 1: Zentraler Speicherort und Umfang der Datensammlung

Um die Ziele von ELENA erreichen zu können, ist eine zentrale Speicherung der Daten unumgänglich. Kritisiert wird insbesondere, dass in diesem riesigen Speicherpool schon jetzt Daten abgelegt werden, von denen unklar ist, ob sie jemals, beispielsweise bei einer Erweiterung von ELENA, gebraucht werden.

Punkt 2: Umfang des Datensatzes

Ursprünglich war geplant sogar die Tatsache, ob sich ein Mitarbeiter in einem Streik befindet (sei der nun offiziell oder „wild“) über ELENA mitzuteilen. Das hat man zwischenzeitlich zwar korrigiert, sodass Streikzeiten nicht mehr erfasst werden, jedoch ist der Umfang des Datensatzes nach wie vor bedenklich. So werden beispielsweise hinterlegt:

  • Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Adresse etc.
  • Fehlzeiten
  • Abmahnungen
  • mögliches „Fehlverhalten“.

Als Begründung wird angegeben, dass gerade die letzteren Informationen für die Beurteilung von möglichen Sperrzeiten (beispielsweise beim Arbeitslosengeld) notwendig seien. Zwar werden diese Daten jetzt auch schon beispielsweise an die Agentur für Arbeit weitergemeldet, allerdings nur in Papierform.

Punkt 3: Berechtigungskonzept

Entscheidender Kritikpunkt an ELENA, auch von Seiten des Bundesbeauftragten für den Datenschutz, ist das bisherige Fehlen eines Konzepts, wer wie und in welchen Fällen auf die ELENA-Daten zugreifen darf.

Hierauf müssen Sie achten

Jeder Arbeitgeber hat seine Mitarbeiter über den Einsatz von ELENA zu informieren. Nach § 97 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) gilt Folgendes:

  • Der Arbeitgeber hat der Zentralen Speicherstelle für jeden Beschäftigten monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung einen ELENA-Datensatz zu übermitteln.
  • Die Übermittlung der Meldung ist zu protokollieren. Die Protokollierung ist grundsätzlich nach 2 Jahren zu löschen.
  • Beschäftigte sind mit jeder erstellten Verdienstbescheinigung auf die Datenübermittlung und ihren Auskunftsanspruch gegenüber der Zentralen Speicherstelle hinzuweisen, sogenannter ELENA-Pflichthinweis auf der Verdienstbescheinigung gemäß § 97 Abs. 1 SGB IV.

Beispielformulierung:

„Wir sind seit dem 1.1.2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln."

Empfehlenswert ist außerdem, dem Arbeitnehmer schon bei der Einstellung den Sinn und Zweck von ELENA mit einer entsprechenden Erläuterung kurz darzustellen:

„Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (kurz: ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Alle Arbeitgeber sind ab dem 1.1.2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Zum 1.1.2012 startet dann der Datenabruf des ELENA-Verfahrens."

Datenschutz-Ticker

Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

Datenschutz

Anzeige

Produktempfehlungen

Ihr starker Berater für ein rechtssicheres Online-Marketing

Praxisnahes Wissen zur Verbesserung und Erleichterung Ihrer Arbeit als betrieblicher Datenschutzbeauftragter!

Schnelle und einfache Mitarbeiterschulung

Umfassender Überblick für Datenschutzbeauftragte

Damit Sie auch die neuen Herausforderungen des betrieblichen Datenschutzes erfolgreich meistern!