Punkt 1: Zentraler Speicherort und Umfang der Datensammlung
Um die Ziele von ELENA erreichen zu können, ist eine zentrale Speicherung der Daten unumgänglich. Kritisiert wird insbesondere, dass in diesem riesigen Speicherpool schon jetzt Daten abgelegt werden, von denen unklar ist, ob sie jemals, beispielsweise bei einer Erweiterung von ELENA, gebraucht werden.
Punkt 2: Umfang des Datensatzes
Ursprünglich war geplant sogar die Tatsache, ob sich ein Mitarbeiter in einem Streik befindet (sei der nun offiziell oder „wild“) über ELENA mitzuteilen. Das hat man zwischenzeitlich zwar korrigiert, sodass Streikzeiten nicht mehr erfasst werden, jedoch ist der Umfang des Datensatzes nach wie vor bedenklich. So werden beispielsweise hinterlegt:
- Name, Geburtsdatum, Versicherungsnummer, Adresse etc.
- Fehlzeiten
- Abmahnungen
- mögliches „Fehlverhalten“.
Als Begründung wird angegeben, dass gerade die letzteren Informationen für die Beurteilung von möglichen Sperrzeiten (beispielsweise beim Arbeitslosengeld) notwendig seien. Zwar werden diese Daten jetzt auch schon beispielsweise an die Agentur für Arbeit weitergemeldet, allerdings nur in Papierform.
Punkt 3: Berechtigungskonzept
Entscheidender Kritikpunkt an ELENA, auch von Seiten des Bundesbeauftragten für den Datenschutz, ist das bisherige Fehlen eines Konzepts, wer wie und in welchen Fällen auf die ELENA-Daten zugreifen darf.
Hierauf müssen Sie achten
Jeder Arbeitgeber hat seine Mitarbeiter über den Einsatz von ELENA zu informieren. Nach § 97 Abs. 1 Sozialgesetzbuch Viertes Buch (SGB IV) gilt Folgendes:
- Der Arbeitgeber hat der Zentralen Speicherstelle für jeden Beschäftigten monatlich gleichzeitig mit der Entgeltabrechnung einen ELENA-Datensatz zu übermitteln.
- Die Übermittlung der Meldung ist zu protokollieren. Die Protokollierung ist grundsätzlich nach 2 Jahren zu löschen.
- Beschäftigte sind mit jeder erstellten Verdienstbescheinigung auf die Datenübermittlung und ihren Auskunftsanspruch gegenüber der Zentralen Speicherstelle hinzuweisen, sogenannter ELENA-Pflichthinweis auf der Verdienstbescheinigung gemäß § 97 Abs. 1 SGB IV.
Beispielformulierung:
„Wir sind seit dem 1.1.2010 gesetzlich verpflichtet, monatlich die in Ihrer Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des Verfahrens ELENA an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln."
Empfehlenswert ist außerdem, dem Arbeitnehmer schon bei der Einstellung den Sinn und Zweck von ELENA mit einer entsprechenden Erläuterung kurz darzustellen:
„Das Gesetz über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (kurz: ELENA) regelt, wie Bürger ihre Beschäftigungszeiten und Arbeitsentgelte nachweisen, wenn sie Sozialleistungen beantragen. Alle Arbeitgeber sind ab dem 1.1.2010 verpflichtet, die Entgeltdaten ihrer Beschäftigten an die Zentrale Speicherstelle zu übermitteln. Zum 1.1.2012 startet dann der Datenabruf des ELENA-Verfahrens."
