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Knifflig, aber nicht unlösbar: Die Aufbewahrungsfristen für Personalakten

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Von Wolfram von Gagern,

Personalakten sind eine Ansammlung verschiedenster Dokumente, Unterlagen und Belege. Die jeweiligen Inhalte können verschiedenen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Die Unterlagen zur Gehaltsabrechnung beispielsweise sind als Belege einzustufen und daher 10 Jahre aufzubewahren.

Bei Beurteilungen kann die Aufbewahrungsfrist schon nach wenigen Monaten abgelaufen sein, wenn es für den Zeugnisanspruch eine tarifvertragliche Ausschlussfrist von beispielsweise 6 Monaten gibt. Der Arbeitsvertrag an sich unterliegt keiner Aufbewahrungspflicht. Allerdings könnte ein Arbeitnehmer Ansprüche aus dem Arbeitsvertrag gegenüber Ihrem Unternehmen geltend machen, so dass eine verfrühte Entsorgung für Ihr Unternehmen teuer werden könnte.

Werden Sie beispielsweise von Ihrer Personalabteilung angesprochen, wie lange eine Personalakte aufzubewahren ist, sollten Sie daher die Aufbewahrungsgrundsätze und die diesbezüglichen gesetzlichen Rahmenbedingungen aus Sicht des Datenschutzbeauftragten wiedergeben. Ihre Antwort im Hinblick auf die Aufbewahrung von Personalakten können Sie folgendermaßen gestalten:

Sehr geehrte Frau Mustermann,

Sie baten um meine Einschätzung als Datenschutzbeauftragter, wann eine Personalakte in unserem Unternehmen vernichtet werden darf. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sind Daten immer dann zu löschen bzw. zu vernichten, wenn der Zweck der Speicherung erreicht worden ist (§ 35 Abs. 2 Nr. 3 BDSG). Eine Ausnahme von diesem Grundsatz ist allerdings dann gegeben, wenn für ein Dokument gesetzliche, satzungsmäßige oder vertragliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Dann sind die entsprechenden Daten zu sperren. Weil in unserem Hause die Akten teilweise noch in Papierform geführt werden, kann dem Sperrerfordernis dadurch Rechnung getragen werden, dass diese Akten für den aufbewahrungspflichten Zeitraum getrennt vom sonstigen Aktenbestand gelagert werden. Idealerweise verwenden Sie hierfür einen Aktenschrank, zu welchem nur Sie Zugang haben.

Wie lange eine Akte bzw. einzelne Dokumente aufzubewahren sind, ist sehr vom jeweiligen Inhalt abhängig. Sind Dokumente für die Besteuerung des Unternehmens relevant, müssen diese nach den einschlägigen steuerrechtlichen Vorschriften (z. B. § 147 Abgabenordnung) für mindestens 6 und unter Umständen sogar für 10 Jahre aufbewahrt werden. Die 10-jährige Frist gilt beispielsweise für Buchungsbelege im Zusammenhang mit der Gehaltszahlung, sofern diese in der Personalakte aufbewahrt werden. Für den Arbeitsvertrag an sich gelten keine besonderen Aufbewahrungsfristen. Dementsprechend wäre eine Aufbewahrung nur so lange sinnvoll, wie ein Beschäftigter Ansprüche gegenüber unserem Unternehmen geltend machen könnte. Nach § 195 BGB verjähren solche Ansprüche grundsätzlich nach spätestens 3 Jahren. Bitte berücksichtigen Sie dabei, dass die Frist erst mit dem Ende des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Das bedeutet konkret, dass die Verjährung eines im Januar 2007 entstandenen Anspruchs erst mit Ende des 31.12.2007 beginnt. Demzufolge ist der Anspruch grundsätzlich erst am1.1.2011 nicht mehr durchsetzbar, weil diesbezüglich Verjährung eingetreten ist.

Sollte eine Aussonderung von Dokumenten aus den einzelnen Akten nach Ablauf der jeweils für das Dokument geltenden Aufbewahrungsfrist nichtmöglich sein, bewahren Sie die vollständigen Akten für den Zeitraum der höchsten Aufbewahrungsfrist auf. In diesem Fall schlage ich vor, dass diese Akten von den anderen Akten getrennt in einer Weise aufbewahrt werden, dass auf sie im normalen Geschäftsalltag nicht mehr zugegriffen werden kann. So wird eine verfrühte Entsorgung unter Verletzung der Aufbewahrungsfrist vermieden und zugleich den datenschutzrechtlichen Anforderungen nach § 35 Abs. 2 und 3 BDSG in ausreichendem Maße entsprochen. Bitte tragen Sie dafür Sorge, dass nach Ablauf der höchsten Aufbewahrungsfrist die so verwahrten Akten einer datenschutzkonformen Vernichtung zugeführt werden. Elektronisch gespeicherte Unterlagen sind dann ebenfalls unwiederbringlich zu löschen.

Mit freundlichen Grüßen

Marta Peter

Datenschutzbeauftragte

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