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Privates Mailen und Surfen erlauben – ja oder nein? Diese Punkte sind zu beachten

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Datenschutz
Urheber: MK-Photo | Fotolia

Von Andreas Würtz,

Privates und Dienstliches miteinander zu vermischen, ist grundsätzlich eine risikobehaftete Angelegenheit. Ein prominentes Beispiel ist die US-amerikanische Präsidentschaftswahl: Als an die Öffentlichkeit gelangte, dass die Kandidatin und ehemalige Außenministerin berufliche E-Mails über einen privaten Server versandte, sorgte das für immenses Aufsehen in der Öffentlichkeit – und hatte den Verlust von Wählerstimmen zur Folge.

Doch auch wenn es in Ihrem Unternehmen nicht um das höchste Amt im Staate geht: Wissen Sie eigentlich, wie es um das Thema Nutzung des E-Mail-Accounts und Surfen im Internet in Ihrem Unternehmen bestellt ist? Schauen Sie genau hin und klären Sie auf, welche Aspekte zu regeln sind.

Nichts Genaues weiß man nicht

Immer und überall online zu sein und über Instant-Messenger und E-Mail zu kommunizieren, ist schon längst für viele selbstverständlich geworden. Im privaten Bereich kann über die Handhabung jeder selbst entscheiden. Im beruflichen Umfeld ist das anders. Und hier herrscht oft Unsicherheit. Darf für private E-Mails das geschäftliche E-Mail-Konto genutzt werden? Und was ist mit dem Surfen im Internet? Die Unklarheit beim Umgang mit digitalen Medien im Arbeitsumfeld betrifft nicht nur die Beschäftigten, sondern auch die Arbeitgeber. Doch aufgrund von Unwissenheit das Falsche zu tun, ist sicherlich keine gute Lösung. Geben Sie jetzt entsprechende Hilfestellung!

A, B oder C?

Machen Sie deutlich: Grundsätzlich gilt, dass der vom Arbeitgeber bereitgestellte Internetzugang und das E-Mail-Postfach nur für geschäftliche Zwecke genutzt werden dürfen. Aber es steht dem Arbeitgeber natürlich offen, selbst zu entscheiden, ob er die private Nutzung für seine Beschäftigten erlaubt oder verbietet.

Folgende Konstellationen sind möglich:

  • Option A: Der Arbeitgeber erlaubt ausdrücklich die Nutzung des betrieblichen E-Mail-Postfachs und des Internets für private Zwecke.
  • Option B: Der Arbeitgeber verbietet ausdrücklich die private Nutzung.
  • Option C: Der Arbeitgeber spricht nicht ausdrücklich ein Verbot oder eine Erlaubnis aus, hat aber unter Umständen Kenntnis von der privaten Nutzung und nimmt diese hin.

 

Konsequenzen kennen und abwägen

Vor der Entscheidung ist in jedem Fall eine Abwägung der Pro- und Kontra-Argumente vorzunehmen, wobei Sie im Rahmen Ihres datenschutzrechtlichen Hinwirkungsauftrags unterstützen können. Oft kommen Sie dann früher oder später zu der Frage: Wo liegt eigentlich das Problem, wenn eine private Nutzung erlaubt wird? Nach Auffassung einiger Vertreter von Datenschutzaufsichtsbehörden und Juristen wird das Unternehmen im Falle einer ausdrücklich oder konkludent erlaubten Privatnutzung zum Telekommunikations- bzw. Telemediendienstanbieter. Somit kommt das Fernmeldegeheimnis gemäß § 88 Telekommunikationsgesetz (TKG) zur Anwendung. Dieses Fernmeldegeheimnis muss gewahrt werden, weil der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter gemäß § 3 Nr. 6, 10, 24 TKG anzusehen ist. Das heißt in der Konsequenz: Der Zugriff, die Sichtung und Auswertung des privaten E-Mail-Verkehrs und die privaten Inhalte im E-Mail- Postfach sind ohne wirksame Einwilligung des jeweiligen Mitarbeiters tabu. Macht man es dennoch, kann eine Verletzung des Fernmeldegeheimnisses strafrechtliche Konsequenzen haben.

 

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Praxisbeispiel: Der Status des Telekommunikationsanbieters kann zur echten Herausforderung werden – unter anderem dann, wenn der Beschäftigte geplant oder ungeplant abwesend und nicht erreichbar ist, sich aber geschäftliche E-Mails in seinem Postfach befinden, die für die Aufrechterhaltung des Betriebs erforderlich sind. Liegt die Einwilligung des Beschäftigten für einen Zugriff nicht vor und wird trotzdem auf seine E-Mails zugegriffen, kann das in einen Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis münden – und damit zu einer Straftat nach § 206 Strafgesetzbuch werden.

Rechtsinfo: Dass ein Arbeitgeber aufgrund einer Privatnutzung zum Telekommunikationsanbieter gegenüber dem Mitarbeiter wird, ist hoch umstritten. Man kann hier die Sache auch ganz anders sehen. So kann man vertreten, dass der Mitarbeiter gegenüber dem Arbeitgeber Dritter sein müsste, damit der Arbeitgeber ihm gegenüber überhaupt einen Telekommunikationsdienst anbieten kann. Der Begriff „Dritter“ ist im TKG nicht definiert. Insofern kann man auf die Definition des Dritten in § 3 Abs. 8 Satz 2 Bundesdatenschutzgesetz zurückgreifen. Danach ist Dritter jede Person oder Stelle außerhalb der verantwortlichen Stelle. Mitarbeiter werden jedoch – zumindest datenschutzrechtlich – als Teil der verantwortlichen Stelle angesehen. Wie die Sache letztendlich zu bewerten ist, kann niemand sagen. Aussagekräftige eindeutige höchstgerichtliche Rechtsprechung gibt es hierzu nicht.

 

Klarheit schaffen, Verstöße verhindern

Um die bestmöglichen Voraussetzungen für den Datenschutz in Ihrem Unternehmen zu schaffen, sind u.a. zwei Faktoren ausschlaggebend:

1. Regelung: Klarheit darüber, was erlaubt oder verboten ist, schafft der Abschluss einer entsprechenden Betriebsvereinbarung. In der Vereinbarung sind alle wesentlichen Aspekte zu regeln, die die Nutzung der betrieblichen Kommunikationssysteme wie Internetzugang und E-Mail-Postfach betreffen.

2. Sensibilisierung: Den Regelungen Leben einzuhauchen, sie für die Beschäftigten verständlich und greifbar zu machen, wird durch Sensibilisierungsmaßnahmen erreicht. Dafür eignen sich entsprechende Schulungen oder auch Veröffentlichungen in unternehmensinternen Publikationen.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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