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4 Grundlagen zum Verfahrensverzeichnis: So erstellen Sie Ihr Verfahrensverzeichnis schnell, einfach und rechtssicher

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Von Wolfram von Gagern,

Die Pflicht zur Erstellung der Verfahrensbeschreibungen wurde – zur Umsetzung der EG-Datenschutzrichtlinie des Jahres 1995 – im Mai 2001 in das BDSG aufgenommen.

1. Notwendigkeit eines Verfahrensverzeichnisses

  • Gemäß § 4g Abs. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wird Ihnen alls Datenschutzbeauftragtem für jedes Verfahren automatisierter Verarbeitungen personenbezogener Daten eine Verfahrensbeschreibung von der Unternehmensleitung oder der Fachabteilung zur Verfügung gestellt.
  • Es gehört zu Ihren Aufgaben, jedermann auf Antrag die meisten Angaben dieser Verfahrensbeschreibung „in geeigneter Weise“ bekannt zu geben. Dies wird auch als das sog. „Jedermannsrecht“ bezeichnet.
  • Die Verfahrensbeschreibung benötigen Sie zur Aufgabenerfüllung als Datenschutzbeauftragter.
  • Ohne Verfahrensbeschreibungen können Sie kaum die Verfahren identifizieren, bei denen Sie eine Vorabkontrolle durchzuführen haben, damit das jeweilige Verfahren rechtlich zulässig ist.
  • Sofern Ihnen die Verfahrensbeschreibungen noch nicht zur Verfügung gestellt wurden, sollten Sie als betrieblicher Datenschutzbeauftragter die Initiative zur Erstellung der Verfahrensbeschreibungen ergreifen.

2. Was ist ein Verfahren?

In der Begründung der EG-Datenschutzrichtlinie von 1995, die die Basis für die BDSG-Novellierung vom Mai 2001 darstellt, wird definiert:

„Ein Verfahren ist ein Bündel von Verarbeitungen, die über eine vom Verantwortlichen definierte Zweckbestimmung verbunden sind.“

Beispiel: Für den Bereich Personal ist der Verantwortliche der Personalleiter, die Zweckbestimmung die Personalverwaltung und die Verarbeitungen sind alle Prozesse des Personalbereichs, bei denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, wie z. B. die Gehaltsabrechnung oder die automatisierte Zeiterfassung. Diese Verarbeitungen werden zum Verfahren „Personalverwaltung“ gebündelt.

3. Wer darf einen Antrag stellen?

Zwar ist in § 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG davon die Rede, dass der Datenschutzbeauftragte die Informationen nur auf Antrag geben muss. Sie sollten allerdings keine besonderen

Anforderungen an den Antrag stellen. So braucht niemand erklären, warum und wofür er diese Informationen haben möchte. Der Antrag hängt auch nicht davon ab, ob es sich beim Anfragenden um eine natürliche Person handelt oder etwa eine Firma dahinter steckt. Sogar die Konkurrenz kann sich bei Ihnen melden und um Auskunft bitten.

Auch kommt es nicht darauf an, ob die anfragende Person volljährig ist oder ob sie in Deutschland lebt oder nicht. Jedermann darf sich informieren. Jedermann darf sich informieren, das bedeutet

  • jede natürliche Person, das heißt jeder Mensch
  • jede juristische Person, das heißt auch ein Konkurrenzunternehmen
  • Erwachsene und Minderjährige
  • Inländer und Ausländer

4. Diese Angaben benötigen Sie für die Verfahrensbeschreibung

§ 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG legt klar und eindeutig fest, dass Sie lediglich die Informationen nach § 4 e Satz 1 Nr. 1 – 8 BDSG mitteilen müssen.

Hierzu zählen:

  • Firmenname
  • Anschrift
  • Name des Geschäftsführers
  • Zweck der Datenerhebung, -verarbeitung oder –nutzung
  • betroffene Personengruppen und Datenkategorien
  • Empfänger der Daten
  • Löschfristen
  • Datenübermittlung in sog. Drittstaaten

Mehr Auskunft brauchen Sie nicht zu geben. So muss beispielsweise nicht mitgeteilt werden, welche Maßnahmen zum technisch-organisatorischen Datenschutz ergriffen worden sind.

Will jemand auch solche Informationen haben, dann können Sie die Information verweigern.

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