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Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

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8 Praxistipps für Ihre Arbeit als Datenschutzberater

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Datenschutz
Urheber: vege | Fotolia

Von Andreas Würtz,

Um Ihre Rolle als Datenschutzbeauftragter ranken sich häufig Missverständnisse. Gerade im Hinblick auf die anstehenden Veränderungen durch die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), sieht man Sie gerne in der Verantwortung, die Verordnung umzusetzen Doch Sie sind als Datenschutzbeauftragter Berater – die Verantwortung für die Umsetzung trägt das Unternehmen.

Eine Herausforderung jenseits der Paragrafen Den Datenschutz im Unternehmen zu fördern, ist das Ziel Ihrer Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter (vgl. § 4g Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)). Eine Ihrer zentralen Aufgaben dabei ist es, die Unternehmensleitung und Mitarbeiter in Sachen Datenschutz zu beraten.

Um eine datenschutzrechtliche Beratung durchzuführen und ein kompetenter Ansprechpartner zu sein, müssen Sie sich mit den relevan ten datenschutzrechtlichen Regelungen (BDSG, DS-GVO, BDSG-neu usw.) auskennen. Das ist eine große Herausforderung, bedeutet aber nicht, Paragrafen und Artikel auswendig zu lernen. Denn das machen selbst studierte Juristen nicht. Was wirklich für Ihr Unternehmen zählt, ist, die gesetzlichen Vorgaben zu finden, zu interpretieren und in der Praxis umzusetzen. Und dafür ist die Qualität Ihrer Beratung ausschlaggebend.

Wie Sie professionell und lösungsorientiert beraten, Missverständnissen vorbeugen und Schaden von sich und dem Unternehmen abwenden, zeigen Ihnen acht Praxis-tipps!

Beratungstipp 1: Planen Sie genügend Zeit ein

Datenschutzrechtliche Fragestellungen bergen oft komplexe Zusammenhänge, die zuweilen erst auf den zweiten Blick ersichtlich werden. Häufig müssen Sie für Ihre Analyse verschiedene Rechtsgebiete unter die Lupe nehmen und u. a. auch urheberrechtliche, wettbewerbsrechtliche oder arbeitsrechtliche Regelungen prüfen, bevor Sie eine datenschutzbezogene Bewertung und Beratung vornehmen können. Deshalb ist für Sie nach Erhalt einer Anfrage vor allem eines von Bedeutung: genügend Zeit zu gewinnen. Damit stoßen Sie in der heutigen Situation des schnellen Arbeitstempos und hohen Arbeitspensums nicht immer auf Verständnis.

Umsetzungstipp: Machen Sie höflich, aber bestimmt deutlich, dass Sie eine qualitativ hochwertige Beratung zum Thema Datenschutz nicht innerhalb von fünf Minuten liefern können. Machen Sie einen Termin fest, der für Sie machbar ist - und planen Sie dabei lieber etwas großzügiger. Denn ein zeitlicher Puffer für den Not- fall ist immer empfehlenswert.

Beratungstipp 2: Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen

Auch wenn Ihr Gegenüber versucht, Druck aufzubauen mit dem Hinweis, dass Ihr datenschutzrechtlicher Rat in der Angelegenheit sofort benötigt wird, da man ansonsten den Zeitplan nicht halten kann: Lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, eine schnelle und unüberlegte Einschätzung zu geben, ohne die Fragestellung wirklich eingehend geprüft zu haben. Denn oft erweist sich eine vermeintlich kurze Frage zwischen Tür und Angel als hochkomplex und facettenreich. Und leider passiert es immer wieder, dass in Projekten oder bei der Entwicklung von Neuprodukten der Aspekt Datenschutz erst ganz zum Schluss auf den Tisch kommt. Und dann drängt die Zeit - doch es ist nicht Ihr Verschulden, dass sich die Verantwortlichen im letzten Moment noch schnell die "Freigabe" des Datenschutzbeauftragten holen wollen, um das Projekt abschließen zu können. Lassen Sie sich nicht hetzen und nehmen Sie sich die Zeit, die Sie brauchen, um eine gute Arbeit abzuliefern.

Umsetzungstipp: Bleiben Sie konsequent und geben Sie dem Druck nicht nach. Ansonsten schaden Sie vor allem sich selbst, wenn Sie in der Eile und ohne die erforderliche Recherche einen schnellen Ratschlag aus der Hüfte schießen, der sich vielleicht später als falsch erweist.

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Beratungstipp 3: Stellen Sie die richtigen Fragen

Ein datenschutzrechtliches Beratungsgespräch dient dazu, dass Sie und Ihr Gesprächspartner am Ende zu der Lösung für ein Problem kommen. Um das Ziel zu erreichen, müssen Sie zunächst Informationen sammeln. Arbeiten Sie sich dafür langsam bis zum Kern des Anliegens vor. Steigen Sie mit der Frage ein, aus welchem Grund sich Ihr Gesprächspartner an Sie gewandt hat. Wo drückt der Schuh? Dann lassen Sie sich ausführlich schildern, worum es geht. Wichtig ist, dass Sie zuhören, ohne zu unterbrechen. Machen Sie sich während der Schilderung Notizen. Am Ende fassen Sie das Geschilderte in eigenen Worten zusammen, um sicherzustellen, dass alles richtig bei Ihnen angekommen ist. Danach beginnen Sie, gezielter Fragen zu stellen, die Ihnen weiteren Aufschluss über die Situation ermöglichen und notwendige Details liefern.

Umsetzungstipp: Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem Gespräch offene Fragen stellen. So entlocken Sie Ihrem Gegenüber die meisten Informationen. Denn im Gegensatz zu geschlossenen Fragen können offene Fragen nicht mit einem einfachen "Ja" oder "Nein" beantwortet werden. Mit der offenen Fragetechnik erfahren Sie von Ihrem Gegenüber die Details, die Sie für Ihre Beratung benötigen. Dazu benutzen Sie die Fragewörter: wo, wie, wann, was, warum, weshalb usw.

Beratungstipp 4: Versetzen Sie sich in die Lage des anderen

Ihre Beratung dient dazu, eine datenschutzrechtliche Einschätzung vorzunehmen aber vor allem auch, gemeinsam Lösungen zu erarbeiten, die datenschutzkonform, aber auch praktikabel sind. Als Datenschutzbeauftragter befassen Sie sich täglich mit dem Thema Datenschutz und haben ein Fachwissen, über das Ihr Gesprächspartner nicht verfügt. Deshalb: Achten Sie bei Ihren Erläuterungen darauf, dass Ihr Gegenüber Sie versteht. Verwenden Sie möglichst wenig Fach- und Spezialbegriffe.

Umsetzungstipp: Schlüpfen Sie in die Rolle Ihres Gegenübers und überlegen Sie, was Sie selbst von sich als Datenschutzberater erwarten würden. Sicher keinen problemorientierten juristischen Fachvortrag über datenschutzrechtliche Vorschriften und rechtliche Hintergründe, sondern ein offenes Ohr, kompetente Lösungsansätze und praxisbezogene Datenschutz-Tipps.

Beratungstipp 5: Zeigen Sie auf, was möglich ist und was nicht

Kristallisiert sich während des Gesprächs heraus, dass die Erwartung Ihres Gegenübers einfach eine "datenschutzrechtliche Freigabe" ist, um rechtlich "auf der sicheren Seite zu sein", dann sollten Sie dieser Erwartung direkt Einhalt gebieten. Machen Sie deutlich: Als Datenschutzbeauftragter stehen Sie als Berater und Ansprechpartner der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern in datenschutzrechtlichen Angelegenheiten unterstützend zur Seite. Sie erteilen aber weder Freigaben, noch liegt die Verantwortung für die Umsetzung von Maßnahmen zum Datenschutz bei Ihnen. Verantwortlich für den datenschutzkonformen Umgang mit personenbezogenen Daten sind das Unternehmen, d. h. die Unternehmensleitung, die Führungskräfte, aber auch die Mitarbeiter im Rahmen Ihrer Arbeitnehmerhaftung.

Beratungstipp 6: Brechen Sie nichts übers Knie und suchen Sie Rat bei Experten

Als Datenschutzbeauftragter verfügen Sie über ein enormes Fachwissen. Allerdings gibt es Fragestellungen, die juristisch oder technisch äußerst schwierig zu lösen sind. Deshalb: Sobald Sie das Gefühl haben, mit Ihrem Know-how an Grenzen zu stoßen, holen d Sie eine zweite Meinung ein. Zögern Sie nicht und suchen Sie sich Rat bei Experten. Wenden Sie sich beispielsweise für komplexe rechtliche Fragen an einen spezialisierten Juristen und für IT-Lösungen an Informationstechniker. So stellen Sie Ihre Beratung auf ein sicheres Fundament.

Umsetzungstipp: Sagen Sie das auch Ihrem Gesprächspartner offen, wenn Sie weitere Experten zurate ziehen müssen. Damit machen Sie die Herausforderung trans- parent, bauen Vertrauen auf und machen deutlich, dass Sie nichts übers Knie brechen - denn für Ihre Beratung hat oberste Priorität, alle Aspekte wie Risiken und Lösungsmöglichkeiten zu beleuchten.

Beratungstipp 7: Dokumentieren Sie

Von großer Bedeutung für Ihre Arbeit als Datenschutzbeauftragter ist, nachweisen zu können, dass Sie beraten und wie Sie beraten haben. Achten Sie deshalb darauf, Ihre Beratungen stets zu dokumentieren. Mit einer entsprechenden Dokumentation verhindern Sie außerdem, dass Ihr Gegenüber in Ihrer Beratung etwas falsch versteht, falsch umsetzt und das Ihnen und Ihrer Beratung im Nachhinein angelastet werden kann.

Umsetzungstipp: Machen Sie sich während Ihrer Beratungsgespräche immer Notizen und fassen Sie nach jedem Gespräch die Ergebnisse noch einmal schriftlich zusammen. Senden Sie diese Zusammenfassung per E-Mail an alle Personen, die an der Beratung beteiligt waren.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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