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Abwesenheitsnotiz & Co.: So handhaben Sie Datenschutz in der Urlaubszeit

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Betrieblicher Datenschutz
Urheber: MK-Photo | Fotolia

Von Andreas Würtz,

Es gibt Zeiten im Jahr, da wird jedem schnell klar, dass unter Datenschutzgesichtspunkten Handlungsbedarf besteht. So vielleicht jetzt, da viele Mitarbeiter in Urlaub sind und die verschiedensten mehr oder weniger ausführlichen Abwesenheitsmeldungen nutzen. Doch auch Outlook-Kalender geben oft mehr Auskunft über die betreffende Person als dieser wirklich bewusst ist. Klar, dass Sie hier für mehr Aufklärung sorgen sollten.

1. Beratungstipp: Abwesenheitsnotizen


Grundsätzlich sind Abwesenheitsnotizen in Ordnung. Allerdings stellt sich vor allem unter datenschutzrechtlichen Aspekten die Frage, welche Informationen gegeben werden müssen. Denn: Generell gelten auch im Arbeitsleben das allgemeine Persönlichkeitsrecht und insbesondere das Recht auf informationelle Selbstbestimmung. Es ist Aufgabe des Unternehmens, dafür zu sorgen, dass etwa das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Daher muss hinsichtlich jeder enthaltenen Information die Frage gestellt werden, ob sich eine Bekanntgabe an interne Empfänger oder eine Übermittlung dieser Information an Dritte (externe Empfänger) auf eine Rechtsgrundlage stützen lässt.

Rechtsinfo: Als Rechtsgrundlagen kommen heute insbesondere § 32 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bzw. § 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 BDSG in Betracht. Ab dem 25.5.2018 wären § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG-neu bzw. Art. 6 Abs. 1 Buchst. f Datenschutzgrundverordnung die in Betracht kommenden Rechtsgrundlagen.

Im Rahmen der bei den Rechtsgrundlagen notwendigen Erforderlichkeitsprüfung oder Interessenabwägung kommt der Frage besondere Bedeutung zu, welche Informationen in der Abwesenheitsnotiz erforderlich, sprich unerlässlich sind. Dabei sollte jeder im Unternehmen bedenken: Moderne E-Mail-Programme können unterschiedliche Abwesenheitsnotizen verwalten und einsetzen. Daher lautet Ihre Empfehlung: Internen Empfängern können mehr Informationen gegeben werden, die im Einzelfall für eine effektive Zusammenarbeit im Unternehmen erforderlich sein können. Anders sieht es hingegen bei externen Empfängern aus.

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2. Beratungstipp: Kalenderinformationen regeln und steuern


Auch Kalender, wie etwa in Microsoft Outlook, verraten oft zu viel. Hier können Sie den Mitarbeitern den entscheidenden Hinweis geben, um mehr Datenschutz zu erreichen. Denn: Schlimmstenfalls kann jedermann in Ihrem Unternehmen etwa auf detaillierte Kalenderinformationen von Herrn X oder Frau Y zugreifen. Doch das muss nicht sein. Schließlich lassen sich Freigaben und Berechtigungen für Kalender genau regeln und steuern. Das ist kein Hexenwerk und schnell umgesetzt. Hierzu muss man lediglich mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Kalender klicken und unter dem Punkt „Freigeben“ die Kalenderberechtigungen auswählen. Im sich öffnenden Fenster lassen sich die Berechtigungen individuell anpassen, sodass jeder nur das sieht, was er auch wirklich sehen können soll, etwa nur die Frei-/Gebucht-Zeit.

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