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Aufbewahrungspflichten 2013: So entscheiden Sie über Entsorgen oder Aufbewahren

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Von Wolfram von Gagern,

Wie lange muss Ihr Unternehmen Bestellungen oder Rechnungen aufbewahren? Wann dürfen Bewerbungen oder Personalakten gelöscht bzw. vernichtet werden? Immer wieder muss sich jeder Datenschutzbeauftragte mit einem wenig geliebten Thema beschäftigen: Aufbewahrungspflichten. Was sich in der Theorie recht einfach anhört, stellt sich in der Praxis meist als schwierig heraus.

 

Das sind die Rahmenbedingungen nach dem BDSG

Als Datenschutzbeauftragter haben Sie gemäß § 4g Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) darauf hinzuwirken, dass das Unternehmen und dessen Beschäftigte die Bestimmungen zum Datenschutz einhalten. Dazu zählt auch, dass Löschpflichten beachtet werden.

Diese ergeben sich im Wesentlichen aus § 35 Abs. 2 BDSG. Von besonderer Relevanz ist die Festlegung des § 35 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 BDSG. Danach müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, wenn der Zweck ihrer Speicherung erreicht wurde und daher ihre Kenntnis für die Erreichung des Zwecks nicht mehr erforderlich ist.

Wichtige Ausnahme von dieser Regel: Schreiben etwa gesetzliche Regelungen eine Aufbewahrung der eigentlich zu löschenden Daten vor, muss dieser Aufbewahrungspflicht entsprochen werden. Anstatt die Daten zu löschen, müssen sie gesperrt werden und für die Dauer der Aufbewahrungspflicht vorgehalten werden.

Aufbewahrungsfristen nach Steuer- und Handelsrecht

Aufbewahrungsfristen sind insbesondere in Gesetzen, Satzungen oder auch in Berufsordnungen zu finden. Für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler enthalten die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) die wohl wichtigsten steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

§ 147 AO und die im Wesentlichen identische Regelung in § 257 HGB legen den Grundsatz fest, dass steuerlich relevante Unterlagen 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren sind.

Aufbewahrungspflichten außerhalb des Steuerrechts

Auch in anderen Bereichen und Rechtsgebieten gibt es Aufbewahrungspflichten und daraus resultierende Fristen. Denken Sie beispielsweise an die Unterlagen des Betriebsarztes. Dieser führt ebenfalls Akten über die von ihm behandelten Personen. Hier gelten aber unter Umständen andere Rahmenbedingungen für eine Aufbewahrung der Unterlagen.

Bei bestimmten Berufsgruppen (z. B. Ärzten, Rechtsanwälten) gibt es nämlich sogenannte Standesregeln oder Berufsordnungen. Nach den Berufsordnungen für Ärzte müssen Akten nach Ende der Behandlung des Patienten grundsätzlich noch 10 Jahre aufbewahrt werden.

Diese Frist kann allerdings auch länger sein, wenn es andere weitreichende Aufbewahrungsfristen gibt. Im ärztlichen Bereich finden Sie eine solche Ausnahme beispielsweise im Hinblick auf Röntgenbehandlungen. Hier beträgt die Aufbewahrungspflicht 30 Jahre.

Ebenfalls relevant: Unternehmensspezifische Regeln

Gerade im Unternehmensbereich kann es spezifische auf das Unternehmen zugeschnittene Aufbewahrungspflichten oder Löschpflichten geben. Nicht selten finden Sie solche Festlegungen in Betriebsvereinbarungen. Weil Betriebsvereinbarungen auch als andere Rechtsvorschriften im Sinne des § 4 Abs. 1 BDSG gelten, können Löschpflichten und Aufbewahrungspflichten ganz individuell für das Unternehmen geregelt werden.

Wird etwa festgelegt, dass Personalakten erst 5 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht oder vernichtet werden, so muss diese Regelung akzeptiert und umgesetzt werden.

Vorsicht: Betriebsvereinbarungen können Abweichungen enthalten

Mit einer Betriebsvereinbarung können die Rahmenbedingungen des BDSG verändert werden, wenn dies nicht dazu führt, dass wesentliche Grundsätze (z. B. rechtmäßige Datenverarbeitung auf Basis von Rechtsgrundlagen, Transparenz) außer Acht gelassen werden. Was nicht geht, ist das Abändern von gesetzlichen Mindestaufbewahrungspflichten, etwa solche aus dem Steuerrecht.

 

Orientierungshilfe Verjährungsfrist

Es gibt immer wieder Daten, Dokumente und Unterlagen, für die es eigentlich keine gesetzliche oder betriebliche Aufbewahrungspflicht gibt. Paradebeispiel sind hier häufig Personalakten. Diese enthalten viele Unterlagen, die für die Besteuerung des Unternehmens ohne Bedeutung sind, wie z. B. den Arbeitsvertrag.

Allerdings können sich aus solchen Dokumenten auch Ansprüche gegenüber Arbeitnehmern ergeben. Deshalb sollten insbesondere Verträge und die Kündigung von Verträgen erst dann vernichtet werden, wenn Ansprüche nicht mehr wirksam geltend gemacht werden können.

Tipp: Man kann sich generell an der allgemeinen Verjährungsfrist des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) orientieren. Sind beispielsweise die 3 Jahre der regelmäßigen Verjährung nach § 195 BGB verstrichen, kann ein entsprechender Anspruch nicht mehr wirksam geltend gemacht werden.

Berechnen Sie die Aufbewahrungsdauer richtig

Wenn Sie beispielsweise ein Datum nennen sollen, wann ein Dokument oder eine Akte vernichtet werden kann, dann sollten Sie nicht unüberlegt antworten. Denn Fristen richtig zu berechnen, ist zwar nicht schwer, jedoch hat auch diese einfache Aufgabe ihre Tücken.

Sie fragen sich warum? Bei der Berechnung müssen Sie berücksichtigen, dass die Aufbewahrungsfrist immer erst mit Ende des Jahres beginnt, in dem aufbewahrungspflichtige Daten oder Dokumente erzeugt oder erhalten wurden.

Beispiel: Bei einer 2007 erstellten Rechnung beginnt die Frist 2008. Rechnungen sind Buchungsbelege, sodass eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren gilt (vgl. § 147 Abs. 3 AO). Mit dem Ablauf des Jahres 2017 enden diese 10 Jahre, sodass ab 2018 vernichtet werden kann.

Archivierung auf Papier oder elektronisch?

Das ist die Frage, die sich jedes Unternehmen irgendwann stellt, wenn es um die dauerhafte Aufbewahrung von Unterlagen geht. Die gesetzlichen Regelungen beispielsweise der AO machen hierzu lediglich die Aussage, dass auch eine Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträgern (z. B. Mikrofilm, DVD, Festplatte, Datenbank) grundsätzlich zulässig ist.

Allerdings muss Ihr Unternehmen dann gewährleisten, dass die so archivierten Informationen unveränderlich gespeichert und später auch wieder abrufbar sind und den Finanzbehörden beispielsweise als Ausdruck zur Verfügung gestellt werden können.

Empfehlen Sie hier also eine genaue Prüfung, wie man den Anforderungen beispielsweise auch noch in mindestens 10 Jahren nachkommen kann.

Denken Sie auch an das Sperren von Daten

Auch wenn Ihr Unternehmen eine Pflicht zur Aufbewahrung bestimmter Daten und Unterlagen trifft, bedeutet dies nicht, dass in diesem Zusammenhang alle Datenschutzgrundsätze über Bord geworfen werden dürfen.

Dürfen personenbezogene Daten wegen bestehender Aufbewahrungspflichten nicht gelöscht werden, darf dies nicht dazu führen, dass die Daten weiterhin genutzt werden. Ihr Unternehmen muss die Daten sperren (§ 35 Abs. 3 Nr. 1 BDSG), sprich der weiteren Verarbeitung oder Nutzung entziehen (§ 3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 4 BDSG).

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