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Auftragsdatenverarbeitung und Funktionsübertragung: So berücksichtigen Sie diese im Verfahrensverzeichnis

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Von Wolfram von Gagern,

Frage eines Lesers: In unserem Unternehmen haben wir Auftragsdatenverarbeitungen nach § 11 BDSG im Einsatz, des Weiteren aber auch eine Funktionsübertragung. Ich bin mir nun unsicher, ob und wie ich diese Vertragsverhältnisse im Verfahrensverzeichnis oder in der Verarbeitungsübersicht zu berücksichtigen habe.

 

Dokumentation ist wichtig

Antwort: Im Fall der Auftragsverarbeitung nach § 11 BDSG bleibt der Auftraggeber ja Verfahrenseigner und somit Herr der Daten. Deshalb hat diese Vertragsausgestaltung keine Auswirkungen auf das Verarbeitungsverzeichnis oder das Verfahrensverzeichnis.

Nichtsdestotrotz muss natürlich das Dienstleistungsverhältnis genau dokumentiert werden und in den betroffenen Verfahren festgehalten werden. Auch die Beschäftigung externer Dienstleister und die vom Dienstleister beschäftigen Personen haben nur insoweit Einfluss auf die Verfahrensbeschreibungen, als dass die zugewiesenen Berechtigungen entsprechend dokumentiert werden müssen.

 

Tipp: Nutzen Sie Gruppenzuordnungen

Achten Sie hierbei darauf, mit Gruppenzuordnungen zu arbeiten. Halten Sie also beispielsweise die Berechtigungen der Gruppe „IT-Dienstleister Muster GmbH“ fest, nicht die der einzelnen Mitarbeiter. So sparen Sie sich die permanente Aktualisierung, wenn die Firma Muster GmbH anstatt des Herrn Müller den Herrn Schmidt entsendet.

Im Fall einer Funktionsübertragung innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union geht das Verfahren inklusive aller Verantwortlichkeiten an den externen Dienstleister über. Somit ist er auch dazu verpflichtet, die Verfahrensbeschreibung entsprechend zu führen. Für Sie als Auftraggeber bleibt jedoch die Verpflichtung, die Datenübermittlung in der Verfahrensbeschreibung des entsprechenden Vorverfahrens zu dokumentieren.

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