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Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

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Ausbildungsbeginn im September – So wird Ihre Erstschulung im Datenschutz zum Erfolg

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Datenschutz, Azubis

Von Wolfram von Gagern,

Egal, ob Hauptschule, Realschule oder Gymnasium, von der Thematik Datenschutz haben wahrscheinlich die meisten Ihrer neuen Azubis nur wenig gehört. Wohl oder übel werden Sie als Datenschutzbeauftragter die Lücken nach und nach füllen müssen.

Hierbei dürfen Sie allerdings nichts überstürzen und vielleicht sogar mit Regelwerken oder Unternehmensleitfäden um sich werfen. Gehen Sie es langsam an und Sie werden auf lange Sicht mehr erreichen.

Datenschutz & Azubis: Überfordern Sie niemanden

Für Ihre Auszubildenden ist zunächst einmal alles neu: Kollegen, Vorgesetzte, das Arbeitsleben an sich. Deshalb sollten Sie zunächst mit einfachen Dingen beginnen, die für jeden Auszubildenden nachvollziehbar sind und keine besonderen Kenntnisse erfordern. Für spezielle Themen des Datenschutzes findet sich später immer noch Zeit. Sprechen Sie also lieber Themen an, die den Azubis Orientierung geben: Fragen wie z. B. „Was ist erlaubt?“ „Welcher Umgang mit Daten ist verboten?“ geben ihnen Anhaltspunkte für praxisnahe und wissenswerte Informationen.

Tipp: Fragen Sie doch mal bei früheren Auszubildenden nach, welche Informationen zum Datenschutz diese sich am Anfang ihrer Ausbildung gewünscht hätten. So erkennen Sie schnell, wo bei Auszubildenden prinzipiell der Schuh drückt.

Datenschutz & Azubis: Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt

Für eine Schulung ist es nie zu früh. Vielleicht gibt es auch in Ihrem Unternehmen so genannte Einführungstage für die neuen Auszubildenden. Überzeugen Sie Ihre Geschäftsleitung davon, dass es sehr sinnvoll ist, schon hier über Datengeheimnis & Co. zu informieren. Schließlich kommt es oft zu Datenschutzverstößen nur deshalb, weil die entsprechende Person nicht wusste, wie sie sich richtig zu verhalten hatte.

Schulung Datenschutz: Machen Sie es kurz und sprechen Sie kein Fachchinesisch

Weil die Auszubildenden sich erst an den neuen Lebensabschnitt gewöhnen müssen, sollten Sie diese nicht mit stundenlangen Vorträgen überfordern. Eine oder 2 Stunden reichen für den Anfang auf jeden Fall aus, um die wesentlichen Dinge des Datenschutzes zu vermitteln.

Versuchen Sie nach Möglichkeit, nicht in der vielleicht gewohnten Fachsprache der Datenschutzbeauftragten zu sprechen. Vermeiden Sie auch, zu viel mit Paragrafen um sich zu werfen. Je fachspezifischer Sie reden, umso weniger wird man Sie verstehen. Letzteres werden ihnen die Azubis natürlich nicht sagen. Sie merken das erst, wenn etwas schiefgegangen ist.

Datenschutz & Azubis: Erleichtern Sie sich Ihre Arbeit

Die Beschäftigten jedes Unternehmens müssen auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) verpflichtet werden. Zu den Beschäftigten zählen auch die Auszubildenden. Anstatt eine spezielle Einführung in den Datenschutz zu konzipieren, können Sie sich Ihre Arbeit auch etwas leichter machen. Nutzen Sie doch beispielsweise die speziell auf Jugendliche zugeschnittene Muster- Verpflichtungserklärung unten. Gehen Sie diese mit den Auszubildenden gemeinsam durch und erläutern Sie hier und da ein wenig, wenn man Sie mit Fragezeichen in den Augen ansieht. So erreichen Sie gleich mehrere Ziele: Zum einen vermitteln Sie Ihren Azubis erstes Grundlagenwissen zum Datenschutz. Zum anderen können Sie sichergehen, dass der Inhalt der Verpflichtungserklärung verstanden wurde und nicht einfach nur so unterschrieben wird.

Verpflichtung auf das Datengeheimnis, das Fernmeldegeheimnis sowie zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen für Azubis (Muster)

Mustermann AG

00000 Musterhausen

Name des Auszubildenden: Personalnummer:

Verteiler: 1 x Original (Azubi) Musterstraße 1

1 x Original (Personalakte)

Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz

Nach § 5 Bundesdatenschutzgesetz ist es mir verboten, ohne Befugnis oder Erlaubnis personenbezogene Daten (z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Gehaltsinformationen etc.), von denen ich bei meiner Ausbildung oder Tätigkeit für die Mustermann AG erfahre,

  • zu erheben (= beschaffen, erfragen, herbeischaffen, sammeln, eingeben),
  • zu verarbeiten (= speichern, verändern, weitergeben, unzugänglich machen oder löschen) oder
  • zu nutzen (= für eigene oder fremde Zwecke gebrauchen, benutzen, einsetzen oder verwenden).

Von diesem Grundsatz darf ich prinzipiell keine Ausnahme machen. Insbesondere auch dann nicht, wenn ich in der Berufsschule bin oder mich mit Freunden oder Bekannten unterhalte. Selbst wenn meine Ausbildung beendet ist oder ich aus dem Unternehmen ausscheide, muss ich diese Regelung einhalten.

Verpflichtung zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses nach § 88 Telekommunikationsgesetz

Wenn ich an der Erbringung von Telekommunikationsdiensten mitwirke, dann bin ich dazu verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis nach § 88 Telekommunikationsgesetz zu wahren. Unter das Fernmeldegeheimnis fallen die Inhalte von Telekommunikation, wie z.B. Telefongespräche oder E-Mails. Dazu zählen aber auch die Begleitumstände der Telekommunikation, wie z.B. wer an einem Gespräch teilgenommen hat oder von wem an wen eine E-Mail geschickt wurde.

Wenn ich Kenntnis von diesen Informationen habe, dann darf ich diese nicht an unberechtigte Mitarbeiter oder Personen weitergeben. Sollte ich um solche Informationen gebeten werde, dann frage ich vor dem Weitergeben den Vorgesetzten um Erlaubnis. Außerdem steht mir der Datenschutzbeauftragte für solche und andere Fragen zum Datenschutz jederzeit gern zur Verfügung.

Verpflichtung zur Wahrung von Firmengeheimnissen

Werden mir während meiner Ausbildung oder Tätigkeit Informationen zur Organisation des Unternehmens, zu Arbeitsabläufen oder internen Vorgängen bekannt, dann muss ich diese Informationen für mich behalten. Ich darf diese nie an Personen weitergeben, die nicht zum Unternehmen gehören.

Meine in dieser Verpflichtungserklärung festgelegten Pflichten habe ich gelesen und inhaltlich verstanden. Mit meiner Unterschrift bestätige ich auch, dass mir klar ist, dass ich mich bei Verletzung dieser Pflichten strafbar machen kann. Die diesbezüglichen Paragrafen habe ich auf der Rückseite dieses Dokuments zur Kenntnis genommen. Ich weiß auch, dass ich bei Fragen zur Erhebung und Verarbeitung von Daten jederzeit den Datenschutzbeauftragten aufsuchen kann.

Ort, Datum: Unterschrift (Azubi):

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