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Betrieblicher Datenschutz: Das sollten Sie bei USB-Sticks beachten

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Von Wolfram von Gagern,

Ein USB-Gerät erfreut sich vielleicht auch in Ihrem Unternehmen immer größerer Beliebtheit: der USB-Stick. Der USB-Stick ist in den Augen Ihrer Mitarbeiter in erster Linie praktisch. Sie können inzwischen ruck zuck viele Gigabyte Daten auf den Speicherzwerg übertragen und mit sich in der Jackentasche tragen.

Schnell hat beispielsweise einer Ihrer Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen und Konzepte für eine Präsentation bei einem Ihrer Kunden parat. Doch genau hier liegt das Hauptproblem.

Schnell können Daten auch für unternehmensfremde Zwecke kopiert und beispielsweise für private Zwecke verwendet oder sogar an die Konkurrenz weitergegeben werden. Deshalb sollten Sie die nachfolgenden Punkte in Ihrem Unternehmen regeln:

Betrieblicher Datenschutz: Wer darf USB-Sticks nutzen?

Legen Sie genau fest, wer diese mobilen Speichermedien im Rahmen seiner Tätigkeit überhaupt nutzen darf und wer darüber entscheidet. So braucht beispielsweise eine Empfangsdame nicht unbedingt einen USB-Stick, wenn sie keinerlei Schreibarbeiten miterledigt. Schließen Sie also ruhig Mitarbeiter mit bestimmten Funktionen aus.

Betrieblicher Datenschutz: Welche USB-Sticks dürfen benutzt werden?

Idealerweise dürfen in Ihrem Unternehmen nur firmeneigene USB-Sticks zum Einsatz kommen. Nur so behält Ihre IT-Abteilung den Überblick und kann Ihnen sagen, wo ein bestimmter USB-Stick abgeblieben ist.


Welche Dateien dürfen übertragen werden?

Definieren Sie, welche Dateitypen oder welche Inhalte überhaupt auf USB-Sticks übertragen werden dürfen. So können dies beispielsweise nur Präsentationen sein. Damit es für Ihre Mitarbeiter leichter verständlich wird, sollten Sie auch Beispiele aufführen, die ausdrücklich nicht auf Speicher-Sticks übertragen werden dürfen.


Für welche Zwecke darf ein USB-Stick verwendet werden?

Ihre Nutzungsbedingungen sollten hierauf eine Antwort geben. Zwar versteht es sich eigentlich von selbst, dass dieser nicht für private Zwecke verwendet werden darf. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie folgenden Hinweis geben: Nutzung nur im Rahmen der Tätigkeit für Unternehmenszwecke!

Betrieblicher Datenschutz: Wer trägt die Verantwortung?

Weisen Sie darauf hin, dass der Mitarbeiter für die von ihm auf den Stick übertragenen Daten verantwortlich ist. Je nach Schutzwürdigkeit der enthaltenen Daten, muss er im Falle eines Verlusts mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen. Dasselbe gilt natürlich für Daten, die er von diesem Stick auf seinen Computer kopiert. Schließlich können so auch Schadprogramme in das Unternehmensnetzwerk gelangen. Denken Sie auch daran, dass Sie die Mitarbeiter verpflichten, den Verlust eines Sticks oder andere Unregelmäßigkeiten umgehend zu melden.


Wie darf kontrolliert werden?

Ihr Unternehmen sollte sich auch vorbehalten, Zufallskontrollen an den Rechnern durchzuführen. Mithilfe der Systemprotokolle kann nämlich nachvollzogen werden, wann welcher USB-Stick an einen Rechner angeschlossen wurde.

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