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Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

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Die Hinwirkungspflicht des Datenschutzbeauftragten

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Von Wolfram von Gagern,

Als Datenschutzbeauftragter sollen Sie auf die Erfüllung des Datenschutzes hinwirken. Das bedeutet, Sie fördern mit Ihrer Arbeit, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter im Datenschutz stets als Ziel die 100-%-Marke im Auge behalten und damit im Idealfall absolut datenschutzkonform arbeiten.

 

Wie viel Hinwirken ist ausreichend?

Hierauf lässt sich keine allgemeine Antwort geben. Schließlich kommt es auf vielerlei Aspekte an, beispielsweise die Größe des Unternehmens, dessen Betätigungsfeld oder den Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten.

So bedarf es bei einer großen Möbelschreinerei weniger Sensibilisierung und Kontrolle durch den Datenschutzbeauftragten, wenn die meisten Mitarbeiter in der Fertigung tätig sind und im Wesentlichen nicht mit personenbezogenen Daten arbeiten. Hingegen kann eine kleine Online-Apotheke mehr Hinwirken erforderlich machen, weil hier mit Gesundheitsdaten und Informationen zu Bankkonten gearbeitet wird.

Was sollte man in Sachen Hinwirken als Erstes in Angriff nehmen?

Gerade neu bestellte Datenschutzbeauftragte stehen vor der besonders großen Herausforderung, irgendwie und irgendwo mit dem Thema Datenschutz und mit ihrem Hinwirken anfangen zu müssen.

Wichtig ist, dass Sie sich zunächst einen ersten Überblick verschaffen. Machen Sie die Stellen im Unternehmen aus, wo im Datenschutz das meiste im Argen liegt oder wo man am ehesten Schaden erleiden kann.

Hier sollten Sie beides in Angriff nehmen: einerseits die betroffenen Mitarbeiter sensibilisieren und andererseits die Datenverarbeitungsverfahren prüfen, um Lücken zu schließen und Risiken zu minimieren.

Tipp: Schnell als erster Schritt auf den Weg zu bringen ist die Verpflichtung der Beschäftigten auf das Datengeheimnis (§ 5 BDSG).

 

Wie lässt sich das Hinwirken belegen?

Wichtig ist ebenfalls, dass nachvollziehbar ist, dass Sie Ihrer Hinwirkungspflicht nachgekommen sind. Hier sollten Sie immer das alte Motto beherzigen: Wer schreibt, der bleibt! Führen Sie im wahrsten Sinne des Wortes Buch, was Sie machen.

Dokumentieren Sie Ihre Arbeit

Wenn Sie ein Datenverarbeitungsverfahren prüfen, dokumentieren Sie detailliert, was Sie wann wo geprüft und was Sie dabei festgestellt haben. Wenn Sie Mitarbeiter zu Datenschutzthemen sensibilisiert haben, sollten Sie auch dies belegen können, beispielsweise durch eine Unterschriftenliste. Auch ein Datenschutzjahresbericht zeigt auf, was Sie in Ihrem Tätigkeitsbereich getan haben, um den Datenschutz zu fördern.

Jahresbericht an alle

Tipp: Ein Datenschutzjahresbericht ist gut, doch er ist unter Umständen wenig hilfreich, wenn er quasi im Giftschrank landet. Damit auch andere im Unternehmen von den enthaltenen Informationen profitieren, können Sie anregen, den Jahresbericht allen Mitarbeitern zugänglich zu machen.

Wenn die Geschäftsleitung dies nicht wünscht, können Sie auch auf andere Weise mehr Werbung für sich und das Thema Datenschutz machen. Wie wäre es etwa mit einem vierteljährlichen Newsletter? Auch hier können Sie wichtige Themen ansprechen und Tipps geben.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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