Allerdings sieht die Praxis dazu häufig anders aus. Denn in einigen größeren Unternehmen gibt es meist Unstimmigkeiten darüber, welche Zugriffsrechte der Datenschutzbeauftragte wirklich hat. Die Geschäftsleitung möchte diese Rechte auf ein Mindestmaß beschränken.
Aber so einfach geht das nicht. Denn dem steht entgegen, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, den Datenschutzbeauftragten bei seiner Aufgabe aktiv zu unterstützen (§ 4f Abs. 5 BDSG). Das bedeutet: Er muss ihm folgende Rechte einräumen:
- das Zutrittsrecht zu allen Räumen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
- das Einsichtsrecht in Geschäftsunterlagen.
- das Zugriffsrecht auf personenbezogene Daten.
Im BDSG erhalten Sie allerdings keine weitere Auskunft darüber, in welchem Umfang Sie auf die personenbezogenen Daten zugreifen dürfen. Das Gesetz sagt lediglich, dass der Zugriff und die Einsichtnahme für die Erfüllung Ihrer Aufgabe erforderlich sein müssen.
Da letztendlich meist die Unternehmensleitung darüber entscheidet, auf welche Daten Sie zugreifen dürfen, sollten Sie versuchen, gemeinsam mit der Leitung eine einvernehmliche Zugriffsregelung finden.
Gibt man Ihrem Wunsch nach Einsichtnahme nicht nach, sollten Sie die Geschäftsleitung in jedem Fall vor einer möglichen Gefahr warnen und feststellen, dass Sie so Ihre Aufgaben als Datenschutzbeauftragter nicht erfüllen können.
