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DSB: So umgehen Sie 7 typische Fettnäpfchen

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Urheber: Jamrooferpix | Fotolia

Von Wolfram von Gagern,

Wenn Sie Ihrer Arbeit als Datenschutzbeauftragter nachgehen, ist diese häufig mit besonderer Verantwortung verbunden. Sie werden als „der“ Experte für Datenschutz wahrgenommen, genießen Vertrauen und fungieren als Vorbild in Sachen Datenschutz. Doch der Arbeitsalltag bringt es mit sich, dass überall kleinere und größere Fettnäpfchen darauf warten, dass jemand hineintritt. Bei Ihrem oft stressigen Job kann Ihnen das sicherlich auch passieren. Doch das muss nicht sein. Erkennen Sie die Fettnäpfchen rechtzeitig und gehen Sie ihnen aus dem Weg.

Fettnapf 1: Sie halten sich für den Datenschutzverantwortlichen

Die Verantwortung dafür, dass Ihr Unternehmen datenschutzkonform arbeitet, liegt nicht bei Ihnen als Daten- schutzbeauftragtem. Ihre Aufgabe ist vielmehr, auf die Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und anderer Vorschriften über den Datenschutz hinzuwirken (vgl. § 4g Abs. 1 BDSG).

Verantwortlich bleiben immer das Unternehmen selbst und die Unternehmensleitung als dessen Vertreter.

Fettnapf 2: Sie sehen sich als Genehmigungsinstanz

Als Datenschutzbeauftragter wirken Sie lediglich auf die Einhaltung der Datenschutzvorschriften im Unternehmen hin – dabei ist es nicht Ihr Job, Genehmigung zu erteilen. Das gilt auch für die von Ihnen durchzuführenden Vorabkontrollen (§ 4d Abs. 5 BDSG).

Selbst wenn Sie bei einer Vorabkontrolle zum Ergebnis kommen, dass eine Verarbeitung gegen Datenschutzrecht verstößt, geben Sie damit allenfalls eine Bewertung oder Empfehlung zu einem datenschutzkonformen Vorgehen ab. Das Unternehmen bzw. die Unternehmensleitung kann Ihrer Empfehlung folgen, muss es aber nicht.

Fettnapf 3: Sie treten auf wie die Datenschutzpolizei

Wo gearbeitet wird, passieren Fehler – natürlich auch in Sachen Datenschutz. Doch nicht alles muss im absoluten Datenschutzdesaster enden und unnötig skandalisiert werden. Wenn Sie Fehler feststellen, treten Sie nicht als Oberlehrer auf.

Zeigen Sie das Problem besser auf und geben Sie Tipps, wie Fehler zukünftig vermieden werden können. Das lässt Sie zum konstruktiven Berater auf Augenhöhe werden und nicht als Datenschutzpolizist erscheinen.

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Fettnapf 4: Sie halten gern einen Plausch – auch in der Öffentlichkeit

Für Ihren Job ist es wichtig, sich als Datenschutzbeauftragter im Unternehmen bekannt zu machen, d. h. auf Menschen zuzugehen und zu netzwerken. Doch Vorsicht: Beim lockeren Plausch mit Kollegen darf eines keinesfalls in Vergessenheit geraten: Ihre gesetzliche Pflicht zur Verschwiegenheit gemäß § 4f Abs. 4 BDSG.

Vertrauliches muss vertraulich bleiben. Das gilt selbstverständlich auch für Telefonate. Achten Sie immer darauf, dass Ihre Umgebung das Gespräch nicht mithören kann. Unterbrechen Sie im Zweifel ein Telefonat und rufen Sie Ihren Gesprächspartner von einem Ort zurück, an dem Sie sich sicher sein können, dass Ihnen niemand zuhört.

Fettnapf 5: Sie schalten im Alleingang die Aufsichtsbehörde ein

Als Datenschutzbeauftragter können Sie bzw. Ihr Unternehmen die Beratung der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde in Anspruch nehmen (vgl. § 4g Abs. 1 Satz 2, § 38 Abs. 1 Satz 2 BDSG). Allerdings ist hier Ihr Fingerspitzengefühl gefragt. Schalten Sie zu einem Datenschutzthema eigenmächtig und ohne Abstimmung die Aufsichtsbehörde ein, machen Sie sich bei der Unternehmensleitung sicher keine Freunde.

Fettnapf 6: Sie reden Fachchinesisch

Das Thema Datenschutz zeichnet sich u. a. durch einen besonderen Fachjargon aus. Typisch für Datenschutzexperten ist: Je besser Sie sich mit dem Thema Datenschutz auskennen, desto höher ist der Anteil an Fachsprache. Begriffe wie Funktionsübertragung oder Abkürzungen wie ADV für Auftragsdatenverarbeitung oder BDSG für Bundesdatenschutzgesetz werden schnell selbstverständlich.

Doch vergessen Sie nicht: Andere, die weniger tief in der Materie stecken, verstehen bei solchen Begrifflichkeiten nur Bahnhof. Achten Sie daher bei Ihrer Beratung darauf, möglichst wenige (juristische) Fachbegriffe zu verwenden oder gar Paragrafen zu zitieren.

Das gilt vor allem für jegliche Art von Informationsmaterial und Schulungsunterlagen. Lassen Sie Textentwürfe am besten von einer Person gegenlesen, die nicht vom Fach ist. So stellen Sie sicher, dass das, was Sie vermitteln möchten, auch tatsächlich verstanden wird.

Fettnapf 7: Sie lassen sich zu Schnellschüssen hinreißen

Als Datenschutzbeauftragter ist Ihr Experten-Know-how gefragt – und das auch gern mal zwischen Tür und Angel. Doch auch wenn Ihnen Kollegen kurzfristige Deadlines aufdrücken wollen: Lassen Sie sich keinesfalls unter Druck setzen.

Auf die Schnelle eine finale Einschätzung zu geben, birgt Risiken. Und oft passiert es, dass sich manche Dinge bei genauerem Hinsehen doch ganz anders darstellen. Lassen Sie sich daher zunächst alle notwendigen Informationen zum Sachverhalt geben. Dann prüfen und bewerten Sie in Ruhe.

So ersparen Sie sich auch, dass Sie Ihre eilig gegebene Einschätzung im Nachgang revidieren müssen. Zurückrudern kommt nie gut an und wirft zu allem Überfluss ein schlechtes Licht auf Ihre Kompetenz und Ihr Fachwissen.

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