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Faxgeräte: Auch ein Fall für den Datenschutzbeauftragten

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Urheber: fotofabrika | Fotolia

Von Wolfram von Gagern,

Telefon, Internet, E-Mail und Messenger-Apps sind heutzutage in vielen Unternehmen die Standardkommunikationsmittel. Da kann es leicht passieren, dass man übersieht, was vom Standard abweicht. Denken Sie auch an das Faxgerät!

Aus heutiger Sicht handelt es sich dabei zwar schon um einen Dinosaurier der Kommunikation im Geschäftsleben. Und dennoch ist es manchmal immer noch unersetzlich.

Weil dem so ist, muss man sich auch hier um den Datenschutz kümmern. Wenn Sie Faxgeräte und Multifunktionsgeräte in Ihrem Unternehmen unter die Lupe nehmen wollen, können Sie auf die folgenden Prüftipps setzen:

Prüftipp 1: Sprechen Sie mit der IT-Abteilung

In vielen Unternehmen wird die Beschaffung der Technik, sprich von Computern, Telefonen, Faxgeräten oder Multifunktionsdruckern, durch die IT-Abteilung gesteuert. Warum sollten Sie also nicht zuerst dort nachfragen, welche Geräte in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind und wo diese zu finden sind?

Auch an Multifunktionsgeräte denken

Sprechen Sie unbedingt das Thema Multifunktionsgeräte oder Multifunktionsdrucker an. Dabei handelt es sich um Geräte, die Scanner, Kopierer, Drucker und Faxgerät in einem vereinen können. Hinterfragen Sie, welche Geräte faxen können und bei welchen die Faxfunktion deaktiviert wurde.

Prüftipp 2: Gehen Sie auf die Suche nach Faxgeräten

Als Datenschutzbeauftragter macht man Ihnen kein X für ein U vor. Daher wissen Sie, dass die IT-Abteilung zwar vieles weiß, aber unter Umständen eben nicht alles. Gehen Sie einfach durch Ihr Unternehmen, schauen Sie sich die Geräte an und sprechen Sie mit den angetroffenen Mitarbeitern. Schon die Frage „Wo kann ich denn hier faxen?“ kann Ihnen die entscheidenden Informationen liefern. Und möglicherweise stoßen Sie so auf Geräte, die an der IT-Abteilung vorbei beschafft wurden.

Prüftipp 3: Das A und O – der Zugriff

Wenn Sie prüfen, sollten Sie Ihr Augenmerk vor allem auf den Zugriff auf Informationen durch Unbefugte richten. Dabei sollten Sie sich insbesondere an folgenden Fragestellungen orientieren:

  • Wo ist das Gerät aufgestellt? Können beispielsweise Unbefugte problemlos Informationen aus abgehenden oder ankommenden Faxen zur Kenntnis nehmen?
  • Wie werden Faxe, Ausdrucke etc. entsorgt? Finden sich etwa in der Nähe des Geräts Papierkörbe, in denen schützenswerte Informationen entsorgt werden und damit dem Zugriff Unbefugter (z. B. beim Recycler) ausgesetzt sind?

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Prüftipp 4: Schauen Sie nach der praktischen Fax-Nutzung

Halten Sie Ihre Augen offen. Schauen Sie doch einfach mal, wie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens an Multifunktionsgeräten oder an klassischen Faxgeräten agieren.

Das Versenden eines Faxes kann auch bei modernen Geräten ein ganz schönes Weilchen dauern. In der Zwischenzeit etwas anderes machen, auf die Toilette gehen oder einen Kaffee holen – das ist zwar nachvollziehbar. Allerdings kann in dieser Zeit der Abwesenheit vom Gerät ein Unbefugter die möglicherweise sensiblen Informationen zur Kenntnis nehmen.

Machen Sie also die Probe aufs Exempel und versuchen Sie, Informationen beim unbeaufsichtigten Faxversand zu ergattern. Gelingt Ihnen das, sollten Sie den betreffenden Mitarbeiter auf die Problematik hinweisen. So schaffen Sie Sensibilität für die Zukunft. Und: Ihre Aktion wird sich herumsprechen. Mit Sicherheit.

Prüftipp 5: Denken Sie auch an den Betriebsrat oder den Betriebsarzt

Für das Versenden von Faxen geeignete Geräte finden sich nicht nur bei Unternehmensleitung, Einkauf oder Buchhaltung. Nach wie vor haben auch Betriebsräte oder Betriebsärzte eigene Informationstechnik und vielleicht auch ein eigenes Multifunktions- oder Faxgerät.

Hinterfragen Sie, wie man dort mit diesen Kommunikationsmitteln umgeht und den Zugriff Unbefugter auf schützenswerte Informationen ausschließt.

Prüftipp 6: Machen Sie Ihr Prüfergebnis publik

Einfach nur mal prüfen ist sicherlich keine schlechte Idee. Doch noch viel besser wird ist es, wenn Sie der Unternehmensleitung und den Mitarbeitern berichten, was Sie bei Ihrer Prüfung festgestellt haben. Haben Sie Defizite festgestellt, können Sie Tipps geben, wie man alles richtigmacht. Sind Sie bei Ihrer Prüfung nicht fündig geworden, sollten Sie auch das kommunizieren und Lob aussprechen. Unterschätzen Sie nie, wie motivierend anerkennende Worte für richtiges Verhalten sein können.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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