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Großraumbüros fördern die Kommunikation – und so fördern Sie den Datenschutz

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Großraumbüro
Urheber: fotogestoeber | Fotolia

Von Andreas Würtz,

Es sorgt für mehr Kommunikation und Interaktion, ist platzsparend, kostengünstig und in Unternehmen immer häufiger anzutreffen: das Großraumbüro. Vielleicht sind offene Bürostrukturen auch in Ihrem Unternehmen bereits Realität oder gerade in Planung. Sicher ist: Offene Bürostrukturen werden immer beliebter. Aber das gemeinsame Arbeiten in einem großen Raum hat auch Schattenseiten.

Gerade in Sachen Datenschutz bringen die vermeintlichen Vorteile einige Gefahren mit sich. Wirken Sie den Risiken für den Datenschutz entgegen und stellen Sie mit einigen Tricks und Kniffen sicher, dass im Großraumbüro auch dem Datenschutz ausreichend Rechnung getragen wird!

Raum ist Geld

Platz ist in der kleinsten Hütte – es kommt nur darauf an, wie geschickt der Platz in der Hütte ausgenutzt wird. Von dem Gedanken lässt sich vielleicht auch Ihr Unternehmen leiten, wenn die Entscheidung fällt, Einzelbüros aufzulösen und „barrierefrei“ zusammenzulegen. Die Fürsprecher des Großraumbüros spekulieren oft in erster Linie darauf, die Licht-, Heiz- und Mietkosten zu senken und zugleich die Zusammenarbeit zu verbessern. Doch mit dem Kostenargument rennen sie bei den Mitarbeitern keine offenen Türen ein – um sie von dem Projekt Großraumbüro zu überzeugen, gilt es, andere Aspekte zu berücksichtigen.

Mehr Kommunikation und Informationsaustausch

Mit vielen Kollegen einen großen Raum teilen und seine Privatsphäre am Arbeitsplatz auf ein Minimum reduzieren – das klingt für die betroffenen Beschäftigten auf den ersten Blick meistens weniger verlockend. Da müssen die Entscheider gute Überzeugungsarbeit leisten, um eine positive Stimmung zu erzeugen. Eines der Hauptargumente, um die Belegschaft auf den Geschmack zu bringen, ist, dass ein Großraumbüro die Kommunikation und das Arbeiten im Team fördert: So genügt ein Zurufen über den Schreibtisch, um den Kollegen etwas mitzuteilen. Zeit- intensive E-Mails schreiben oder der Griff zum Telefon sind damit überflüssig.

Abschließbarer Raum ist Datenschutz

Eine allzu offene Kommunikation hat aber ihre Haken. Das können Sie als Datenschutzexperte bestätigen. Denn Sie wissen: Sensible Informationen und personenbezogene Daten sind vor der Kenntnisnahme Unberechtigter zu schützen. Und genau hier liegt der Hase im Pfeffer: Durch das Zusammenarbeiten vieler Menschen in einem offen gestalteten Raum steigt das Risiko, dass sensible Informationen in die Hände bzw. Ohren unberechtigter Personen gelangen. Dasselbe gilt für schützenswerte Dokumente und Aktenordner auf Schreibtischen oder für Computerbildschirme: Beim Verlassen des Arbeitsplatzes einfach die Tür des Büroraumes abzuschließen, um Unbefugten den Zugriff zu verwehren, ist im Großraumbüro nicht möglich.

Großraumbüro und Datenschutz – das geht!

Um den Risiken vorab zu begegnen und Datenschutzverstöße zu verhindern, begleiten Sie als Datenschutzberater die Einführung offener Bürostrukturen in Ihrem Unternehmen. Falls das Großraumbüro in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden ist, regen Sie eine datenschutzkonforme Gestaltung an. Machen Sie auf die Notwendigkeit der Umsetzung wesentlicher Aspekte des Datenschutzes aufmerksam – und liefern Sie auch direkt die passende Lösung. Schlagen Sie z. B. folgende Maßnahmen vor:

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Datenschutz-Maßnahme 1: Die Raumausstattung

An Orten, an denen sich viele Menschen gleichzeitig aufhalten, k herrscht schnell Platzmangel. Der Lärmpegel hingegen wächst: Telefongespräche, Unterhaltungen unter Kollegen, Tastaturgeräusche, Kaffeemaschine usw. sorgen dafür, dass es manchmal ganz schön laut zugeht. Darunter leidet zum einen die Konzentration. Zum anderen führt der Lärm dazu, dass in Gesprächen die Stimmen immer lauter werden, um gegen die Hintergrundgeräusche anzukommen. Das macht es unmöglich zu verhindern, dass unbefugte Dritte Gesprächsinhalte mithören können – ob sie wollen oder nicht. Abhilfe gegen den Lärm schaffen beispielsweise lärmdämmende bzw. schallabsorbierende Wandbilder, Raumteiler, Zimmerwand- und Zimmerdeckenverkleidungen. Auch sind Teppiche und Holzmöbel vorzuziehen, da harte Fußböden und Möbel aus Metall den Schall stärker reflektieren. Das alles trägt zu etwas mehr Datenschutz bei.

Schallhemmende Maßnahmen sorgen für mehr Ruhe im Raum und ermöglichen so gedämpfte Unterhaltungen – egal ob am Telefon oder im vertraulichen Gespräch unter vier Augen.

Tipp: Besonders auch laute Geräte wie Kaffeemaschine, Drucker, Faxgeräte, Aktenschredder usw. sollten aus Lärm-, aber auch Platzgründen komplett aus dem Großraumbüro verbannt und in einem separaten Raum untergebracht werden.

Datenschutz-Maßnahme 2: Datensparsamkeit und -vermeidung

Ein grundlegendes Prinzip des Datenschutzes ist es, dass Beschäftigte nur auf die Informationen Zugriff haben, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dieses Gebot der Datensparsamkeit und Datenvermeidung – auch als Minimalprinzip bekannt – ist in f § 3a Bundesdatenschutzgesetz verankert. Eine mögliche Maßnahme, um die Umsetzung des Minimalprinzips im Großraumbüro zu gewährleisten, ist eine sinnvolle Anordnung der Arbeitsplätze. Die Beschäftigten, die ähnliche Aufgabe haben und an den O gleichen Themen arbeiten, sollten an benachbarten Tischen untergebracht werden. Das verhindert, dass Informationen unnötigerweise quer durch den Raum gereicht werden und so dem Risiko ausgesetzt sind, in die falschen Hände zu geraten. Dabei gilt: Oft ist es sinnvoll, die betroffenen Personen um deren Einschätzung zu bitten. Auch das kann gute Lösungen bringen.

Datenschutz-Maßnahme 3: Rückzugsmöglichkeiten schaffen

Wenn viele Menschen zusammen in einem Raum arbeiten, hat das zwangsläufig zur Folge, dass die Konzentration des einzelnen Mitarbeiters darunter leidet. Umso wichtiger ist, dass die Pausen nicht auch noch am Arbeitsplatz stattfinden. In der Pause steht im Vordergrund, zu entspannen und den Kopf freizubekommen – dafür ist der Schreibtisch nicht der geeignete Ort. Außerdem kann es für zusätzliche Unruhe im Raum sorgen, wenn Kollegen gemeinsam ihre Pause am Arbeitsplatz verbringen und sich unterhalten. Den Beschäftigten muss ein separater Pausenraum bzw. eine ausreichend große Küche zur Verfügung stehen, um in Ruhe essen und sich unterhalten zu können. Doch nicht nur für die Pausen muss eine Rückzugsmöglichkeit vorhanden sein: Auch geschäftliche Termine wie beispielsweise Mitarbeiter- oder Bewerbungsgespräche oder vertrauliche Telefonate müssen in Diskretion stattfinden, können. Dafür sind Konferenzräume einzurichten, die sicht- und schalldicht vom Großraumbüro abgetrennt sind. Auch kleine Telefon- und Besprechungszellen können sinnvoll sein.

Datenschutz-Maßnahme 4: Sichtschutz einrichten

Um neugierige Blicke zu verhindern und der unberechtigten e Kenntnisnahme von schutzwürdigen Informationen vorzubeugen, ist für angemessenen Sichtschutz zu sorgen. So können einzelne Arbeitsplätze beispielsweise mithilfe von Raumteilern oder mobilen Stellwänden abgetrennt werden. Aber auch Büropflanzen sorgen nicht nur für eine angenehme Atmosphäre im Raum, sondern helfen auch dabei, Bildschirme und Schreibtische vor unerwünschten Blicken zu schützen. Und auch Sichtschutzfolien für den Computerbildschirm erfüllen den gewünschten Zweck und sorgen für Sichtschutz bei Blicken über die Schulter.

Datenschutz-Maßnahme 5: Bereiche für Besucher schaffen


Bei der Gestaltung eines Großraumbüros stehen die eigenen Mitarbeiter sicher im Vordergrund – so liegt der Fokus darauf, Bedingungen zu schaffen, in denen die Beschäftigten sich wohlfühlen und die Motivation nicht auf der Strecke bleibt. Aber nicht nur die eigenen Mitarbeiter gehen im Unternehmen ein und aus: Auch der Umgang mit externen Besuchern muss in die Planung und Gestaltung der offenen Strukturen einfließen – und das gilt vor allem in Hinblick auf den Datenschutz. Um zu verhindern, dass Besucher interne Gespräche, vertrauliche Telefonate mithören oder Einblick in schutzwürdige Informationen erhalten, ist ein separater Besucherbereich einzurichten. Für die notwendige Diskretion sorgen eine angemessene Entfernung zu den Arbeitsplätzen t der Beschäftigten sowie die Umsetzung geeigneter Maßnahmen für den Sicht- und Hörschutz.

Datenschutz-Maßnahme 6: Für Ordnung und entsorgung sorgen

Ordnung ist das halbe Leben – im Großraumbüro sogar noch mehr: Ordnung zu halten hat hier oberste Priorität. Denn die Zusammenarbeit vieler Menschen in einem Raum funktioniert nur ohne Chaos und ohne Datenschutzverstöße, wenn jeder einzelne Mitarbeiter seinen Teil dazu beiträgt. Das gilt in erster Linie für den eigenen Arbeitsplatz: Passwörter sind sicher aufzubewahren. Der Computerbildschirm ist durch das Aktivieren der Sperrfunkion vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Dokumente und Aktenordner sind gemäß des Clean-Desk-Prinzips vor dem Verlassen des Schreibtisches wegzuräumen und schützenswerte Informationen wegzuschließen. Dafür müssen den Mitarbeitern geeignete Möbel zu Verfügung stehen – beispielsweise abschließbare Rollcontainer oder Aktenschränke. Außerdem müssen ausreichend Entsorgungsmöglichkeiten vorhanden sein: Das heißt, Aktenschredder sowie abschließbare Behältersysteme für die Entsorgung von Datenträgern gehören zur Grundausstattung.

Datenschutz-Maßnahme 7: Drucker- und Faxgeräte passwortgeschützt einrichten


Sind Drucker-, Kopier- und Faxgeräte für den allgemeinen Gebrauch vorgesehen, ist sicherzustellen, dass die Nutzung passwortgeschützt abläuft. Nur so kann der unbefugte Zugriff auf gefaxte oder ausgedruckte Dokumente verhindert werden. Jeder Mitarbeiter muss sich am Gerät authentifizieren, um Zugriff auf ausgedruckte Dokumente zu bekommen oder faxen zu können. Beim Erhalt von Faxsendungen sollte sich der Empfänger vorher mit dem Absender absprechen. Dann hat der Empfänger die Möglichkeit, das für ihn eingehende Fax direkt am Gerät entgegenzunehmen.

Hinweis: Immer wieder kommt es vor, dass Kopiervorlagen im Gerät vergessen oder gesendete oder erhaltene Dokumente aus dem Faxgerät nicht mitgenommen werden. Wirken Sie dem Datenschutzrisiko entgegen und bringen Sie als Gedankenstütze einen entsprechenden Hinweis am Gerät oder an der Zimmerwand an.

Datenschutz-Maßnahme 8: Regelmäßige Prüfungen und Schulungen durchführen


Jede Datenschutz-Maßnahme ist nur so gut wie deren Umsetzung. Das bedeutet: Bewusstsein bei den Beschäftigten zu schaffen, steht für Sie als Datenschutzbeauftragter an oberster Stelle. Und das klappt am besten, wenn Sie eine entsprechende Schulung durch- führen. Dafür beraumen Sie gezielt einen Termin mit den Beschäftigten an, die aktuell oder in naher Zukunft im Großraumbüro arbeiten. Richten Sie Ihre Datenschutzschulung an den Besonderheiten des Großraumbüros aus: Machen Sie deutlich, welche Risiken eine offene Bürostruktur mit sich bringt – und zeigen Sie praxisbezogen auf, wie denen entgegenzuwirken ist. Im Fokus Ihrer Schulung steht u. a. die Umsetzung des Clean-Desk- und des Clear-Screen-Prinzips. Zeigen Sie auf: Deren Umsetzung fällt in die Veantwortlichkeit des einzelnen Mitarbeiters! Kündigen Sie an, dass regelmäßig Überprüfungen in Form von Begehungen der Arbeitsplätze stattfinden werden, um sicherzustellen, dass die Umsetzung der Datenschutz-Maßnahmen tatsächlich erfolgt.

Datenschutz-Maßnahme 9: Den Betriebsrat nicht vergessen


Auch wenn man sich auf den ersten Blick das allerbeste Raumkonzept hat einfallen lassen, sollte eine Stelle im Unternehmen nicht vergessen werden. Die Rede ist vom Betriebsrat. Sollen Arbeitsplätze umgestaltet und verändert werden, empfiehlt es sich, den Betriebsrat einzubinden, und zwar unabhängig von einem bestehenden Mitbestimmungsrecht. Das schafft Akzeptanz und vermeidet Ärger.

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