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Raus mit alten Akten: Welche Unterlagen Sie ab 1. Januar 2012 vernichten dürfen

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Aufbewahrungsfristen

Von Wolfram von Gagern,

Ab dem 1. Januar 2012 können Sie wieder einen kompletten Papierjahrgang entsorgen, dessen gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

Nach § 147 der Abgabenordnung (AO) beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem

  • die letzte Eintragung in das Buch gemacht,
  • das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt,
  • der Handels- bzw. Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder
  • der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner
  • die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder
  • die sonstigen Unterlagen entstanden sind.

Ab 1. Januar 2012 können Sie demnach vernichten:

  • Unterlagen mit sechsjähriger Aufbewahrungsfrist, die bis zum 31. Dezember 2005 entstanden sind, sowie
  • Unterlagen mit zehnjähriger Aufbewahrungsfrist, die bis zum 31. Dezember 2001 entstanden sind.

Achtung: Wann sich Aufbewahrungsfristen verlängern können!

Es kann vorkommen, dass die Festsetzungsfrist eines Steuerbescheids die Aufbewahrungsfrist verlängert.

Beispiel: Sie haben die Steuererklärung für das Jahr 2005 erst im Jahr 2008 eingereicht und daraufhin einen vorläufigen Steuerbescheid bekommen. Da dieser Bescheid erst mit Ablauf des Jahres 2012 endgültig wird, sollten Sie auch sechsjährige Unterlagen aus dem Jahr 2005 noch bis zum bis 31. Dezember 2012 aufheben, da eine Bescheidänderung (z. B. nach einer Steuerprüfung) bis zu diesem Zeitpunkt noch möglich ist.

Und auch bei einem der folgenden Verfahren sollten Sie Bücher und sonstige Unterlagen über die Frist hinaus bis zum rechtskräftigen Abschluss aufbewahren:

  • begonnene Außenprüfung
  • anhängige steuerstrafrechtliche oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren zur Begründung eigener Anträge

Was Sie nicht aufbewahren müssen

Von den folgenden Unterlagen können Sie sich nach persönlichem Ermessen (oder entsprechend firmeninternen Aufbewahrungsfristen) jederzeit trennen, da sie keiner gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen:

  • unverbindliche Kundenanfragen ohne konkreten Auftragserfolg
  • schriftliche Korrespondenz fachlicher Art
  • Angebote, die nicht zum Auftrag geführt haben
  • Anwesenheitslisten, die nicht zur Lohnbuchhaltung erforderlich sind
  • Halbjahresbilanzen
  • interne Kontroll- und Verrechnungsbelege

 

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