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Seien Sie als Datenschutzbeauftragter Vorbild! - Vermeiden Sie diese 4 Fettnäpfchen

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Datenschutz
Urheber: MK-Photo | Fotolia

Von Andreas Würtz, Sibylle Engelke ,

Wenn Ihre Awareness-Kampagnen für mehr Datenschutz im Unternehmen erfolgreich sind, haben Sie nicht nur Ihrem Thema Datenschutz in die erste Reihe verholfen. Auch Sie als Datenschutzbeauftragter treten ins Rampenlicht. Ihre Bekanntheit im Unternehmen bringt für Ihre Arbeit viele Vorteile – aber auch ein besonderes Maß an Verantwortung. Schließlich sind Sie in gewisser Weise Vorbild. Vermeiden Sie unbedingt diese 4 Fettnäpfchen.

1. Fettnäpfchen: Sie unterschätzen Ihre Wirkung

Bescheidenheit ist eine Tugend. Doch nicht ohne Grund ist auch in manchen Fällen von einer sogenannten falschen Bescheidenheit die Rede. Und die könnte auch Ihnen zum Verhängnis werden. Nämlich immer dann, wenn Sie Ihre Wirkung im Unternehmen t auf andere unterschätzen. Behalten Sie stets im Hinterkopf:

Als engagierter Datenschutzbeauftragter sind Sie im Unternehmen bekannt – und das ist auch gut so. Denn dank der Maßnahmen, die Sie selbst ergreifen, um Ihr Thema Datenschutz im Unternehmen in den Fokus zu rücken, kennen viele Mitarbeiter Ihren Namen und wissen, wer Sie sind. Deshalb seien Sie sich immer bewusst, dass alles, was Sie sagen und tun, wahrgenommen und im Lichte Ihrer Rolle als Datenschutzbeauftragter bewertet wird.

Praxistipp: Vermeiden Sie tunlichst jedes Verhalten, das Ihrer Rolle als Botschafter für mehr Datenschutz entgegensteht. Achten Sie dabei stets auf alle Arten von Datenschutzverstößen. So z. B. Unterlagen aus Bequemlichkeit oder Zeitmangel einfach im Papierkorb zu entsorgen, anstatt sie datenschutzkonform im Schredder zu vernichten. Gerade solche Fauxpas können Sie in Erklärungsnot bringen und Ihrer Glaubwürdigkeit als Datenschutzbeauftragter großen Schaden zufügen.

2. Fettnäpfchen: Sie bewahren Vertrauliches nicht i immer vertraulich

Als Datenschutzbeauftragter ist es Ihre Aufgabe, auf den Datenschutz im Unternehmen hinzuwirken. Dazu gehört auch, Beschäftige immer wieder darauf hinzuweisen, personenbezogene Daten n und andere schützenswerte Informationen vor der Kenntnis und dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Aber auch Sie erhalten im n Rahmen Ihrer Tätigkeit Kenntnis von personenbezogenen Daten und nehmen Einblick in Prozesse, die vertrauliche Informationen enthalten.

Daraus ergeben sich für Sie besondere Verpflichtungen: zum einen, dass Sie diese Informationen, von denen Sie Kenntnis erlangen, selbstverständlich vertraulich behandeln und keinen Unbefugten zuteilwerden lassen. Zum anderen ist es Ihre Pflicht als unabhängige Kontrollinstanz im Unternehmen, die Identität eines Beschäftigten zu schützen, wenn er sich vertrauensvoll an Sie wendet, um einen Datenschutzverstoß zu melden. Diese Verschwiegenheitspflicht ist explizit in § 4f Abs. 4 Bundesdatenschutzgesetz verankert. Ziel der Regelung ist zu verhindern, dass dem Betroffenen durch die Meldung Nachteile entstehen.

Praxistipp: Das Gesetz legt zwar keine unmittelbaren Sanktionen bei einem Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht fest. Allerdings ist die Verschwiegenheitspflicht eng mit der Zuverlässigkeit des Datenschutzbeauftragten verknüpft. Kommt es in der Praxis zu einem Verstoß, weil Sie Vertrauliches ausplaudern oder die Identität eines Betroffenen preisgeben, ohne dass Sie durch diesen von Ihrer Verschwiegenheitspflicht entbunden wurden, kann insbesondere Ihre Bestellung als Datenschutzbeauftragter widerrufen werden. Das kann auch die Aufsichtsbehörde fordern.

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3. Fettnäpfchen: Sie treten auf wie ein Oberlehrer

Eines steht zweifelsohne fest: Als Datenschutzbeauftragter verfügen Sie über mehr Fachwissen zum Thema Datenschutz als die meisten anderen im Unternehmen. Doch Ihr Know-how sollte primär dazu dienen, datenschutzrechtliche Beratungen durchzuführen und die geeigneten Maßnahmen zur Umsetzung der Datenschutz-Regelungen zu unterstützen. Ihr Ziel dabei ist, das Unternehmen in Sachen Datenschutz stets weiter voranzubringen. Das gelingt Ihnen aber nur, wenn Sie das Vertrauen und die Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter und Kollegen gewinnen. Das heißt für Sie: Beraten und unterstützen Sie, aber lassen Sie dabei nicht den Oberlehrer oder Besserwisser heraushängen, der seinem Gegenüber das Gefühl vermittelt, belehrt und bevormundet zu werden.

Praxistipp: Kommunizieren Sie bei Ihrer Beratung stets auf Augenhöhe. Vermitteln Sie Ihrem Gegenüber nie das Gefühl, dass Sie als Datenschutzbeauftragter mit Ihrem Wissen über den Dingen stehen und die Weisheit zum Thema Datenschutz für sich gepachtet haben. Hören Sie aufmerksam zu und seien Sie geduldig. Wird Ihr Rat nicht auf Anhieb angenommen, versuchen Sie nicht, Druck aufzubauen – denn der erzeugt oft nur Gegendruck. Lassen Sie lieber etwas Zeit vergehen, um den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, sich mit dem ein oder anderen Aspekt Ihrer Beratung gedanklich auseinandersetzen zu können.

4. Fettnäpfchen: Sie nehmen Kritik nicht ernst


Als Datenschutzbeauftragter ist Ihnen eines ganz sicher nicht fremd: Gegenwind. Datenschutz ist nicht immer ein Thema, mit dem Sie offene Türen einrennen. Dazu gehört auch, dass Sie (unberechtigterweise) Kritik einstecken müssen. Das mag Ihnen in der einen oder anderen Situation nicht leichtfallen.

Praxistipp: Nehmen Sie Kritik an und sehen Sie sie als Chance. Haben Sie ein offenes Ohr, versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers und zeigen Sie Verständnis für andere Sichtweisen. Überzeugen Sie mit guten Argumenten.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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