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Verarbeitungsübersicht und Verfahrensverzeichnis: Kennen Sie sich aus?

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Urheber: vege | Fotolia

Von Wolfram von Gagern,

Datenschutz rückt mehr und mehr in den Fokus der Öffentlichkeit. Die steigende Sensibilität der Menschen – auch der Beschäftigten Ihres Unternehmens – hilft Ihnen, den Datenschutz in Ihrem Unternehmen weiter voranzutreiben. Die Unterstützung und die Kooperationsbereitschaft Ihrer Kollegen und der Unternehmensleitung sind auch bei den weniger beliebten Themen wichtig; nämlich bei denen, die auf den ersten Blick für zusätzliche Arbeit sorgen. Das trifft auch auf die Erstellung und Pflege einer Verarbeitungsübersicht bzw. eines Verfahrensverzeichnisses zu. Was genau dahintersteckt, wie Sie die Sache anpacken und worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie hier.

Die Begriffe Verarbeitungsübersicht und Verfahrensverzeichnis erklärt

Bevor Sie sich an die Arbeit machen, ist die Frage nach der korrekten Begrifflichkeit zu klären. Denn bei näherer Auseinandersetzung mit der Thematik werden Sie feststellen, dass das Kind zumindest zwei Namen hat, nämlich einerseits Verarbeitungsübersicht und andererseits Verfahrensverzeichnis.

Zum Verständnis:

  • Von einer „Übersicht“ ist in § 4g Abs. 2 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) die Rede. Diese ist vom Unternehmen dem Datenschutzbeauftragten zur Verfügung zu stellen. Sie enthält die Angaben, die sich aus § 4e Satz 1 BDSG ergeben, sowie die zugriffsberechtigten Personen.
  • In § 4e Satz 1 BSDG sind die Angaben aufgeführt, die bei Verfahren automatisierter Verarbeitungen zu machen sind. Diese Angaben umfassen neun Punkte. Gemäß § 4g Abs. 2 Satz 2 BDSG ist es die Aufgabe des Beauftragten für den Datenschutz, die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 BDSG auf Antrag jedermann in geeigneter Weise verfügbar zu machen. Hier spricht man üblicherweise vom sogenannten öffentlichen Verfahrensverzeichnis.

So gehen Sie mit den Begriffen um

Wenn Sie sich Fachliteratur anschauen, werden Sie schnell feststellen: Eine wirklich einheitliche und durchgängige Bezeichnung der Übersicht gibt es nicht. Daher können Sie es wie folgt handhaben: Der Begriff Verarbeitungsübersicht wird für die Übersicht verwendet, die unternehmensintern zum Einsatz kommt und Ihnen vonseiten des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden muss.

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Den Begriff Verfahrensverzeichnis verwenden Sie für die Übersicht über die Verfahren, sprich, die gebündelten Verarbeitungen. Dieses Verfahrensverzeichnis muss auf Antrag zur Verfügung gestellt werden – als sogenanntes Verfahrensverzeichnis für jedermann oder öffentliches Verfahrensverzeichnis. Im Übrigen gilt: Welchen Namen Sie der „Sache“ geben, ist zweitrangig. Wichtig ist, dass das Verzeichnis inhaltlich korrekt ist. Aus dem Namen kann Ihnen niemand einen Strick drehen.

Verarbeitungsübersicht sorgt für Durchblick

Das BDSG sieht in § 4g Abs. 1 Satz 1 vor, dass Sie als Datenschutzbeauftragter auf die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in Ihrem Unternehmen hinwirken. Dazu gehört es gemäß § 4g Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 BDSG auch zu überwachen, dass die Datenverarbeitungsprogramme in Ihrem Unternehmen ordnungsgemäß eingesetzt werden. Voraussetzung dafür ist, dass Sie wissen, 

  • welche automatisierten Verfahren
  • auf welche Weise
  • zur Verarbeitung von welchen personenbezogenen Daten

verwendet werden. Um hier den notwendigen Durchblick zu bekommen, hilft eine Verarbeitungsübersicht, in der die eingesetzten Verfahren zur automatisierten Verarbeitung zusammengestellt und beschrieben werden.

Pflicht des Unternehmens

§ 4 g Abs. 2 Satz 1 BDSG sieht vor, dass die verantwortliche Stelle, sprich das Unternehmen, eine Übersicht der Verfahren zur Verfügung stellt, mit denen personenbezogene Daten in Ihrem Unternehmen automatisiert verarbeitet werden. Dabei handelt es sich um eine Bringschuld des Unternehmens, sprich man muss die Übersicht dem Datenschutzbeauftragten liefern.

In der Realität sieht es jedoch oft so aus, dass nicht alle Unternehmensleitungen den bestehenden Handlungsbedarf überhaupt kennen, geschweige denn diesem nachkommen wollen. Deshalb ist es für Sie und Ihre Arbeit als Datenschutzbeauftragter umso wichtiger, auf diese gesetzliche Verpflichtung aufmerksam zu machen und die Kooperationsbereitschaft zu fördern. Sie machen etwas, was Sie eigentlich nicht machen müssten. Unter Umständen brauchen Sie dafür zusätzliche Zeit und Unterstützung.

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Best Practice: Drei Tipps für die Erstellung einer Verarbeitungsübersicht

In vielen Unternehmen werden Erstellung und Aktualisierung einer entsprechenden Übersicht von den Verantwortlichen auf den Datenschutzbeauftragten übertragen. Beliebtes Argument: Sie sind schließlich der Experte in Sachen Datenschutz und somit im weitesten Sinne für den Umgang mit (personenbezogenen) Daten zuständig. Doch Achtung! Bevor Sie sich blindlings in diese Aufgabe stürzen, bereiten Sie sich gut darauf vor. Denn es wartet die eine oder andere Herausforderung auf Sie. Um Fehler zur vermeiden, beherzigen Sie folgende Tipps:

Tipp 1: Machen Sie Unterstützungsbedarf deutlich

Um das Thema anzugehen, brauchen Sie Unterstützung aus Unternehmensleitung und Abteilungen. Das kann hier und da zu Widerstand führen. Denn es bedeutet Mehrarbeit. Erläutern Sie deshalb den Verantwortlichen unbedingt im ersten Schritt, warum die Beschreibung der Verfahren im Unternehmen notwendig ist. Als Gründe können Sie anführen: 

  • Schafft Transparenz: Jedermann (d. h. jede natürliche und juristische Person) darf sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen informieren und kann auf Antrag verlangen, dass ihm die Angaben nach § 4e Satz 1 Nr. 1 bis 8 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bekannt gegeben werden. Insofern muss die Übersicht inhaltlich vollständig und korrekt sein.
  • Ermöglicht die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Um Ihrem Prüfauftrag als Datenschutzbeauftragter nachzukommen, ist die Verarbeitungsübersicht für Sie ein wichtiges Arbeitsmittel. Sie können die Vereinbarkeit mit Datenschutzbestimmungen prüfen und so auf die Einhaltung der geltenden Datenschutzregeln hinwirken.
  • Unterstützt bei Prüfung durch die Aufsichtsbehörde: Wird Ihrem Unternehmen von der Datenschutzaufsichtsbehörde ein Besuch abgestattet, kann auch die Verarbeitungsübersicht im Fokus der Prüfer stehen. Wenn hier alles im Lot ist, hinterlässt das in jedem Fall einen positiven Eindruck. 

Tipp 2: Überfordern Sie nicht Ihre Organisation

Um das Thema Verarbeitungsübersicht „schonend“ an den Mann oder die Frau zu bringen und die Kooperationsbereitschaft im Unternehmen zu fördern, setzen Sie beim Umgang mit Ihren Kollegen von Anfang an auf Transparenz. Versuchen Sie, das notwendige Wissen und Verständnis zu vermitteln. Bevor Sie beispielsweise Fragebögen über die eingesetzten Verarbeitungen an Ihre Kollegen in den Abteilungen verschicken, kommunizieren Sie zunächst die Basics und den Grund Ihres Anliegens. Dafür bietet sich beispielsweise eine Rund-E-Mail an. Diese sollte die wichtigsten Infos kurz und verständlich zusammenfassen. Versäumen Sie es dabei nicht, auf die Unterstützungspflicht durch Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeiter hinzuweisen. Machen Sie in der E-Mail außerdem deutlich, dass Sie als Ansprechpartner für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Tipp 3: Keine Angstmache mit Bußgeldern

Mancher Datenschutzbeauftragte argumentiert schnell, dass bei Nichteinhaltung des BDSG Bußgelder verhängt werden. Zu häufiges Drohen nutzt sich nicht nur ab. Im Fall der Verarbeitungsübersicht ist dies sogar kontraproduktiv. Grundsätzlich findet sich zur Verarbeitungsübersicht nämlich kein Tatbestand in § 43 BDSG. Nur wenn Ihr Unternehmen keine Auskunft geben kann, weil es keinen Überblick über die Verarbeitungen hat, könnte dies ein Bußgeld nach § 43 Abs. 1 Nr. 10 BDSG nach sich ziehen.

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