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Verfahrensverzeichnis: Die Voraussetzungen und was es bringt

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Von Wolfram von Gagern,

Das Verfahrensverzeichnis ist eine Zusammenstellung aller Verfahrensbeschreibungen über die im Betrieb eingesetzten automatisierten Verfahren. Die Datenverarbeitung soll dadurch transparent gestaltet bzw. beschrieben werden und die Kontrolle des Unternehmens durch Aufsichtsbehörden und die Öffentlichkeit ermöglichen. Zweck des Verfahrensverzeichnisses ist damit im Prinzip der Schutz des Persönlichkeitsrechtes des Einzelnen.

 

Das Verfahrensverzeichnis ist eine Zusammenstellung aller Verfahrensbeschreibungen über die im Betrieb eingesetzten automatisierten Verfahren. Die Datenverarbeitung soll dadurch transparent gestaltet bzw. beschrieben werden und die Kontrolle des Unternehmens durch Aufsichtsbehörden und die Öffentlichkeit ermöglichen. Zweck des Verfahrensverzeichnisses ist damit im Prinzip der Schutz des Persönlichkeitsrechtes des Einzelnen.
Das Verfahrensverzeichnis soll die Datenverarbeitung aber nicht nur nach außen transparent machen. Auch Sie als Datenschutzbeauftragter sollen sich darüber ein Bild über die konkrete Ausgestaltung der Datenverarbeitung im Unternehmen machen können. Das Verfahrensverzeichnis soll damit auch die Arbeit des Datenschutzbeauftragten erleichtern.

Wer ist für das Verfahrensverzeichnis verantwortlich?

Wer für die Erstellung des Verfahrensverzeichnis verantwortlich ist, regelt § 4g Abs. 2 BDSG. Demnach ist die Unternehmensleitung als „verantwortliche Stelle“ auch für die Erstellung des Verfahrensverzeichnisses verantwortlich.
In der Praxis vereinbaren Unternehmensleitung und Datenschutzbeauftragter allerdings meist, dass der Datenschutzbeauftragte selbst das Verfahrensverzeichnis zusammenträgt bzw. erstellt.

Übrigens:
Nach § 4g Abs. 2 S. 1 BDSG muss die Unternehmensleitung dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten außerdem eine Übersicht zur Verfügung gestellt werden, in der die „zugriffsberechtigten Personen“ aufgezählt werden, also diejenigen Beschäftigten, die Zugriff auf personenbezogene Daten nehmen können. Dabei kann auch nur die Position benannt werden.

Was muss drin stehen im Verfahrensverzeichnis?

Den notwendigen Inhalt des Verfahrensverzeichnis regelt § 4e BDSG. Hiernach sind folgende Angaben zu machen:

  1. Name oder Firma der verantwortlichen Stelle,
  2. Inhaber, Vorstände, Geschäftsführer oder sonstige gesetzliche oder nach der Verfassung des Unternehmens berufene Leiter und die mit der Leitung der Datenverarbeitung beauftragten Personen,
  3. Anschrift der verantwortlichen Stelle,
  4. Zweckbestimmungen der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung,
  5. eine Beschreibung der betroffenen Personengruppen und der diesbezüglichen Daten oder Datenkategorien,
  6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern, denen die Daten mitgeteilt werden können,
  7. Regelfristen für die Löschung der Daten,
  8. eine geplante Datenübermittlung in Drittstaaten,
  9. eine allgemeine Beschreibung, die es ermöglicht, vorläufig zu beurteilen, ob die Maßnahmen nach § 9 zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung angemessen sind.

 

 

Wer darf das Verfahrensverzeichnis einsehen?

Laut § 4g Abs. 2 S. 2 BDSG macht der Datenschutzbeauftragte – also Sie – das Verfahrensverzeichnis auf Antrag jedermann verfügbar (mit Ausnahme der Angaben aus der oben genannten Nr. 9). Mit „jedermann“ ist jede natürlich Person gemeint, unabhängig davon, ob sie selbst betroffen ist.

Fehlendes oder fehlerhaftes Verfahrensverzeichnis? – Die Konsequenzen …

Wenn das Verfahrensverzeichnis fehlt oder nicht ordnungsgemäß geführt wird, kann die Aufsichtsbehörde ein Zwangsfeld verhängen, um die Erstellung eines ordnungsgemäßen Verfahrensverzeichnisses zu „erzwingen“. Eingeschaltet werden die Aufsichtsbehörden übrigens meist von Dritten, denen auf Antrag kein oder kein ordnungsgemäßes Verfahrensverzeichnis vorgelegt werden konnte.
Zur Kontrolle dürfen die Mitarbeiter der Aufsichtsbehörde Ihre Geschäfts- und Betriebsräume während der Betriebs- und Geschäftszeiten betreten und Kontrollen durchführen. Sie sollten Ihr Verfahrensverzeichnis aber nicht nur aufgrund der Vermeidung von Kontrollen und Zwangsgeld pflegen, sondern auch, weil es eine Art „Inventar der Datenverarbeitung“ ist und Ihnen als Datenschutzbeauftragten damit einen echten Mehrwert bietet. Denn Sie erhalten dadurch jederzeit einen guten Überblick über die Datenverarbeitungsverfahren in Ihrem Unternehmen. Und das ist in der täglichen Arbeit sehr viel wert.

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