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Bei vielen unternehmensinternen Regelungen mit Datenschutz-Bezug ist der Betriebsrat zu beteiligen. Hierbei kommt Ihnen als Datenschutzbeauftragten...

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Verfahrensverzeichnis: Gespräch und Umfrage decken Lücken auf

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Von Wolfram von Gagern,

So gehen Sie vor: Führen Sie mit den genannten Abteilungen zunächst ein Gespräch, um sich einen Überblick zu verschaffen.

 

Initiieren Sie darüber hinaus eine Umfrage und versenden Sie einen Fragebogen an alle Abteilungsleiter. Dieser Fragebogen erfüllt folgende Zwecke:

  • Eine schriftliche Erklärung verpflichtet: Wenn ein Abteilungsleiter einen Bogen ausfüllen (und eventuell unterschreiben) muss, führt dies zu einer größeren Verpflichtung auf die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.
  • Ein definiertes Rückgabedatum sorgt für schnellere Reaktion.

 

 

Packen Sie diese Inhalte in Ihren Fragebogen

Der Fragebogen sollte nicht zu formal sein. Versenden Sie keinen Fragebogen, der sich an § 4e Satz 1 BDSG orientiert. Wenngleich die Verfahrensübersicht Ihnen eigentlich gemäß § 4g Abs. 2 Satz 1 BDSG von der verantwortlichen Stelle zur Verfügung gestellt werden muss, zeigt die Praxis doch, dass es im einen oder anderen Fall zielführender sein kann, wenn der Datenschutzbeauftragte diese Aufgabe übernimmt.

Ziel des Fragebogens ist, unentdeckte Verfahren aufzuspüren und nicht das Verfahrensverzeichnis zu generieren. Die folgenden Inhalte sollte Ihr Fragebogen zumindest enthalten:

  • Welche Daten werden verarbeitet?
  • Welche Anwendungen werden verwendet?
  • Woher kommen die Daten?
  • Wohin gehen die Daten?

Nacharbeit droht…

Gleichen Sie die Fragebögen mit Ihrem Verfahrensverzeichnis ab. Sollten sich hier Unstimmigkeiten ergeben, suchen Sie das Gespräch mit der Fachabteilung. Und: Wundern Sie sich nicht, wenn Sie durch diese Fahndung Baustellen aufreißen. Nicht selten ergeben sich aus solchen Umfragen überraschende Ergebnisse…

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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