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Verpflichtung auf das Datengeheimnis: Beim Geschäftsführer kein Muss

 

Von Wolfram von Gagern,

Frage eines Lesers: Eine meiner Herausforderungen im Jahr 2013 wird sein, die Vollständigkeit der Verpflichtungen auf das Datengeheimnis der Beschäftigten unseres Unternehmens zu überprüfen. Bei meinen Überlegungen, wie ich dies angehen will, stolperte ich über folgendes Problem: Muss die Unternehmensleitung auch auf das Datengeheimnis verpflichtet werden oder gilt dies nur für Beschäftigte?

 

Nur bei manchen Personen ist die Antwort unproblematisch

Antwort: Wie weit der Personenkreis der auf das Datengeheimnis zu verpflichtenden Personen reicht, ist umstritten. Unproblematisch ist es bei den Beschäftigten, sprich Arbeitnehmern, Azubis, Praktikanten oder Aushilfen. Diese sollten unbedingt auf das Datengeheimnis verpflichtet werden.

Bei einem Geschäftsführer ist die Einordnung nicht so einfach. Einerseits vertritt er als Organ das Unternehmen nach außen. Das bedeutet auch, dass er direkter Adressat aller einschlägigen gesetzlichen Anforderungen ist. Der Geschäftsführer ist es hingegen, der sicherstellen muss, dass die Beschäftigten auf das Datengeheimnis verpflichtet werden. Insoweit kann man vertreten, dass eine Verpflichtung beim Geschäftsführer nicht zwingend erforderlich ist.

Appellieren Sie an die Vorbildfunktion

Auch wenn man eine Verpflichtung nicht für notwendig hält, kann sie dennoch sinnvoll sein. Gerade wenn Sie eine größere Verpflichtungsaktion planen, kann es zielführend sein, wenn die Geschäftsleitung mit gutem Beispiel vorangeht und die Verpflichtungserklärung unterzeichnet. So werden vielleicht Diskussionen über die Sinnhaftigkeit einer Verpflichtung vermieden.

 

Schriftliche Verpflichtung nicht zwingend

Wie eine Verpflichtung auf das Datengeheimnis erfolgt, bleibt dem Unternehmen überlassen. Üblicherweise werden Beschäftigte bei Unterzeichnung des Arbeitsvertrages oder kurz nach Arbeitsantritt für das Thema Datenschutz und das Verbot des unbefugten Erhebens, Verarbeitens oder Nutzens personenbezogener Daten (Datengeheimnis) sensibilisiert.

Eine unterzeichnete Erklärung erleichtert im Fall der Fälle den Beweis, dass eine Verpflichtung stattgefunden hat. Nichtsdestotrotz kann der Inhalt des Datengeheimnisses genauso gut im Rahmen eines Vortrags oder eines online-basierten Trainings vermittelt werden.

Tipp: Dokumentieren Sie mündliche Verpflichtung

Beim Geschäftsführer reicht es prinzipiell aus, wenn Sie das Thema Datengeheimnis einmal ansprechen und erläutern. Dokumentieren Sie anschließend für sich, wann dies erfolgt ist. Auch so können Sie Ihr Ziel erreichen, den Inhalt des Datengeheimnisses zu vermitteln.

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Herausgeber: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG
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