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Vorbereitung ist alles – 7 Praxistipps zum Verfahrensverzeichnis

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Von Wolfram von Gagern,

Viele Datenschutzbeauftragte sind auch für die Erstellung und Aktualisierung der Verarbeitungsübersicht bzw. des Verfahrensverzeichnisses zuständig. Da hilft es im konkreten Fall auch meist wenig, wenn man sich auf die Sicht des Gesetzgebers beruft, der eigentlich eine Bringschuld aufseiten des Unternehmens vorgesehen hat.

 

Umso wichtiger ist es, dass Sie effizient arbeiten und mit der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit gut haushalten. Natürlich müssen Sie auch schnell arbeiten. Denn ansonsten ist Ihre Verarbeitungsübersicht schon wieder veraltet, bevor Sie diese erstmals vollständig erstellt haben.

Tipp 1: Identifizieren und priorisieren

Bevor Sie beginnen und etwa Fragebögen an Abteilungen verschicken, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, was Sie erreichen wollen und wie sehr Sie die Unternehmensorganisation mit Ihrem Vorhaben belasten. Sich ein Weilchen Gedanken zu machen, ist aus zwei Aspekten besonders wichtig. Einerseits können Sie Bereiche (z. B. Personalabteilung, IT-Abteilung) identifizieren und priorisieren, bei denen besonders relevante Verarbeitungen vorzufinden sind. Andererseits können Sie schon vorab die Ansprechpartner ausfindig machen und so Ihr Anliegen direkt adressieren.

Tipp 2: Stimmen Sie Ihr Vorhaben mit der Unternehmensleitung ab

Egal, wie effektiv Sie vorgehen, Sie werden in Ihrem Unternehmen für Arbeit sorgen. Selbst wenn Sie die Erstellung voll übernehmen, wird man sich zumindest Zeit für Sie und Ihre Fragen nehmen müssen. Da kann es schnell passieren, dass Sie auf Ablehnung stoßen oder man sogar gegen Sie arbeitet. Dem können Sie entgehen, indem Sie die Unternehmensleitung von der Notwendigkeit überzeugen, den Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) gerecht zu werden. Steht diese hinter Ihrem Vorhaben, können sich andere Stellen im Unternehmen nur schwer verweigern.

Tipp 3: Erstellen Sie sich einen Fragenkatalog

Bei Ihrem Fragebogen sollten Sie es nicht komplizierter machen, als es wirklich ist. Der Gesetzgeber hat in § 4e BDSG quasi vorgegeben, was Sie in Erfahrung bringen müssen. Dabei können Sie die Informationen zum Unternehmen weglassen oder vorausfüllen, wenn diese immer dieselben sind. Das sind Ihre Fragen:

  • Wie lässt sich die Verarbeitung kurz zusammenfassen (z. B. Oberbegriff)?
  • Welcher Zweck wird mit dem Erheben, Verarbeiten oder Nutzen personenbezogener Daten verfolgt?
  • Welche Personengruppen (innerhalb/außerhalb des Unternehmens) sind von der Verarbeitung betroffen und um welche Datenarten geht es?
  • Wer ist Empfänger (innerhalb/außerhalb des Unternehmens), sprich, wem werden die Daten zur Verarbeitung und Nutzung zur Verfügung gestellt?
  • Wann werden die Daten gelöscht?
  • Werden die Daten an eine Stelle eines Staats außerhalb der EU übermittelt?
  • Welche technischen- und organisatorischen Schutzmaßnahmen werden im Zusammenhang mit der betreffenden Verarbeitung ergriffen?
  • Wer hat Zugriff auf die personenbezogenen Daten der Verarbeitung?

 

 

Praxisinfo: Wenn Sie Ihre Fragen etwa mittels Fragebogen oder E-Mail stellen, sollten Sie unbedingt deutlich machen, dass es nur um solche Verarbeitungen geht, bei denen personenbezogene Daten betroffen sind. Fehlt ein Personenbezug (z. B. bei der Materialflusssteuerung oder bei Entwicklungs- und Produktionsverfahren), brauchen Sie diesbezüglich keine Rückmeldung. Und schon haben Sie sich und den Kollegen Arbeit erspart.

Tipp 4: Bieten Sie Unterstützung an

Denken Sie immer daran, dass Ihre Kollegen nicht so sehr in der Datenschutzmaterie stecken wie Sie selbst. Bieten Sie unbedingt Ihre Unterstützung an, wenn es Unklarheiten oder Zweifelsfälle gibt. So wirken Sie nicht nur Frust bei den Kollegen entgegen. Sorgen Sie auch frühzeitig dafür, dass die Qualität der Antworten dem entspricht, was Sie sich erhoffen.

Übrigens: Wie wäre es mit FAQ, die Sie etwa im Intranet veröffentlichen? Die Erfahrung zeigt, dass manche Fragen immer wieder auftauchen. So erleichtern Sie anderen und vor allem sich selbst die Arbeit.

Tipp 5: Achten Sie auf Vollständigkeit und Qualität

Möglicherweise wird es den einen oder anderen geben, der glaubt, Ihre Aufforderung zur Unterstützung ignorieren zu können oder sich mit wenig Aufwand der Aufgabe entledigen zu können. Haken Sie unbedingt nach, wenn Sie keine Rückmeldung erhalten. Prüfen Sie direkt nach Erhalt der Rückmeldung, ob das Gemeldete auch wirklich schlüssig ist.

Tipp 6: Geben Sie Feedback

Unter Umständen haben Sie mit Ihrer Anfrage bei den Kollegen für viel Arbeit gesorgt. Vergessen Sie daher nicht, für die Unterstützung zu danken. Machen Sie deutlich, dass jeder damit einen wertvollen Beitrag dazu geleistet hat, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

Tipp 7: Aktualisieren nicht vergessen

Tragen Sie sich eine Erinnerung in den Kalender ein. Schließlich sollte das Verzeichnis regelmäßig aktualisiert werden.

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Mit jeder Ausgabe neue Tipps, Anregungen, Hinweise auf aktuelle Urteile und Gesetzesänderungen, aber auch auf so manche vorteilhafte Gestaltungsmöglichkeit, die sich Ihnen als Datenschutzbeauftragten bietet.

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